Cestovné náhrady

Cestovné náhrady

Nárokmi zamestnancov a ostatných osôb pri výkone pracovných ciest sa zaoberá zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ZCN). ZCN určuje, kto môže byť posudzovaný ako osoba, ktorá má nárok na náhrady z titulu pracovnej cesty. Podľa ZCN patria tieto náhrady:

• zamestnancom v pracovnom pomere alebo obdobnom pracovnom vzťahu,
• členom družstiev, ak podľa stanov je podmienkou členstva pracovný vzťah,
• fyzickým osobám (ďalej len FO), ktoré majú so zamestnávateľom uzavretú dohodu o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak majú poskytovanie cestovných náhrad dohodnuté,
• FO, ktorým to ustanovuje ZCN,
• FO, ktorým to ustanovuje osobitný predpis,
• FO, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby (ďalej len PO) a nie sú k PO v pracovnoprávnom vzťahu (napríklad konatelia, štatutári),
• FO, ktoré plnia pre PO alebo fyzickú osobu (ďalej len FO) úlohy a nie sú k PO alebo FO v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu.

Poznámka
ZCN sa vzťahuje na osoby uvedené v § 1 zákona. Nevzťahuje sa priamo na podnikajúce FO. Na ZCN sa v prípade podnikateľov – FO, odvoláva zákon o dani z príjmov pri definovaní daňových výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou samotného podnikateľa – FO. ZCN sa však týka zamestnancov podnikateľa – FO.

Cestovné náhrady, ktoré poskytuje zamestnávateľ, sú uvedené v § 4 ZCN.

Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí:    

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov na cesty na návštevy rodiny zamestnanca do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území SR, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.

Zamestnancovi nepatrí podľa § 1 ods. 4 ZCN náhrada, ak mu bola preukázateľne poskytnutá inou PO alebo FO v rozsahu a vo výške podľa ZCN. Ak PO alebo FO poskytne zamestnancovi čiastočnú náhradu, zamestnávateľ mu poskytne zostávajúcu časť náhrady do rozsahu a výšky podľa ZCN.

Ustanovenie § 9 zákona o cestovných náhradách definuje, že zamestnávateľ môže poskytovať zamestnancom aj iné náhrady súvisiace s pracovnou cestou, alebo vyššie náhrady ako ustanovuje zákon. Zamestnávateľ môže poskytovanie týchto náhrad dohodnúť v kolektívnej zmluve, v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode alebo ich určiť vo vnútornom predpise.

Interná smernica Cestovné náhrady

Zamestnávateľ by mal v súlade s ustanoveniami ZCN v internej smernici Cestovné náhrady vždy podľa svojich konkrétnych podmienok a potrieb určiť a vymedziť najmä tieto oblasti:

• ktoré sú smernicou upravené,
• určiť okruh zamestnancov podľa profesií, resp. vykonávaných činností, ktorým budú cestovné náhrady poskytované,
• stanoviť spôsob výpočtu jednotlivých druhov náhrad,
• stanoviť pravidlá používania cestných motorových vozidiel zamestnancov pri pracovnej ceste,
• definovať vedľajšie výdavky zamestnancov, ktoré poskytuje zamestnávateľ podľa § 4 ods. 1 písm. d) ZCN,
• stanoviť pravidlá poskytovania vreckového pri zahraničných pracovných cestách,
• ak sa rozhodne zamestnávateľ poskytovať paušálne výdavky podľa § 34 ZCN, stanoviť podmienky a výšku paušálnych výdavkov,
• určiť v súlade s ustanovením § 35 ZCN výnimky z preukazovania cestovných náhrad,
• stanoviť podmienky a spôsob poskytovania preddavkov na pracovné cesty a určiť v súlade s § 36 ZCN lehoty na ich vyúčtovanie,
• stanoviť zodpovedné osoby v oblasti poskytovania cestovných náhrad.

Vzor internej smernice Cestovné náhrady, ktorý je ďalej uvedený, môže byť z hľadiska konkrétnych podmienok daného podnikateľa neúplný alebo nedostačujúci. Z tohto dôvodu by mal každý podnikateľ vypracovať svoju vlastnú smernicu podľa konkrétnych podmienok a charakteru činnosti. Poznámky, ktoré sú v texte vzoru internej smernice Cestovné náhrady uvedené, slúžia na lepšie objasnenie vybraných výrazov a pojmov, na ich definovanie a lepšie pochopenie danej témy. V samotnej internej smernici, ktorú si podnikateľ vypracuje, nemusia byť uvedené. Ak sa však tvorca smernice rozhodne, že ich v texte ponechá, neurobí žiadnu chybu.

Smernicu, ktorú už má podnikateľ vypracovanú, je potrebné aktualizovať. Dôvodom aktualizácie je nielen napríklad zväčšenie objemu alebo zmena činnosti firmy, ale aj zmeny v legislatíve. Aktualizáciu je možné vykonať aj v rámci príloh. Prílohy vzorovej smernice Cestovné náhrady uvádzajú konkrétne sumy stravného a základných náhrad za použitie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách pre rok 2015.

 Vzor

Cestovné náhrady

SSK, s. r. o., Slnečná ulica 10, 010 10 Žilina

IČO: 12312333, DIČ: 22322333

Číslo smernice: ../20..

Názov smernice: Cestovné náhrady

Účinnosť smernice: od dátumu schválenia riaditeľom spoločnosti

Obsah smernice:

1. Účel a dôvod vydania smernice
2. Vymedzenie pôsobnosti smernice
3. Definícia základných pojmov
4. Náhrady pri tuzemských pracovných cestách
   • Náhrada preukázaných cestovných výdavkov
   • Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie
   • Stravné
   • Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov
   • Náhrada preukázaných cestovných výdavkov na návštevu

rodiny zamestnanca

5. Náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách
   • Náhrady za používanie cestného motorového vozidla zamestnanca
   • Náhrady za používanie cestného motorového vozidla zamestnávateľa
6. Náhrady pri zahraničných pracovných cestách
   • Náhrada preukázaných cestovných výdavkov
   • Náhrada výdavkov na PHL
   • Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie
   • Stravné
   • Vreckové
   • Náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov
   • Náhrada preukázaných cestovných výdavkov na návštevu rodiny
   • Náhrada za preukázané výdavky na komerčné poistenie
   • Náhrada preukázaných výdavkov na očkovanie
   • Vylúčenie súbehu náhrad
7. Prikazovanie a schvaľovanie pracovnej cesty
8. Vyúčtovanie pracovnej cesty
   • Preddavky na cestovné náhrady a ich vyúčtovanie
9. Záver

Použitá legislatíva:

Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov. 

Zoznam použitých skratiek a symbolov:

DIČ – daňové identifikačné číslo,

EHK – Európska hospodárska komisia,

ES – Európske spoločenstvo,

FO – fyzická osoba,

KM – kilometer,

l – liter,

MHD – mestská hromadná doprava,

MF SR – Ministerstvo financií Slovenskej republiky,

MPSVaR SR – Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny Slovenskej republiky,

MV – motorové vozidlo,

PC – počítač,

PHL – pohonné látky,

PO – právnická osoba,

PÚ – podvojné účtovníctvo,

STN – slovenská technická norma,

ZCN – zákon č. 283/2002 Z. z. o cestných náhradách v znení neskorších predpisov,

ZDP – zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov,

ZP – Zákonník práce,

ZÚ – zákon č. 431/2002 Z. z. ...