Interný (účtovný) audit – transakcie s majetkom v účtovnej jednotke

Riadenie firmy spadá väčšinou pod manažérske kompetencie, resp. právomoci hlavného účtovníka. Článok sa bližšie zaoberá analýzou transakcií s majetkom a ukáže oba prístupy pri účtovnom prípade – nákup materiálu, ktorý sa účtuje pri obstaraní na faktúru spôsobom účtovania zásob A aj B. Spôsob A účtovania zásob je prehľadnejší, pohyb zásob je viditeľný priamo v hlavnej knihe, no v menších účtovných jednotkách sa viac využíva spôsob B. Pri oboch metódach účtovania by sa však mala viesť analytická evidencia. 

Interný audit je nezávislá, objektívna, ubezpečovacia a konzultačná činnosť zameraná na pridávanie hodnoty a zdokonaľovanie procesov v organizácii. Pomáha organizácii dosahovať jej ciele tým, že prináša systematický metodický prístup k hodnoteniu a zlepšovaniu efektívnosti riadenia rizík, riadiacich a kontrolných procesov a správy a riadenia organizácie.

Uvedenú definíciu interného auditu obsahuje i Etický kódex Inštitútu interných audítorov, ktorý je možné nájsť na stránke www.skiia.sk. Táto všeobecná definícia je prekladaná do rôznych jazykov. Bola prijatá na základe celosvetovej diskusie interných audítorov, ktorá prebehla ešte v rokoch 1998 – 1999 na zorganizovanom zasadnutí Medzinárodného inštitútu interných audítorov (www.theiia.org). 

Ako bolo zmienené v predchádzajúcom príspevku (Interný audit v oblasti externých vzťahov účtovnej jednotky), interný audit sa môže zabezpečiť aj externe, resp. účtovná jednotka si môže zriadiť samostatné oddelenie, ktoré by sa napríklad hodnotením rizík, ale i analýzou vnútorných procesov zaoberalo.

V praxi riadenie firmy spadá väčšinou pod manažérske kompetencie, resp. právomoci hlavného účtovníka. Aký je rozdiel v manažérskom prístupe a prístupe interného auditu k špecifickému problému? Keďže sa budeme zaoberať bližšou analýzou transakcií s majetkom, ukážeme si tieto dva prístupy pri účtovnom prípade – nákup materiálu, ktorý sa účtuje pri obstaraní na faktúru spôsobom B účtovania zásob priamo na účet 501 – Spotreba materiálu nasledovne: 501 (343)/321.

Avšak, ak má účtovná jednotka povinnosť (externého) auditu, musí účtovať spôsobom A, v takomto prípade má voľbu účtovania prostredníctvom použitia kalkulačného účtu 111 – Obstaranie materiálu, t. j. 111 (343)/321 a následne materiál naskladní v obstarávacej cene zápisom 112/111.

Paragraf 43 ods. 8 postupov účtovania totiž definuje, že pri účtovaní spôsobom A sa môžu nákupy materiálu účtovať priamo na účte 112 – Materiál na sklade. Spôsob A účtovania zásob je prehľadnejší, pohyb zásob je viditeľný priamo v hlavnej knihe, no v menších účtovných jednotkách sa viac využíva spôsob B. Pri oboch metódach účtovania by sa však mala viesť analytická evidencia definovaná v § 45 postupov účtovania pre podvojné účtovníctvo.

Moderný interný audit sa nezameriava len na účtovný aspekt, ale i na kontrolu vnútropodnikových operácií – mal by byť akýmsi poradcom, je vhodné dôsledne poznať i možnosti softvérového programu, mali by sa preverovať napríklad stavebné či investičné kontrakty (napríklad nákup stroja pre potrebu zvýšenia produkcie).

Jednoducho zhrnuté: cieľom je sledovať vybraný proces od začiatku do konca. Po stanovení konkrétneho cieľa sa môžu urobiť nasledovné kroky: vykonanie fyzického prepočtu (napríklad už spomínaných zásob a následne overiť fyzický stav s účtovným, resp. so spotrebou materiálu), preskúmanie dokumentov, priame overovanie skutočností u pracovníkov firmy, resp. vyžiadanie písomných potvrdení, pozorovanie.

Dôležité sú i výpočty a analýzy a následné porovnávanie vzniknutých rozdielov. Mali by sa vykonať testy, vybrať vzorky (napríklad pomocou metódy štatistického výberu) a všetko zhrnúť do záverečnej správy.

Audítor môže použiť rôzne rozhodovacie metódy, napríklad grafické metódy prostredníctvom grafov, metódy skupinového rozhodovania (brain­storming, brainwriting, Swot analýza...) alebo ďalšie metódy (analýza nákladov a prínosov – Cost Benefit Analysis, metóda analýzy kritickej cesty atď.).

Obsah:

1. Posúdenie rizika

• • Príklad č. 1: Rizikový prípad v účtovnej jednotke – krádež firemného automobilu
  • Príklad č. 2: Účtovanie o daňovej povinnosti vzniknutej v súvislosti s prijatým preddavkom na nákup stroja v tuzemsku
  • Príklad č. 3: Zmarená investícia
  • Príklad č. 4: Výpočet čistej súčasnej hodnoty investície
  • Príklad č. 5: Obstaranie pozemku (tovaru) a jeho následný predaj so stratou
  • Príklad č. 6: Predaj nehnuteľnosti ako tovaru

2. Testovanie dlhodobého (ne)hmotného majetku

3. Existencia majetku a vlastnícke vzťahy

4. Posúdenie účtovania a ocenenia majetku

• • Príklad č. 7: Overenie správnosti účtovania darovaného majetku a DHM do 1 700 €
  • Príklad č. 8: Účtovná jednotka v rámci inventarizácie zistila, že nemá zaúčtovaný stroj
  • Príklad č. 9: Účtovanie opravnej položky k odpisovanému dlhodobému hmotnému majetku

Záver

1. Posúdenie rizika

Na začiatku príspevku sme si povedali o výbere vzorky, jej veľkosť je závislá od posúdeného rizika. Ak sa sústredíme výhradne na účtovný interný audit, zohľadňujú sa nasledovné skutočnosti:

• Nastali nejaké významné ekonomické, resp. legislatívne zmeny, ktoré by mohli spôsobiť nesprávne vykázanie základu dane?
• Nastali zmeny v postupoch účtovania, ktoré by sa mali zohľadniť?
• Mohlo dôjsť v účtovnej jednotke k podvodu, existujú obchodné vzťahy so závislými osobami?
• Vykonáva účtovná jednotka zložité neobvyklé transakcie – či už interné (napríklad vo výrobnom procese), alebo z pohľadu DPH, dane z príjmov? Rizikom môže byť i situácia, ak manažment alebo iný riadiaci pracovník zasahuje do účtovníctva účtovnej jednotky, ak sa stanovia príliš subjektívne odhady rezerv, opravných položiek alebo ak sa manuálne spracováva príliš mnoho účtovných dokladov bez automatizácie (chyba z titulu ľudského faktora).

Z praxe možno konštatovať, že vý­znam­né riziká sa väčšinou týkajú vý­znam­ných nerutinných transakcií účtov­nej jednotky (vyplývajúcich napríklad zo zmeny trhu, výroby, novej zákazky, soft­vérových zmien), ale i komplikovaných (neštandardných) prípadov, ktoré vyžadujú odborníkov, ako je právnik alebo daňový poradca.