Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky od 1. 1. 2022

Smernica zohľadňuje a zakomponováva ustanovenia novely č. 456/2021 Z. z. zákona o účtovníctve účinnej od 1. 1. 2022 k vedeniu elektronických záznamov účtovníctva (tzv. digitalizácia účtovníctva).

Smernica je zostavená tak, že môže zastávať prístup jednej komplexnej smernice pre vedenie účtovníctva, ale kvôli jej rozsahu je vypracovaná na systém čiastkovej smernice, pričom je hlavnou smernicou účtovnej jednotky, ktorá zaväzuje na použitie ostatných účtovných smerníc. Potom je na účtovnej jednotke, či bude mať samostatné smernice, alebo si bude dopĺňať bod 10 v tejto smernici. 

Údaje účtovnej jednotky:

Informácie o obsahu a vypracovaní smernice:

1. Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je určiť povinnosti pri vedení účtovníctva účtovnej jednotky v digitálnej forme. Popisuje a záväzným spôsobom stanovuje základné zásady, princípy, metódy a postupy pre vedenie účtovníctva, stanovuje systém a formu vedenia účtovníctva účtovnej jednotky v digitálnej podobe, vystavovanie dokladov v elektronickej podobe, upravenie účtového rozvrhu, účtovných dokladov, účtovných zápisov, účtovných kníh a archiváciu účtovných dokumentov.

Hlavným cieľom tejto smernice je zabezpečiť zásady a určiť spôsob pre správne vedenie účtovníctva a výkazníctva v spoločnosti XXX spol. s r. o.

2. Systém spracovania účtovníctva

Účtovná jednotka XXX spol. s r. o. sa zaoberá obchodnou činnosťou, nákupom a predajom tovaru a vykonáva aj nasledujúce činnosti. V zmysle Obchodného zákonníka vedie podvojné účtovníctvo, pričom je zaviazaná dodržiavať postupy účtovania pre podnikateľov vydané podľa opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov, a zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Účtovná jednotka vedie účtovníctvo v mene euro a v štátnom jazyku SR – slovenský jazyk.

Účtovná jednotka je podľa veľkostných kritérií zaradená ako mikro účtovná jednotka.

Veľkostné kritériá, ktoré účtovná jednotka sleduje pre posúdenie veľkostnej skupiny

Do veľkostnej skupiny mikro účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok:

1. celková suma majetku nepresiahla 350 000 eur,
2. čistý obrat nepresiahol 700 000 eur,
3. priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia nepresiahol desať.

Do veľkostnej skupiny malej účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok:

1. celková suma majetku presiahla sumu 350 000 eur, ale nepresiahla sumu 4 000 000 eur,
2. čistý obrat presiahol sumu 700 000 eur, ale nepresiahol sumu 8 000 000 eur,
3. priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia presiahol 10 a nepresiahol 50.

Do veľkostnej skupiny veľkej účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok:

1. celková suma majetku presiahla 4 000 000 eur,
2. čistý obrat presiahol 8 000 000 eur,
3. priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia presiahol 50.

V prípade, ak účtovná jednotka spĺňa kritéria pre zaradenie do inej veľkostnej skupiny, ako je zatriedená v tejto smernici, je osoba zodpovedná za zostavenie tejto smernice povinná ju prepracovať a aktualizovať jej obsah pre zabezpečenie správneho vedenia účtovníctva.

Predmetom účtovníctva účtovnej jednotky XXX spol. s  r. o., je účtovanie o skutočnostiach:

• stave a pohybe majetku,
• stave a pohybu záväzkov,
• sledovanie štruktúry a rozdelenia majetku a záväzkov (zložiek vlastného imania),
• výnosov a nákladoch,
• príjmoch a výdavkoch,
• výsledku hospodárenia.

Účtovná jednotka spracováva účtovníctvo prostredníctvom ekonomického softvéru od spoločnosti (uviesť dodávateľa softvéru a softvér na vedenie účtovníctva) s názvom (uviesť názov softvéru), pričom spoločnosť vedenie účtovníctva uskutočňuje prostredníctvom výpočtovej techniky.

V prípade potreby účtovná jednotka uvedie zoznam všetkých zariadení a výpočtovej techniky, ktorú používa pri vedení účtovníctva. Je potrebné zvážiť uvedenie konkrétnych zariadení, keďže táto smernica je záväzná. Použitie inej techniky, ktorá nie je uvedená v tomto predpise, je nutné upraviť v tejto smernici alebo ju aktualizovať, prípadne vytvoriť prílohu, na ktorú sa odkáže, alebo vytvoriť samostatnú smernicu, ktorou účtovná jednotka upravuje použitie informačnej techniky spoločnosti alebo smernicu ku kybernetickej bezpečnosti podľa potrieb konkrétnej účtovnej jednotky.

V prípade, ak je účtovníctvo vedené v cloude a je možné vstupovať do informačného systému odkiaľkoľvek, neuvedie sa konkrétna výpočtová technika, ale odporúčame uviesť zoznam prístupov a užívateľov, ktorí majú oprávnenie na vstup do cloudového riešenia systému spolu s užívateľským menom.

Spôsob zálohovania dát a databázy účtovníctva:

Účtovníctvo účtovnej jednotky XXX spol. s r. o., vedú zamestnanci spoločnosti, a to XXX, účtovník spoločnosti (v prípade vedenia účtovníctva externou účtovnou firmou sa uvedú údaje účtovnej kancelárie spolu s odvolaním sa na zmluvu o vedení účtovníctva, prípadne mandátnu zmluvu), pričom pri spôsobe vedenia účtovníctva v elektronickej podobe (digitálne) je nevyhnutné podmienky a spôsob vedenia upraviť aj v zmluve o vedení účtovníctva.

V zmysle spoločenskej zmluvy je za vedenie účtovníctva zodpovedný konateľ spoločnosti XXX, pričom je zaviazaný zabezpečiť vedenie účtovníctva spoločnosti v zmysle spoločenskej zmluvy v súlade s touto smernicou o vedení účtovníctva prostredníctvom zamestnancov ekonomického oddelenia.

Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby archivácie, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe.

Za elektronický účtovný záznam sa považuje záznam vyhotovený:

1. v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
2. v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
3. v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

Účtovný záznam v technickej forme podpisuje účtovná jednotka elektronickým podpisom podľa špeciálneho právneho predpisu. V prípade, že účtovný záznam vznikol vo vnútri účtovnej jednotky, účtovná jednotka používa elektronický podpis/zaručený elektronický podpis (zvolí účtovná jednotka podľa používania spôsobu elektronického podpisu).

Elektronický podpis je nástroj, ktorý slúži k elektronickému zabezpečeniu dokladu a zabezpečenia jeho absolútnej nemennosti. Je to dátový súbor, ktorý sa pripája k elektronickému dokumentu. Elektronický podpis potvrdzuje, že daný dokument podpísala príslušná fyzická či právnická osoba a že po realizácii podpisu nedošlo k zmene príslušného dokumentu. Zároveň na základe uskutočneného podpisu nemožno poprieť, že daná osoba dokument nevytvorila alebo ho nepodpísala.

Elektronický podpis je jednoznačne spojený s podpisujúcou osobou. Umožňuje túto osobu jednoznačne identifikovať. Je vytvorený pomocou dát slúžiacich pre vytvorenie elektronického podpisu. Tieto dáta môže použiť podpisujúca osoba s vysokou úrovňou dôvery podpísaného dokumentu, pričom možno následne zistiť akúkoľvek zmenu dát, ktorá nastala po podpise dokumentu prostredníctvom elektronického podpisu.

Klasifikácia elektronického podpisu:

Kvalifikovaný elektronický podpis – najvyššia a najdôveryhodnejšia forma elektronického podpisu. Tento typ elektronického podpisu je založený na kvalifikovanom certifikáte. Podpis je vytvorený prostredníctvom kvalifikovaného nástroja slúžiaceho pre vytváranie elektronického podpisu (čipová karta alebo USB token).

Uznávaný elektronický podpis – nižšia úroveň elektronického podpisu v porovnaním s kvalifikovaným elektronickým podpisom. Tento typ elektronického podpisu je založený na kvalifikovanom certifikáte. V porovnaní s kvalifikovaným elektronickým podpisom sa však tento typ elektronického podpisu nevytvára prostredníctvom kvalifikovaného nástroja slúžiaceho pre vytváranie elektronického podpisu (čipová karta či USB token), ale certifikátom vydaným certifikačnou autoritou. Tento certifikát je uložený v počítači obdobnom type hardweru.

Zaručený elektronický podpis – najnižšia úroveň elektronického podpisu slúžiaceho k podpisu dokumentu fyzickou osobou. Tento podpis je vytvorený prostredníctvom dát, ktoré má príslušná podpisujúca osoba pod svojou výhradnou kontrolou. Ide o komerčný typ certifikátu vystaveného účtovnou jednotkou alebo certifikačnou agentúrou.

Pozn.: účtovná jednotka si zvolí jednu z technológií zabezpečujúcich elektronický podpis, prípadne ich kombináciu, pričom podrobnosti môže uviesť v samostatnej smernici alebo v prílohe č. 5 tejto smernice.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je:

1. vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila,
2. prijímateľ, je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa.

Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.

Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu

Účtovný doklad je nástrojom preukázateľnosti zaúčtovania príslušnej transakcie a zaisťuje preukaznosť účtovníctva.

Účtovným záznamom v elektronickej podobe sa rozumejú účtovné doklady, daňové doklady, účtovné knihy, operatívna evidencia, účtový rozvrh, inventúrne súpisy, odpisové plány, účtovná závierka, výročná správa a ďalšie účtovné podklady, ktoré boli zriadené elektronickým, optickým či iným spôsobom, majú dátovú formu a zároveň sú záznamom o skutočnostiach, ktoré sa týkajú účtovníctva účtovnej jednotky, a sú čitateľné a zrozumiteľné.

Účtovný záznam v technickej forme podpisuje účtovná jednotka uznávaným elektronickým podpisom podľa špeciálneho právneho predpisu. V prípade, že účtovný záznam vznikol vo vnútri účtovnej jednotky, možno použiť zaručený elektronický podpis.

Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby zaručenou konverziou v súlade s osobitnými predpismi alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme (PDF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, BMP). Účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu, sa považuje za preukázateľný, pričom sa nevyžaduje predloženie účtovného záznamu v pôvodnej podobe. Skenovanie si vyžaduje nastavenie určitých technických parametrov, ktoré by malo byť také, aby zabezpečilo čitateľnosť účtovného záznamu v novej transformovanej podobe.

Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí:

1. úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,
2. obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
3. čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,
4. neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5.

Účtovná jednotka môže previesť účtovný záznam z jednej formy do inej novej formy. Touto konverziou vzniká nový účtovný záznam. Účtovná jednotka je povinná zaistiť, že obsah účtovného záznamu v novej forme je totožný s obsahom účtového záznamu v pôvodnej forme.

Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom uchovávania účtovných záznamov účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu.

Účtovná jednotka, ktorá neuchováva účtovné záznamy v elektronickej podobe, môže vykonať transformáciu účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou alebo použitím výstupného zariadenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu, ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať.

Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu. Účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha:

1. písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo
2. potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu;
   za potvrdený súhlas sa považuje informácia o akceptovaní účtovného záznamu, napríklad informácia o zaplatení požadovanej sumy.

Spôsob vystavenia dokladov účtovnej jednotky v elektronickej podobe vykonáva účtovná jednotka prostredníctvom účtovného softwaru/ERP systému/iným spôsobom (napr. v MS Office, AbdobeReader). 

(Potrebné uviesť, akým softvérom účtovná jednotka vystavuje doklady alebo ich konvertuje do digitálnej podoby do účtovníctva).

Formát vystavených účtovných dokladov - sú vo formáte pdf.

(Potrebné uviesť formát programového vybavenia, ktorým účtovná jednotka vyhotovuje účtovné doklady, prípadne môže účtovná jednotka uviesť podrobnejšie technické parametre alebo verzie programov, ktoré používa).

Pri podpise účtovného dokladu vkladá súčasne táto zodpovedná osoba kvalifikovanú časovú pečiatku do príslušného účtovného dokladu z dôvodu predĺženia platnosti účtovného dokladu až o 5 rokov.

Pri prijatých účtovných dokladoch, ktoré nie sú podpísané vystaviteľom prostredníctvom kvalifikovaného či uznávaného elektronického podpisu, resp. kvalifikovanou elektronickou pečiatkou, musí účtovná jednotka zabezpečiť preukázateľnosť, že vystaviteľ tohto účtovného dokladu je práve subjekt, ktorý je na účtovnom doklade uvedený ako jeho vystaviteľ.

Elektronickou výmenou údajov sa rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania, bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.

Preukázateľným účtovným záznamom sa rozumie iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Pri zaznamenaní a spracovaní týchto skutočností musí účtovný záznam spĺňať požiadavky podľa § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve.

Účtovná jednotka zabezpečí preukázateľnosť účtovných záznamov:

a) prostredníctvom e-mailovej komunikácie s obchodným partnerom, ktorá je uložená: MS Outlook;

(Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchováva príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softwarové produkty, prostredníctvom ktorých uschováva túto komunikáciu.)

b) vystavenými objednávkami, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\vystavené objednávky\;

(Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchováva príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softwarové produkty, prostredníctvom ktorých uschováva túto komunikáciu.)

c) prijatými dodacími listami, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\Dodacie listy\;

(Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchováva príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softwarové produkty, prostredníctvom ktorých uschováva túto komunikáciu.)

d) prepravnými dokladmi, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\Prepravne doklady\;

(Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchováva príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softwarové produkty, prostredníctvom ktorých uschováva túto komunikáciu)

e) zmluvami, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\Zmluvy\;

(Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchováva príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softwarové produkty, prostredníctvom ktorých uschováva túto komunikáciu.)

f) ďalšími dokumentami, ktoré sú uložené: C:\Windows\System32\uctovnictvo\Ostatne\;

(Účtovná jednotka uvedie spôsob, ako uchováva príslušnú e-mailovú komunikáciu k príslušnej účtovnej transakcii, špecifikuje dátové úložisko a prípadne softwarové produkty, prostredníctvom ktorých uschováva túto komunikáciu.)

Vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov sa rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.

Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom, zverejňovania a pre potreby daňového úradu je účtovná jednotka povinná na výzvu daňového úradu alebo na požiadanie oprávnených osôb umožniť im oboznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov. Účtovná jednotka je povinná predložiť určené účtovné záznamy v podobe, v akej ich vedie a uchováva. Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva, ktorá vedie účtovníctvo spôsobom využívajúcim programové vybavenie, je povinná oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované.

3. Deň uskutočnenia účtovného prípadu

Účtovná jednotka v nadväznosti na § 2 postupov účtovania v PÚ považuje za deň uskutočnenia účtovného prípadu vzhľadom na charakter činnosti účtovnej jednotky:

• deň splnenia dodávky – dodanie tovaru alebo služby,
• deň úhrady alebo započítania, postúpenia, prevzatia, záväzku, úveru, pôžičky,
• deň inkasa alebo započítania, postúpenia, prevzatia pohľadávky,
• deň poskytnutia preddavku, úveru, pôžičky, vkladu,
• deň pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky,
• deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti,
• pri nehnuteľnostiach obstaraných na základe zmluvy, pri ktorej sa vlastníctvo nadobúda povolením vkladu do katastra nehnuteľnosti a do nadobudnutia vlastníctva nehnuteľnosť užíva, dňom uskutočnenia účtovného prípadu v tomto prípade je deň prevzatia nehnuteľnosti nadobúdateľom, u prevádzateľa dňom odovzdania nehnuteľnosti. V prípade, ak vklad do katastra nehnuteľnosti nebude povolený, účtovné zápisy sa zrušia.

Účtovným prípadom ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, sú:

• závierkové účtovné prípady,
• upravujúce závierkové účtovné prípady týkajúce sa stavu majetku a záväzkov, ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, a ktoré účtovná jednotka zistila do dňa zostavenia účtovnej závierky,
• opravy účtovných prípadov z dôvodu otvorenia účtovných kníh do dňa schválenia účtovnej závierky.

4. Účtovné obdobie

Účtovným obdobím od vzniku spoločnosti je kalendárny rok.

Podľa § 3 ods. 5 zákona o účtovníctve k zmene účtovného obdobia môže dôjsť len k prvému dňu kalendárneho mesiaca. Pri zmene účtovného obdobia je obdobie od skončenia prechádzajúceho účtovného obdobia do začatia iného účtovného obdobia účtovným obdobím, ktoré je kratšie ako 12 kalendárnych mesiacov.

5. Účtový rozvrh

Účtovná jednotka účtuje v sústave podvojného účtovníctva v zmysle zákona o účtovníctve a postupov účtovania v podvojnom účtovníctve.

Účtový rozvrh účtovnej jednotky je vypracovaný v súlade s § 13 ods. 2 zákona o účtovníctve. Účtový rozvrh spoločnosti XXX spol. s r. o., uvedený v prílohe č. 3 tejto smernice, sa skladá zo syntetických účtov, analytických účtov a podsúvahových účtov potrebných na zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov počas účtovného obdobia. Každý syntetický účet a analytický účet má číselné a slovné označenie. Analytické účty účtovná jednotka tvorí podľa svojich potrieb, zároveň bude účtovný rozvrh priebežne dopĺňať o nové účty počas účtovného obdobia podľa interných potrieb účtovnej jednotky.

Účtovná jednotka pri vytváraní analytických účtov postupuje v zmysle § 4 postupov účtovania v PÚ.

Pri vytváraní analytických účtov sa zohľadňujú tieto hľadiská:

1. členenie majetku podľa druhu, hmotne zodpovedných osôb a miesta umiestnenia majetku, osobitne sa sleduje majetok účtovnej jednotky na zabezpečenie jej pohľadávky,
2. členenie majetku podľa doby použiteľnosti na dlhodobý majetok a krátkodobý majetok,
3. členenie pohľadávok a záväzkov podľa dohodnutej doby splatnosti a zostatkovej doby splatnosti,
4. členenie podľa jednotlivých dlžníkov alebo rovnorodých skupín dlžníkov,
5. členenie podľa jednotlivých veriteľov alebo rovnorodých skupín veriteľov,
6. členenie na menu euro a cudziu menu podľa § 4 ods. 7 zákona,
7. členenie podľa položiek účtovnej závierky, a to vrátane požiadaviek na zostavenie poznámok, členenie sa týka aj požiadaviek na zverejňovanie údajov z účtovnej závierky,
8. členenie podľa požiadaviek na vyčíslene základu dane jednotlivých daní,
9. členenie pre potreby zúčtovania zdravotného, nemocenského a dôchodkového poistenia, príspevkov na poistenie v nezamestnanosti a príspevku do garančného fondu,
10. členenie z hľadiska potrieb finančného riadenia účtovnej jednotky,
11. členenie finančných účtov, nákladov a výnosov pre činnosť vykonávanú účtovnou jednotkou na základe výlučného práva, na základe osobitného práva a vo verejnom záujme [§ 4 ods. 1 písm. k) postupov účtovania],
12. členenie podľa jednotlivých druhov rezerv a opravných položiek,
13. iné hľadiská podľa potrieb účtovnej jednotky.

6. Účtovné doklady

Vznik účtovného prípadu podmieňujú externé doklady, ktoré sú do spoločnosti prevzaté priamo od dodávateľov, sú doručené poštou, kuriérskou alebo prepravnou spoločnosťou. Vstupujú do spoločnosti a sú označené identifikačnými údajmi dodávateľa, štátnych inštitúcií, orgánov verejnej správy a finančných inštitúcií, s ktorými spoločnosť prichádza do hospodárskeho styku v zmysle svojej podnikateľskej činnosti. Interné doklady spoločnosti vstupujú do evidencie a spoločnosti a za ich zhotovenie sú zodpovední zamestnanci príslušného odborného úseku, skladu, výroby, technického oddelenia, oddelenia mzdovej a finančnej učtárne a iných interných oddielov spoločnosti v zmysle internej organizačnej štruktúry. Všetky tieto účtovné doklady a dokumentácia tvoria účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky.

Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky vytvára účtovná jednotka vo forme:

1. listinného účtového záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina, pričom účtovná jednotka zabezpečí transformáciu podľa § 33 zákona o účtovníctve na elektronický účtovný záznam,
2. elektronického účtového záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený:
1. v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
2. zaslaný elektronicky; pri elektronickom zasielaní môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
3. v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

Účtovná jednotka archivuje a ma uložené účtovné záznamy v archíve (+ uviesť spôsob archivácie a popísať spôsob archivácie).

6.1. Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov

Kontrolu formálnej správnosti účtovných dokladov kontroluje zodpovedný pracovník účtovného oddelenia ...................

Pred ich zaúčtovaním skontroluje náležitosti dokladu, správnosť a kontrolu záznamu potvrdí zodpovedná osoba podpisovým záznamom.

Za preukázateľný účtovný záznam sa považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov.

6.2. Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov

Súlad vecnej správnosti údajov a skutočností uvedených v účtovných dokladoch a hmotnej reality preveruje peňažnú sumu, množ­stvo, rozsah práce, dodržiavanie zmluvných podmienok.

Vecnú správnosť potvrdí podpisom zodpovedný pracovník.

Kontroluje poverený zamestnanec.

6.3. Príprava pre zaúčtovanie účtovného dokladu

Zodpovedný účtovník ............... priradí doklad do príslušnej agendy a opatrí doklad interným číslom podľa účtovného systému v chronologickom poradí podľa poradia, v akom vstupujú do účtovného systému spoločnosti a uloží doklad v elektronickej podobe do súboru C:\Windows\System32\uctovnictvo\príslušná agenda.

Overí elektronickú konverziu, zabezpečí doklad elektronickým podpisom, vloží do účtovného systému ako prílohu k záznamu v účtovnom systéme, pričom označí účty, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje, a opatrí ich elektronickým postupom podpisom a uloží záznam.

Označenie účtovných dokladov, účtovných kníh a ostatných účtovných záznamov a ich usporiadanie musí byť uskutočnené tak, aby bolo zrejmé, že sú kompletné a ktorého účtovného obdobia sa týkajú.

Opravy účtovných dokladov sa podľa § 34 zákona o účtovníctve v účtovných knihách a v ostatných účtovných písomnostiach vykonajú, ak účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný.

Opravy sa musia vykonať tak, aby bolo možné vždy určiť zodpovednú osobu, ktorá je zodpovedná za opravu, ako aj za obsah pôvodného účtovného záznamu. Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.

6.4. Zákonné náležitosti účtovných dokladov

V zmysle § 10 zákona o účtovníctve je účtovný doklad definovaný ako preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať tieto náležitosti:

1. slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
2. obsah účtovného prípadu a označenie ich účastníkov,
3. peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
4. dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
5. dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
6. podpisový záznam osoby (§ 32 ods. 3 zákona o účtovníctve) zodpovednej za účtovný prípad účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jej zaúčtovanie,
7. označenie účtov, na ktorých účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistenej skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom, ktorý je zrozumiteľný v štátnom jazyku a umožňuje jednotlivo a v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov, a to v nadväznosti na použité účtovné zásady, účtovné metódy a obsah účtovných záznamov a v technickej forme účtovný záznam vykonateľný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy. Prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme.

Náležitosti obchodných listín podľa Obchodného zákonníka

Obchodný zákonník v § 3a ustanovuje, že každý podnikateľ je povinný vo svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme (ďalej len obchodné „dokumenty“) uvádzať:

• obchodné meno,
• sídlo alebo miesto podnikania,
• právnu formu právnickej osoby,
• identifikačné číslo, ak je pridelené,
• označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal, alebo číslo zápisu,
• ak sa rozhodne uviesť výšku základného imania, musí uviesť aj rozsah jeho splatenia.

6.5. Podpisové vzory

V prílohe č. 4 sú podpisové vzory osôb, ktoré sú oprávnené schvaľovať obchodné a účtovné prípady, skúmať opodstatnenosť prípadov a spracovať účtovné doklady, túto činnosť zaisťuje a aktualizuje ekonomický riaditeľ alebo konateľ spoločnosti XXX spol. s r. o., tieto osoby opatria všetky účtovné doklady podpisom, tak ako je uvedené v podpisových vzoroch prílohy. Podpisové vzory osôb, ktoré schvaľujú hospodárske operácie, pracovné cesty a objednávky, zabezpečuje ekono­mic­ko-prevádzkový úsek, resp. učtáreň. V prípade, ak nastanú organizačné alebo personálne zmeny, je potrebné tieto podpisové vzory aktualizovať.

Podpisovým záznamom sa rozumie vlastnoručný podpis, kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu sa zabezpečuje:

1. podpisovým záznamom zodpovednej osoby,
2. elektronickou výmenou údajov alebo
3. vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.

Účtovná jednotka upravuje podrobnosti o oprávnení, povinnosti a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.

Elektronickou výmenou údajov sa rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania, bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.

Vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov sa rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.

Do tejto časti kapitoly účtovná jednotka podľa svojej vnútornej štruktúry doplní konkrétne pracovné pozície, ktoré sú zodpovedné za účtovné doklady v rámci ich obehu v účtovnej jednotke, doplní konkrétne pracovné pozície v súlade s prílohou č. 4, v ktorej sú uvedené podpisové vzory zamestnancov a orgánov.

7. Obeh účtovných dokladov

Obeh účtovných dokladov popisuje postup fyzického pohybu dokladov od ich vyhotovenia až po úschovu (archiváciu), vymedzenie práv zodpovedných osôb a ich postup pri overení vecnej a formálnej správnosti účtovných dokladov v nadväznosti na postupnosť spracovania dokladov medzi jednotlivými zodpovednými pracovníkmi, pričom účtovná jednotka musí zabezpečiť prenos dokladov a prijať opatrenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi a neoprávneným prístupom k účtovným dokladom alebo ich odcudzením.

Obeh jednotlivých druhov účtovných dokladov

Pri vedení účtovníctva vstupujú do účtovnej jednotky rôzne účtovné doklady, ktoré sa v zmysle tejto smernice rozdeľujú do jednotlivých kategórií a agend.

Účtovné doklady členíme na:

1. vonkajšie účtovné doklady:
• vydané – účtovná jednotka vystupuje ako dodávateľ, vydáva tieto doklady,
• prijaté – účtovná jednotka vystupuje ako odberateľ, prijímateľ, vstupujú do účtovnej jednotky;
2. vnútorné účtovné doklady:
• ide o interné doklady, ktoré zachytávajú vzťahy vo vnútri účtovnej jednotky,
• predtlačené tlačivá alebo výstupy ekonomických systémov (pokladničné doklady, príjemky, výdajky, interný doklad),
• účtovná jednotka ich vyhotovuje sama.

Všetky účtovné doklady musia byť vyhotovené včas a správne. Každý účtovný doklad musí účtovná jednotka spracovať.

Spracovanie účtovných dokladov možno zahrnúť do týchto činností:

1. kontrola a preskúmanie dokladov,
2. opatrenie dokladu interným číslom a evidencia,
3. zaúčtovanie účtovných dokladov,
4. archivácia účtovných dokladov.

Obsah:

7.1. Došlé dodávateľské faktúry – tuzemské

7.2. Došlé doklady o oprave základu dane – tuzemské

7.3. Došlé dodávateľské faktúry – zahraničné

7.4. Došlé ...