Interná smernica: Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností spoločnosti

Vzor internej smernice

Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností spoločnosti

Spoločnosť: BBB, s. r. o.
Sídlo: Južná 25, 040 03 Košice
IČO: 11222333
DIČ: 1122334455
Účinnosť: od 1. 4. 2022
Príloha: Štruktúra registratúry a lehoty uloženia písomností

I. Všeobecné ustanovenia

1. Interná smernica upravuje uchovávanie, ochranu a vyraďovanie písomností spoločnosti podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a podľa osobitných predpisov ustanovujúcich povinné uchovávanie písomností. Spoločnosť nie je povinná vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán.
2. Smernica platí pre všetkých zamestnancov, ktorí akýmkoľvek spôsobom prichádzajú do styku s písomnosťami spoločnosti. Slúži na zabezpečenie jednotného postupu všetkých útvarov spoločnosti pri manipulácii s písomnosťami.
3. Prijímaním a odosielaním zásielok je poverený zamestnanec sekretariátu. Prijaté písomnosti účtovnej povahy a elektronicky doručené faktúry odovzdá do učtárne a ostatné zásielky príslušným zamestnancom, ktorí sú zodpovední za správne a včasné vybavenie. Zodpovednosť jednotlivých zamestnancov za príslušnú agendu je stanovená v pracovnom a organizačnom poriadku spoločnosti a priamo vyplýva z pracovnej zmluvy a pracovnej náplne zamestnancov.
4. Spoločnosť zriaďuje registratúrne stredisko v kancelárii č. 12 v sídle spoločnosti, ktorá je zabezpečená kovovými mrežami a bezpečnostným zámkom.
5. Za prijímanie, triedenie, ukladanie, evidovanie, ochranu a vyraďovanie písomností v registratúrnom stredisku je zodpovedný poverený zamestnanec sekretariátu.
6. Spoločnosť písomnosti – okrem účtovných záznamov – uchováva v listinnej podobe.
7. Spoločnosť účtovné záznamy podľa § 31 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve od 1. 1. 2022 uchováva v elektronickej podobe v nadväznosti na Smernicu o vedení účtovníctva, o oprávnení, povinnosti a zodpovednosti osôb, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a o transformácii účtovného záznamu.
8. Spoločnosť je povinná umožniť výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry.
9. Spoločnosť je povinná umožniť oprávneným osobám prístup k uchovávaným písomnostiam a záznamom vzniknutých transformáciou do elektronickej podoby.

II. Uchovávanie písomností

1. Registratúru tvoria všetky písomnosti spoločnosti. Registratúra je členená do vecných skupín.
2. Ku každej vecnej skupine je určená lehota uloženia. Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých spoločnosť písomnosti potrebuje pre svoju činnosť, ...