Smernica o uchovávaní, vyraďovaní a skartácii dokumentov

Údaje účtovnej jednotky:

Informácie o obsahu a vypracovaní smernice:

1. Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je určiť povinné náležitosti účtovných dokladov, ich obeh a stanoviť zodpovednosť za ich uchovávanie, archiváciu a vyraďovanie.

Táto smernica definuje a zisťuje sa vecná a formálna správnosť účtovných dokladov vzhľadom na platnú a aktuálnu legislatívu na príslušných účtovných dokladoch a stanovuje archivačné lehoty jednotlivých agend spolu so zodpovednou osobou, spôsobom evidovania a archivovania dokumentov od vstupu do účtovnej jednotky až do momentu vyradenia a skartácie dokumentov.

Upravuje sa ich schvaľovanie, úplnosť dokladov, ochrana, archivácia a manipulácia, uloženie a následne vyradenie a skartácia.

2. Účtovné doklady

Vznik účtovného prípadu podmieňujú externé doklady, ktoré sú do spoločnosti prevzaté priamo od dodávateľov, sú doručené poštou, kuriérskou alebo prepravnou spoločnosťou. Vstupujú do spoločnosti a sú označené identifikačnými údajmi dodávateľa, štátnych inštitúcií, orgánov verejnej správy a finančných inštitúcií, s ktorými spoločnosť prichádza do hospodárskeho styku v zmysle svojej podnikateľskej činnosti.

Interné doklady spoločnosti vstupujú do evidencie a spoločnosti a za ich zhotovenie sú zodpovední zamestnanci príslušného odborného úseku, skladu, výroby, technického oddelenia, oddelenia mzdovej a finančnej učtárne a iných interných oddielov spoločnosti v zmysle internej organizačnej štruktúry.

Všetky tieto účtovné doklady a dokumentácia tvoria účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky.

Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky vytvára účtovná jednotka vo forme:

1. listinného účtovného záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina, pričom účtovná jednotka zabezpečí transformáciu podľa § 33 zákona o účtovníctve na elektronický účtovný záznam;
2. elektronického účtovného záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený:
1. v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
2. zaslaný elektronicky; pri elektronickom zasielaní môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
3. v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

Účtovná jednotka archivuje a má uložené účtovné záznamy v archíve (+ uviesť spôsob archivácie a popísať spôsob archivácie, možnosť uviesť archivačné nástroje dostupné na trhu, ktoré účtovná jednotka používa spolu s prepojením na účtovný systém a vyťažovaním dát pomocou AI).

Postup prevodu účtovných záznamov sa vzťahuje aj na účely uchovávania účtovných dokladov (archivácie). Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v písomnej forme a po uzatvorení účtovného obdobia má zámer ich archivovať len v technickej forme, môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy tak, aby zabezpečila zhodnosť obsahu účtovného záznamu v novej forme (elektronickej) s pôvodnou formou (písomnou) spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú.

V prípade, ak účtovná jednotka nevie túto podmienku pri prevode účtovného záznamu zabezpečiť, je povinná účtovné záznamy uchovávať aj v písomnej forme. Ak účtovná jednotka vedie záznamy v technickej forme (prijala účtovný záznam elektronicky), má možnosť uchovávať tieto záznamy len v technickej forme.

Účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva, a účtovné záznamy, ktorými sa určuje systém uchovávania účtovnej dokumentácie, sa uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili.

Účtovná jednotka je povinná v zmysle § 35 zákona o účtovníctve:

• zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu;
• zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením;
• uchovávať účtovnú dokumentáciu počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 a 4, § 36 zákona o účtovníctve;
• zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti.

Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3, ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu.

Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom bez právneho nástupcu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie inou účtovnou jednotkou alebo fyzickou osobou podľa § 1 ods. 3 písm. a) s uvedením identifikačných údajov:

1. inej účtovnej jednotky, ako sú obchodné meno alebo názov, jej sídlo alebo miesto podnikania a identifikačné číslo organizácie,
2. fyzickej osoby podľa § 1 ods. 3 písm. a), ako sú meno, priezvisko, adresa trvalého pobytu a rodné číslo alebo dátum narodenia, ak rodné číslo nebolo pridelené.

Iná účtovná jednotka a fyzická osoba podľa § 1 ods. 3 písm. a) sú povinné pri uchovávaní účtovnej dokumentácie podľa prvej vety dodržiavať ustanovenia odsekov 1 až 5 a § 31 ods. 8 zákona o účtovníctve.

V rámci spracovania návrhu na skartáciu účtovných záznamov v elektronickej podobe účtovná jednotka roztriedi účtovné záznamy so skartačným znakom V, ak uplynula lehota na ich úschovu.

Zodpovední zamestnanci účtovnej jednotky predkladajú návrhy na vyraďovanie spisov v pravidelných intervaloch vedúcemu odboru organizácie a riadenia (konateľovi a pod.). Schválený návrh predkladá archívu konateľ/vedúci odboru organizácie a riadenia účtovnej jednotky.

Účtovné záznamy v elektronickej podobe uložené na dátových nosičoch typu CD/ DVD sú fyzicky likvidované spôsobom: fyzickou likvidáciou prostredníctvom skartovacieho zariadenia.

Účtovná jednotka používa na skartáciu účtovných záznamov softvérový produkt: (uvedie názov softvéru vrátane jeho špecifikácie, na základe ktorého je možno bezpečne skartovať účtovné záznamy v elektronickej podobe).

Účtovná jednotka skartuje účtovné záznamy v elektronickej podobe uložené v cloudovom úložisku (uvedie, o aké cloudové úložisko ide, vrátane jeho konkrétneho vymedzenia) spôsobom: (uvedie spôsob, na základe ktorého je možno bezpečne skartovať účtovné záznamy v elektronickej podobe).

Skartáciu účtovných záznamov v elektronickej podobe vykonáva: uviesť zamestnanca

Ku skartovaniu účtovných záznamov v elektronickej podobe, ak uplynula lehota pre ich úschovu, dochádza 1x ročne vždy k 30. 4. kalendárneho roka.

Vyraďovanie spisov sa bude vykonávať v pravidelných intervaloch (po dohode s archívom). Intervaly vyraďovania spisov stanovujeme na 1 rok.

Intervaly nesmú byť dlhšie ako päť rokov v súlade so zákonom o archívoch a registratúrach. Pôvodca registratúry vyraďuje registratúrne záznamy najmenej raz za päť rokov, § 18 zákona o archívoch a registratúrach.

V tejto časti smernice autor odporúča uviesť aj spôsob zálohovania elektronických dokumentov a zálohy databázy ekonomických systémov, uvedie sa technologické riešenie záloh a určí sa interval manuálneho zálohovania účtovníctva a dokumentácie, prípadne riešenie QNAP alebo cloudové úložisko a číslo externých úložísk s miestom uloženia dát.

3. Obeh jednotlivých druhov účtovných dokladov

Pri vedení účtovníctva vstupujú do účtovnej jednotky rôzne účtovné doklady, ktoré v zmysle tejto smernice rozdeľuje do jednotlivých kategórií a agend, ktoré sú určené v tejto smernici.

Účtovné doklady členíme na:

1. vonkajšie účtovné doklady:
• vydané – účtovná jednotka vystupuje ako dodávateľ, vydáva tieto doklady,
• prijaté – účtovná jednotka vystupuje ako odberateľ, prijímateľ, vstupujú do účtovnej jednotky.
  
  
2. vnútorné účtovné doklady:
• ide o interné doklady, ktoré zachytávajú vzťahy vo vnútri účtovnej jednotky,
• sú predtlačené tlačivá alebo sú výstupom ekonomických systémov (pokladničné doklady, príjemky, výdajky, interný doklad),
• účtovná jednotka ich vyhotovuje sama.

Všetky účtovné doklady musia byť vyhotovené včas a správne. Každý účtovný doklad musí účtovná jednotka spracovať.

Spracovanie účtovných dokladov možno zahrnúť do týchto činností:

1. kontrola a preskúmanie dokladov,
2. opatrenie dokladu interným číslom a evidencia,
3. zaúčtovanie účtovných dokladov,
4. archivácia účtovných dokladov.

Znázornenie procesu obehu účtovných dokladov:

3.1. Došlé dodávateľské faktúry – tuzemské

Za tuzemskú dodávateľskú došlú faktúru sa považujú všetky doklady, ktoré sú vystavené tuzemským podnikateľským subjektom, ktorý je registrovaný na území SR pre daň z príjmov a zapísaný v obchodnom alebo živnostenskom registri. Doklad obsahuje názov „Faktúra“ a má náležitosti podľa § 71 a § 74 zákona č. 222/2004 Z. z.

Podľa § 71 ods. 1 zákona o DPH je faktúrou každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo v elektronickej forme podľa zákona č. 222/2004 Z. z.

Podľa § 71 ods. 3 zákona o DPH je zdaniteľná osoba povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia uchovávania faktúr.

Vierohodnosťou pôvodu faktúry sa rozumie, že faktúra bola vydaná dodávateľom alebo inou osobou v jeho mene. Neporušiteľnosťou obsahu sa rozumie zachovanie obsahu faktúry, teda, že obsah pôvodnej faktúry nebol zmenený.

Za zásah do obsahu faktúry sa nepovažuje zmena formátu pri konvertovaní elektronickej faktúry, napr. na účely jej archivácie. Faktúry musia byť čitateľné ľudským okom.

Podmienka čitateľnosti pri listinných faktúrach nie je splnená, ak sú údaje nečitateľné (napr. vyblednuté z titulu netrvanlivej tlače); podmienka elektronických faktúr nie je splnená, ak zdaniteľná osoba počas celej doby archivácie nemá k dispozícii vhodný prehliadač formátu elektronickej faktúry.

Vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry môže účtovná jednotka zabezpečiť:

• kontrolnými mechanizmami podnikových procesov (pri listinných aj elektronických faktúrach),
• zaručeným elektronickým podpisom (ZEP) (pri elektronických faktúrach),
• elektronickou výmenou údajov (EDI) (pri elektronických faktúrach),
• iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť a neporušenosť obsahu faktúry (pri elektronických faktúrach).

Faktúra musí obsahovať podľa § 74 zákona č. 222/2004 Z. z.:

1. meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
2. meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol dodaný tovar alebo mu bola dodaná služba,
3. poradové číslo faktúry,
4. dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
5. dátum vyhotovenia faktúry,
6. množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh uvedenej služby,
7. základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
8. uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane, pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo smernice Rady 2006/112/ ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“,
9. výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitej úpravy v § 66 zákona o DPH,
10. slovnú informáciu „vyhotovenie faktúry odberateľom“, ak odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 6 zákona o DPH,
11. slovnú informáciu „prenesenie daňovej povinnosti“, ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
12. údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku podľa § 11 ods. 12 zákona o DPH,
13. slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“, ak sa uplatní osobitná úprava podľa § 65 zákona o DPH,
14. slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „úprava zdaňovania prirážky umelecké diela“ alebo „úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“, a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava podľa § 66 zákona o DPH,
15. meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu podľa § 69a alebo § 69aa, adresu jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre daň, ak zahraničná osoba je zastúpená daňovým zástupcom podľa § 69a alebo § 69aa zákona o DPH.

Účtovník, ktorý je poverený evidovaním faktúr, ihneď po prevzatí faktúr overí všetky zákonné náležitosti v zmysle zákona o účtovníctve a uvedené náležitosti v zmysle dane z pridanej hodnoty a splatnosť došlej faktúry. Ak faktúra nespĺňa uvedené náležitosti podľa zákona alebo tejto smernice, bude vrátená naspäť dodávateľovi spolu s výzvou na odstránenie nedostatkov a neakceptovanie tejto faktúry. Ak bola faktúra doručená oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponechá obálku s pečiatkou pošty pri faktúre.

Faktúru zaeviduje do knihy došlých faktúr, opatrí faktúru likvidačnou pečiatkou alebo košieľkou, opatrí faktúru interným poradovým číslom, ktoré nasleduje chronologicky podľa dátumu doručenia, pod týmto interným číslom je došlá faktúra evidovaná v knihe došlých faktúr, ako aj v celej účtovnej evidencii.

Každému účtovnému dokladu sa prideľuje samostatne interné poradové číslo v rámci danej agendy.

Poradové číslo agendy tuzemských došlých faktúr sa skladá:

• skratka DF – je pre tuzemské došlé faktúry,
• skratka RRRR – je rok účtovného obdobia 2024,
• skratka nnn – zobrazuje poradové číslo faktúry chronologicky.

Interné poradové číslo agendy v tvare DFRRRRnnn (napríklad DF2024001).

Účtovná jednotka uvedie všetky interné poradové čísla podľa svojej potreby. Upraví členenie alebo pridá identifikátor, a to s podrobným opisom v zmysle uvedeného vzoru. Doklady možno členiť podľa stredísk, činností, filiálok, zamestnancov alebo iných kritérií, ktoré treba uviesť v tejto smernici pri každej agende. Počet členení nie je obmedzený a závisí od potreby každej účtovnej jednotky pri zohľadnení možnosti ekonomického systému. Rovnako aj použité skratky agendy si určuje účtovná jednotka sama.

Po zaevidovaní faktúry odovzdá faktúru na kontrolu a potvrdenie vecnej správnosti – vecné odsúhlasenie faktúry, zodpovednému zamestnancovi alebo konateľovi spoločnosti. Ak sa pri preskúmaní faktúr nezistia formálne alebo vecné nedostatky, zodpovedný zamestnanec alebo konateľ potvrdí svojím podpisom na likvidačnej pečiatke alebo košieľke správnosť hospodárskej operácie, doplní príslušné prílohy a vráti faktúru spolu s prílohami na zaúčtovanie do učtárne zodpovednému účtovníkovi.

K faktúre pre overenie vecnej správnosti by mali byť doložené tieto doklady ako prílohy, pokiaľ sú k dispozícii a boli vyhotovené:

• objednávka, potvrdenie rezervácie, obchodná korešpondencia, mailová komunikácia,
• hospodárska zmluva,
• dodací list (montážny list, súpis vykonaných prác, rozpočet),
• príjemka, potvrdenie o prevzatí tovaru, ak ide o príjem skladových zásob,
• výdajka, ak ide o výdaj materiálu priamo do spotreby.

Ak doklad nie je možné priložiť, je nutné uviesť miesto, kde je dokumentácia uložená. Riaditeľ ekonomického úseku alebo konateľ podpisom potvrdí správnosť formálnych náležitostí faktúry – formálne odsúhlasenie faktúry.

Kompletné faktúry, odsúhlasené a potvrdené faktúry predkladá riaditeľovi alebo konateľovi spoločnosti, ktorý dá súhlas na úhradu predmetnej faktúry, a to po preskúmaní predchádzajúcich vecných a formálnych náležitostí a zabezpečí včasnú úhradu faktúry príkazom do banky, prípadne overí úhradu, ak bola faktúra hradená hotovostnými prostriedkami.

V priebehu účtovného obdobia uchováva faktúry v rámci operatívnej evidencie daného účtovného obdobia, po uzatvorení účtovného obdobia a kníh presunie danú agendu do archívu v zmysle tejto smernice o archivácii účtovných písomností a záznamov.

Účtovná jednotka je povinná uchovávať:

• prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou alebo treťou osobou v jej mene a na jej účet po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• prijaté faktúry vzťahujúce sa na investičný majetok uvedený v § 54 ods. 2 písm. b) a c) zákona o DPH do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane podľa § 54 a § 54a zákona o DPH,
• prijaté faktúry, ktoré boli predmetom kontroly DPH, je nevyhnutné archivovať 10 rokov od doručenia protokolu o výsledku daňovej kontroly.

3.2. Došlé doklady o oprave základu dane – tuzemské

Za došlý tuzemský doklad, ktorý upravuje základ dane, sa považujú všetky doklady, ktoré sú vystavené tuzemským podnikateľským subjektom, ktorý je registrovaný na území SR pre daň z príjmov a zapísaný v obchodnom alebo živnostenskom registri. Doklad obsahuje názov „Faktúra, Doklad o oprave základu dane, Dobropis, Ťarchopis“ a má náležitosti podľa § 71 a § 74 zákona č. 222/2004 Z. z.

Podľa § 71 ods. 1 zákona o DPH je faktúrou každý doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej forme alebo v elektronickej forme alebo mení obsah pôvodnej faktúry podľa zákona č. 222/2004 Z. z.

Oprava základu dane sa uskutočňuje podľa § 25 zákona č. 222/2004 Z. z. pri nadobudnutí tovaru alebo služby v tuzemsku z iného členského štátu, ak:

1. dôjde k úplnému alebo čiastočnému zrušeniu dodávky tovaru alebo služby a pri úplnom alebo čiastočnom vrátení dodávky tovaru,
2. pri znížení ceny tovaru alebo služby po vzniku daňovej povinnosti,
3. pri zvýšení ceny tovaru a služby.

Podľa § 71 ods. 3 zákona o DPH je zdaniteľná osoba povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť faktúry od jej vydania do konca obdobia uchovávania faktúr.

Vierohodnosťou pôvodu faktúry sa rozumie, že faktúra bola vydaná dodávateľom alebo inou osobou v jeho mene. Neporušiteľnosťou obsahu sa rozumie zachovanie obsahu faktúry, teda že obsah pôvodnej faktúry nebol zmenený.

Za zásah do obsahu faktúry sa nepovažuje zmena formátu pri konvertovaní elektronickej faktúry napr. na účely jej archivácie. Faktúry musia byť čitateľné ľudským okom.

Podmienka čitateľnosti pri listinných faktúrach nie je splnená, ak sú údaje nečitateľné (napr. vyblednuté z titulu netrvanlivej tlače); podmienka elektronických faktúr nie je splnená, ak zdaniteľná osoba počas celej doby archivácie nemá k dispozícii vhodný prehliadač formátu elektronickej faktúry.

Vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry môže účtovná jednotka zabezpečiť:

• kontrolnými mechanizmami podnikových procesov (pri listinných aj elektronických faktúrach),
• zaručeným elektronickým podpisom (ZEP) (pri elektronických faktúrach),
• elektronickou výmenou údajov (EDI) (pri elektronických faktúrach),
• iným spôsobom zabezpečujúcim vierohodnosť a neporušenosť obsahu faktúry (pri elektronických faktúrach).

Faktúra musí obsahovať podľa § 74 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty:

1. meno a priezvisko zdaniteľnej osoby alebo názov zdaniteľnej osoby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jej identifikačné číslo pre daň, pod ktorým tovar alebo službu dodala,
2. meno a priezvisko príjemcu tovaru alebo služby alebo názov príjemcu tovaru alebo služby, adresu jej sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo adresu miesta, kde sa obvykle zdržiava, a jeho identifikačné číslo pre daň, pod ktorým mu bol tovar alebo mu bola dodaná služba,
3. poradové číslo faktúry,
4. dátum, keď bol tovar alebo služba dodaná, alebo dátum, keď bola platba prijatá, ak tento dátum možno určiť a ak sa odlišuje od dátumu vyhotovenia faktúry,
5. dátum vyhotovenia faktúry,
6. množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh uvedenej služby,
7. základ dane pre každú sadzbu dane, jednotkovú cenu bez dane a zľavy a rabaty, ak nie sú obsiahnuté v jednotkovej cene,
8. uplatnenú sadzbu dane alebo oslobodenie od dane, pri oslobodení od dane sa uvedie odkaz na ustanovenie tohto zákona alebo smernice Rady 2006/112/ES z 28. novembra 2006 o spoločnom systéme dane z pridanej hodnoty v platnom znení alebo slovná informácia „dodanie je oslobodené od dane“,
9. výšku dane spolu v eurách, ktorá sa má zaplatiť, okrem výšky dane uplatnenej podľa osobitej úpravy v § 66 zákona o DPH,
10. slovnú informáciu „vyhotovenie faktúry odberateľom“, ak odberateľ, ktorý je príjemcom tovaru alebo služby, vyhotovuje faktúru podľa § 72 ods. 6 zákona o DPH,
11. slovnú informáciu „prenesenie daňovej povinnosti“, ak osobou povinnou platiť daň je príjemca tovaru alebo služby,
12. údaje o dodanom novom dopravnom prostriedku podľa § 11 ods. 12 zákona o DPH,
13. slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – cestovné kancelárie“, ak sa uplatní osobitná úprava podľa § 65 zákona o DPH,
14. slovnú informáciu „úprava zdaňovania prirážky – použitý tovar“, „úprava zdaňovania prirážky umelecké diela“ alebo „úprava zdaňovania prirážky – zberateľské predmety a starožitnosti“, a to v závislosti od tovaru, pri ktorom sa uplatní osobitná úprava podľa § 66 zákona o DPH,
15. meno a priezvisko alebo názov daňového zástupcu podľa § 69a alebo § 69aa, adresu jeho sídla alebo bydliska a jeho osobitné identifikačné číslo pre daň, ak zahraničná osoba je zastúpená daňovým zástupcom podľa § 69a alebo § 69aa zákona o DPH.

Došlý opravný daňový doklad musí obsahovať číslo pôvodného dokladu, ku ktorému sa vyhotovuje.

Účtovník, ktorý je poverený evidovaním došlých dokladov o oprave základu dane, ihneď po prevzatí faktúr overí všetky zákonné náležitosti v zmysle zákona o účtovníctve a uvedené náležitosti v zmysle dane z pridanej hodnoty a spôsobu vyrovnania faktúry. Ak doklad nespĺňa uvedené náležitosti podľa zákona alebo tejto smernice, bude vrátená naspäť dodávateľovi spolu s výzvou na odstránenie nedostatkov a neakceptovanie tohto dokladu. Ak bol dobropis doručený oneskorene tak, že nebude možné dodržať termín splatnosti, ponechá obálku s pečiatkou pošty pri faktúre.

Doklad zaeviduje do knihy došlých faktúr, opatrí faktúru likvidačnou pečiatkou alebo košieľkou, opatrí faktúru interným poradovým číslom, ktoré nasleduje chronologicky podľa dátumu doručenia, pod týmto interným číslom je došlá faktúra evidovaná v knihe došlých faktúr, ako aj v celej účtovnej evidencii.

Každému účtovnému dokladu sa prideľuje samostatne interné poradové číslo v rámci danej agendy.

Poradové číslo agendy došlé doklady o oprave základu dane sa skladá:

• skratka DD – je pre došlé dobropisy,
• skratka RRRR – je rok účtovného obdobia 2024,
• skratka nnn – zobrazuje poradové číslo faktúry chronologicky.

Interné poradové číslo agendy v tvare DDRRRRnnn (napríklad DD2024001).

Účtovná jednotka uvedie všetky interné poradové čísla podľa svojej potreby. Upraví členenie alebo pridá identifikátor, a to s podrobným opisom v zmysle uvedeného vzoru. Doklady možno členiť podľa stredísk, činností, filiálok, zamestnancov alebo iných kritérií, ktoré treba uviesť v tejto smernici pri každej agende. Počet členení nie je obmedzený a závisí od potreby každej účtovnej jednotky pri zohľadnení možnosti ekonomického systému. Rovnako aj použité skratky agendy si určuje účtovná jednotka sama.

Po zaevidovaní dokladu ho odovzdá na kontrolu a potvrdenie vecnej správnosti – vecné odsúhlasenie účtovného dokladu, zodpovednému zamestnancovi alebo konateľovi spoločnosti.

Ak sa pri preskúmaní faktúr nezistia formálne alebo vecné nedostatky, zodpovedný zamestnanec alebo konateľ potvrdí svojím podpisom na likvidačnej pečiatke alebo košieľke správnosť hospodárskej operácie, doplní príslušné prílohy a vráti faktúru spolu s prílohami na zaúčtovanie do učtárne zodpovednému účtovníkovi.

K dokladu pre overenie vecnej správnosti by mali byť doložené tieto doklady ako prílohy, pokiaľ sú k dispozícii a boli vyhotovené:

• výdajka,
• reklamačný protokol,
• dodatok k zmluve.

Ak doklad nie je možné priložiť, je nutné uviesť miesto, kde je dokumentácia ulo­že­ná. Riaditeľ ekonomického úseku alebo konateľ podpisom potvrdí správnosť formálnych náležitostí faktúry – formálne odsúhlasenie došlého opravného daňového dokladu.

V priebehu účtovného obdobia uchováva došlé doklady o oprave základu dane v rámci operatívnej evidencie daného účtovného obdobia, po uzatvorení účtovného obdobia a kníh presunie danú agendu do archívu v zmysle tejto smernice o archivácii účtovných písomností a záznamov.

Účtovná jednotka je povinná uchovávať:

• prijaté faktúry vyhotovené zdaniteľnou osobou alebo treťou osobou v jej mene a na jej účet po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
• prijaté faktúry vzťahujúce sa na investičný majetok uvedený v § 54 ods. 2 písm. b) a c) zákona o DPH do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane podľa § 54 a § 54a zákona o DPH,
• prijaté faktúry, ktoré boli predmetom kontroly DPH, je nevyhnutné archivovať 10 rokov od doručenia protokolu o výsledku daňovej kontroly.

3.3. Došlé dodávateľské faktúry – zahraničné

Za zahraničnú dodávateľskú došlú faktúru sa považujú všetky doklady, ktoré sú vystavené zahraničným podnikateľským subjektom, ktorý nie je registrovaný na území SR pre daň z príjmov a zapísaný v obchodnom alebo živnostenskom registri. Doklad je vyhotovený v cudzom jazyku a preklad názvu dokladu obsahuje názov „Faktúra“, pričom účtovná jednotka musí dbať na dodržanie ustanovenia § 8 ods. 5 zákona č. 431/2002 Z. z.

Účtovníctvo musí byť zrozumiteľné, je povinná viesť účtovníctvo v slovenskom jazyku, je povinná jednotlivo aj v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov v nadväznosti na použité účtovné zásady a metódy podľa § 4 ods. 2 zákona a obsah účtovných záznamov v nadväznosti na použité formy účtovných záznamov podľa § 31 ods. 2 zákona o účtovníctve, a to účtovný záznam v písomnej alebo technickej forme.

Faktúra vyhotovená v cudzom jazyku musí byť na požiadanie daňového úradu povinne na účel kontroly preložená do slovenského jazyka, ustanovenie § 5 zákona č. 563/2009 Z. z. týmto nie je dotknuté.

Podľa článku 218 kapitoly 3 ...