Pokladničná agenda z pohľadu odporúčaní, inventarizovania a kontroly

Príspevok reaguje na dopytovaný podnet k spracovaniu príspevku k téme pokladničnej agendy z pohľadu zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o účtovníctve). Bližšie rozoberá správnosť inventarizácií pokladničnej hotovosti, odporúčania autora, časté otázky zamestnancov a tiež účtovanie rozdielov v praxi územnej samosprávy a orgánov verejnej správy. Pozrieme sa tiež na časté kontrolné zistenia a pravidlá jej vedenia formou odporúčaní. V záverečnej časti je uvedený prehľad frekventovaných účtovných predkontácií a tiež vzor správy z kontrolnej agendy pokladničnej hotovosti v aktuálnom čase.

So zodpovednou osobou za nakladanie s peňažnými prostriedkami v hotovosti a ceninami býva v praxi aj zákonne uzatvorená dohoda o hmotnej zodpovednosti, prípadne spoločná dohoda o hmotnej zodpovednosti (pozn. autora: riadne sa overí základnou finančnou kontrolou, nemusí sa zverejňovať). Zamestnanec úseku pokladnice (v zmysle vlastnej náplne práce alebo opisu pracovného pomeru) má nasledovné povinnosti, a to:

• vedie evidenciu o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín,
• vyhotovuje pokladničné doklady a zodpovedá za ich formálnu správnosť,
• vedie pokladničnú knihu, kde zapisuje stav a pohyb peňazí v hotovosti,
• zabezpečuje výkon základnej finančnej kontroly,
• vykonáva kontrolu formálnej správnosti účtovného dokladu – pokladničného dokladu a karty zásob cenín či stravných lístkov alebo poukážok,
• zabezpečuje prepočet zahraničnej meny na menu EURO,
• sleduje dodržiavanie pokladničného limitu, odvádza hotovosť na bankový účet,
• vykonáva priebežné číslovanie pokladničných dokladov a
• dotuje pokladnicu z bežného účtu na základe oprávnenia vedúceho zamestnanca/štatutára.

Evidenčné knihy pokladník vytláča vo vopred určenej frekvencii (napr. vo forme dvoch výtlačkov, a to mesačne alebo týždenne, či denne), ktoré odovzdáva do učtárne na zaúčtovanie. Ak v priebehu daného obdobia nie sú uskutočnené pokladničné pohyby či zmeny stavu zásob cenín, pokladník nemá povinnosť vytláčať príslušnú knihu za dané ...