Smernica o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov pre obce, vyššie územné celky, nimi zriadené rozpočtové a príspevkové organizácie (aj pre sociálne služby, aj pre školy)

Do vzoru smernice bola zakomponovaná novela zákona o účtovníctve (zákonom č. 456/2021 Z. z.) účinná od 1. 1. 2022, ktorá je známa ako novela prinášajúca tzv. digitalizáciu účtovníctva a nové postupy účtovania vydané opatrením MF SR č. MF/014454/2022-36 zo dňa 12. 12. 2022, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (ďalej len „Postupy účtovania“).

Po vykonanej novele zákona o účtovníctve platí viac ako predtým, že obsah „Smernice o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov“ závisí od konkrétnych podmienok účtovnej jednotky, od jej predmetu činnosti, od veľkosti a od organizačnej štruktúry. Po novele zákona o účtovníctve je dôležitý prístup účtovnej jednotky k digitalizácii účtovníctva a k zavádzaniu elektronizácie účtovných záznamov do praxe účtovnej jednotky.

Z uvedeného dôvodu je veľmi ťažké zostaviť univerzálny vzor „Smernice o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov“. Snahou bolo spracovať vzor „Smernice o vedení účtovníctva a obehu účtovných dokladov“, do ktorého nebude problém doplniť špecifické podmienky dôležité zo strany účtovnej jednotky. Vychádzali sme tiež zo skutočnosti, že účtovná jednotka má vydané a schválené osobitné smernice o spôsobe účtovania, oceňovania a odpisovania majetku, o evidencii, zaraďovaní vyraďovaní a likvidácii majetku, o inventarizácii majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov, o tvorbe a účtovaní opravných položiek, o tvorbe, vykazovaní a účtovaní rezerv, o vedení pokladnice, o poskytovaní cestovných náhrad a pod.

Uvedený vzor nie je záväzný, je len odporúčaním. Pri jeho tvorbe sa vychádzalo zo skutočnosti, že rozpočtové/príspevkové organizácie vo verejnej správe sú organizácie s malým počtom zamestnancov a s jednoduchou organizačnou štruktúrou.

VZOR

SMERNICA PRE VEDENIE ÚČTOVNÍCTVA A OBEH
ÚČTOVNÝCH DOKLADOV

Smernica je vypracovaná v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a v zmysle opatrenia MF SR č. MF/014454/2022-36 zo dňa 12. 12. 2022, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (ďalej len „Postupy účtovania“).

Čl. 1

Úvodné ustanovenia

1. Účelom smernice je vytvorenie organizačných, personálnych a materiálnych podmienok, ktorými bude zabezpečené správne vedenie účtovníctva a jednotný obeh účtovných dokladov v účtovnej jednotke, a to pri dodržaní zákonnosti, prehľadnosti, preukázateľnosti.

2. Cieľom je zabezpečenie jednotného postupu vedenia účtovníctva, stanovenie zásad a spôsobu účtovania, zabezpečenie postupu vyhotovovania, evidovania, účtovania a uchovávania účtovných dokladov a stanovenie jednotného a účinného obehu účtovných dokladov.

Čl. 2

Všeobecné ustanovenia

1. Obec, vyšší územný celok, rozpočtová organizácia/príspevková organizácia ____________________________ (uviesť názov organizácie) (ďalej len „účtovná jednotka“) je povinná viesť účtovníctvo v sústave podvojného účtovníctva. Účtovná jednotka účtuje podľa opatrenia MF SR č. MF/014454/2022-36 zo dňa 12. 12. 2022, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (ďalej len „Postupy účtovania“).

2. Účtovná jednotka vykonáva/nevykonáva podnikateľskú činnosť.

(Uviesť, či účtovná jednotka vykonáva podnikateľskú činnosť.)

3. Organizačné zložky účtovnej jednotky:

uvedú sa v členení napr.

a. klub seniorov,

b. základná škola,

c. materská škola,

d. zariadenie školského stravovania,

e. školský klub detí,

f. _______________

alebo sa uvedú v prílohe – záleží od veľkosti a organizačnej štruktúry účtovnej jednotky, t. j. od počtu organizačných zložiek.

Predstavujú v systéme účtovníctva nákladové strediská.

4. Pri vedení účtovníctva sa využíva programové vybavenie _____________________. (Uvedie sa názov programu.)

Programové vybavenie zahŕňa podprogramy:

uvedú sa v členení napr.

a. účtovníctvo vrátane evidencie faktúr, pokladnice a pod.,

b. majetok vrátane evidencie majetku, skladovej evidencie a pod.,

c. mzdy.

PRVÁ ČASŤ

Vedenie účtovníctva a účtovná dokumentácia

Čl. 3

Zásady vedenia účtovníctva

1. Predmetom účtovníctva je účtovanie skutočností o:

a. stave a pohybe majetku,

b. stave a pohybe záväzkov,

c. rozdiele majetku a záväzkov,

d. výnosoch,

e. nákladoch,

f. príjmoch,

g. výdavkoch,

h. výsledku hospodárenia účtovnej jednotky

(ďalej len „účtovné prípady“).

2. Predmetom účtovníctva je aj vykazovanie skutočností o účtovných prípadoch v účtovnej závierke.

3. Účtovná jednotka účtuje a vykazuje účtovné prípady v období, s ktorým časovo a vecne súvisia (ďalej len „účtovné obdobie“). Ak túto zásadu nemožno dodržať, účtovná jednotka ich zaúčtuje a vykáže v období, keď sa tieto skutočnosti zistili.

4. Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku za účtovnú jednotku ako celok v súlade so zákonom o účtovníctve.

Čl. 4

Účtovná dokumentácia

1. Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov.

2. Účtovná jednotka ako účtovné záznamy vedie účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovnú závierku a výročnú správu.

3. Súhrn všetkých účtovných záznamov tvorí účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky.

Čl. 5

Účtovný rozvrh

1. Účtový rozvrh zostavuje účtovná jednotka v súlade s § 13 ods. 2 zákona o účtovníctve a podľa § 5 Postupov účtovania.

2. Účtovný rozvrh zostavuje účtovná jednotka na účtovné obdobie, ktorým je kalendárny rok. V priebehu účtovného obdobia sa účtovný rozvrh môže dopĺňať podľa potrieb účtovnej jednotky.

3. Pokiaľ nedochádza k prvému dňu účtovného obdobia k zmene účtovného rozvrhu, ktorý bol platný v predchádzajúcom účtovnom období, účtovná jednotka postupuje podľa platného účtovného rozvrhu aj v nasledujúcom období.

4. Účtovný rozvrh obsahuje používané:

a. syntetické účty,

b. analytické účty,

c. podsúvahové účty.

5. Pri vytváraní analytických účtov sa zohľadňujú tieto hľadiská:

a. členenie majetku podľa druhu, zodpovedných osôb a miesta jeho umiestnenia,

b. členenie majetku podľa doby použiteľnosti na dlhodobý majetok a krátkodobý majetok,

c. členenie pohľadávok a záväzkov podľa dohodnutej doby splatnosti a zostatkovej doby splatnosti, podľa jednotlivých dlžníkov a veriteľov,

d. členenie podľa položiek účtovnej závierky vrátane požiadaviek na zostavenie poznámok,

e. členenie podľa rozpočtovej klasifikácie, podľa zdrojov a programov, ak sa nevedie analytická evidencia,

f. členenie podľa charakteru činnosti,

g. členenie pre potreby zúčtovania zdravotného, nemocenského a dôchodkového poistenia, príspevkov na poistenie v nezamestnanosti,

h. iné hľadiská členenia podľa potrieb účtovnej jednotky,

i. (uvedú sa iné kritériá špecifické pre účtovnú jednotku, ako napr. členenie na menu euro a cudziu menu podľa § 4 ods. 7 zákona, členenie podľa požiadaviek na vyčíslenie základu dane jednotlivých daní, členenie na účely podľa osobitných predpisov, členenie z hľadiska potrieb finančného riadenia účtovnej jednotky).

6. Na podsúvahových účtoch sa sledujú skutočnosti, o ktorých sa neúčtuje v účtovných knihách a ktoré sú podstatné na posúdenie majetkovoprávnej situácie účtovnej jednotky a jej ekonomických zdrojov, ktoré možno využiť.

7. Na podsúvahových účtoch sa sledujú najmä:

a. prenajatý majetok a majetok vo výpožičke,

b. prísne zúčtovateľné tlačivá (v obci pokutové bloky, parkovacie karty),

c. materiál v skladoch civilnej ochrany a ostatný materiál špecifického použitia,

d. odpísané pohľadávky do doby zániku,

e. drobný hmotný majetok a drobný nehmotný majetok,

f. koncesná zmluva (na obci alebo vo vyššom územnom celku).

8. Účtovná jednotka nesmie účtovať na účtoch, ktoré nie sú v účtovnom rozvrhu.

9. Účtovný rozvrh je prílohou č. 1 smernice.

Čl. 6

Účtovný záznam

1. Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami.

2. Účtovná jednotka je povinná pri vedení účtovných záznamov postupovať podľa zákona o účtovníctve.

3. Účtovná jednotka používa obe podoby účtovných záznamov:

a. listinnú podobu účtovného záznamu v súlade s § 31 ods. 2 písm. a) zákona o účtovníctve,

b. elektronickú podobu účtovného záznamu v súlade s § 31 ods. 2 písm. b) zákona o účtovníctve.

4. Obidve podoby účtovného záznamu sú v účtovnej jednotke rovnocenné.

5. Ak účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o ...