Obeh účtovných dokladov v aplikačnej praxi samosprávy

Náš príspevok sa bližšie venuje obehu účtovných dokladov v spojitosti s účtovným rokom 2023 a zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o účtovníctve) a inými normatívnymi právnymi predpismi, na ktoré by účtovná jednotka v územnej samospráve nemala zabudnúť v dennej praxi. Autor príspevku rozoberá časté pohyby dokumentácií a písomností či účtovných dokladov v nadväznosti na správny a zákonný výkon účtovnej agendy vo vybraných oblastiach. Pre čitateľov je spracovaný vzor žiadanky a objednávky do praxe aj s výkonom základnej finančnej kontroly a v texte príspevku sa dozviete aj o vzorovom likvidačnom liste k úhrade došlej dodávateľskej faktúry pre potreby jednotky územnej samosprávy. Rovnako súčasťou príspevku sú časté otázky, ktoré riešil autor príspevku za posledné účtovné obdobie.

Úvodom je potrebné spomenúť, že pre celú územnú samosprávu sú v účinnosti nové a samostatné Postupy účtovania (od 1. januára 2023), a to na základe opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky zo dňa 12. decembra 2022 č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie. Účtovnými záznamami sú najmä účtovné doklady, účtovné zápisy, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, účtový rozvrh, účtovná závierka a podobne.

Interná smernica o vedení účtovníctva – povinná smernica

Interný akt riadenia má vždy byť vypracovaný v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v zmysle novelizovaného opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie, a zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Účtovným dokladom je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať podľa zákona o účtovníctve:

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia, a
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie (pozn. autora: označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva už nie je povinné a potrebné uvádzať na účtovných dokladoch).

Zodpovedný zamestnanec v zmysle organizačnej štruktúry (obecného úradu, školy alebo organizácie) a oprávnenia je povinný vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu, pričom každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

Ako vzniká účtovný doklad?

Účtovný doklad v organizácii vzniká interným spôsobom – v postavení interného dokladu (zamestnancami učtárne, zamestnancami zodpovednými za rozpočet alebo personálnu oblasť ako zodpovednými zamestnancami). Je dobré dodať, že v smernici postačí uviesť funkcie, a to napríklad ekonómka, účtovník, hospodár a podobne.

Druhým spôsobom je doručenie účtovného dokladu do organizácie treťou ...