Smernica o preskúmavaní dokladov podľa Postupov účtovania

Smernica č. ..../202x

o preskúmavaní dokladov

podľa Postupov účtovania v subjekte .....

Smernica je vypracovaná v znení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v znení Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky zo dňa 12. 12. 2022 č. MF/014454/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre obce, vyššie územné celky a nimi zriadené rozpočtové organizácie a príspevkové organizácie (pre samosprávu), respektíve Opatrenia Ministerstva financií Slovenskej republiky zo 7. decembra 2022 č. MF/14522/2022-36, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre štátne rozpočtové organizácie, štátne príspevkové organizácie a štátne účelové fondy (pre štátnu správu).

Článok 1

Úvodné ustanovenia

1. Táto smernica určuje princípy obehu účtovných a ďalších dokladov bezprostredne súvisiacich s preskúmavaním dokladov (ďalej v texte smernice len „doklady“) vo všetkých organizačných zložkách (pozn.: ak ich máte interne v zmysle organizačnej štruktúry riadené) subjektu verejnej správy/územnej samosprávy ............ (pozn. autora: určí sa u vás interne).

2. Orgán verejnej správy/územnej samosprávy ............. (pozn. autora: určí sa u vás interne) ako účtovná jednotka je povinná byť súčinná a vytvárať vhodné podmienky pre úplné a včasné spracovanie účtovných dokladov a zabezpečiť ich vecnú a formálnu správnosť.

3. Dikcia tejto smernice sa viaže na zodpovednosť zamestnancov za evidenciu, kontrolu a obeh dokladov a tiež oprávnenosť disponovania finančnými prostriedkami na bankových účtoch a podpisovania dokladov.

Článok 2

Vymedzenie pojmov a zásady preskúmavania v našom subjekte

1. Obehom účtovných dokladov sa rozumie ich vznik, postupné odovzdávanie, preskúmanie, schvaľovanie, a to od okamihu ich vystavenia alebo doručenia až po ich účtovanie a archiváciu.

2. Účelom tejto smernice je zabezpečiť plynulosť prác pri spracovávaní a zaúčtovaní všetkých účtovných dokladov tak, aby bola zabezpečená úplnosť, správnosť, preukázateľnosť, zrozumiteľnosť, trvalosť vykázania a použitia všetkých finančných prostriedkov nášho orgánu.

3. Úlohou pri racionalizácii a zefektívňovaní tvorby a obehu dokladov v rámci ekonomicko- finančných procesov orgánu verejnej správy je ........ (pozn.: určí sa interne).

4. Náležitosti účtovného dokladu sa môžu umiestniť aj na iných než účtovných písomnostiach, ktoré sa uschovávajú po rovnakú dobu ako účtovný doklad. Účtovné doklady zodpovední zamestnanci vyhotovujú bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi preukazujú, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu a tiež zrozumiteľnosť obsahu.

5. Účtovné doklady sa preskúmavajú zásadne pred ich zaúčtovaním. Účtovné doklady a ďalšie doklady bezprostredne súvisiace s obehom účtovných dokladov sa preskúmavajú z hľadiska:

a) vecného

Pri kontrole vecnej správnosti účtovných dokladov sa zisťuje správnosť a súlad obsahu účtovných dokladov so skutočnosťou, napr. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržanie zmluvných podmienok, správnosť výpočtu číselných údajov a pod. Podpisom vecnej správnosti potvrdzuje zodpovedný zamestnanec správnosť účtovného dokladu podľa overenia skutočnosti a jej súlad s objednávkou, dodacím listom, dohodou o cene, zmluvou, rozpisom vykonaných služieb a pod.

Ak sa zistí nesúlad účtovného dokladu so skutočnosťou je vecne zodpovedná organizačná zložka povinná odstrániť nedostatky s dodávateľom (reklamácia).

b) prípustnosti

Prípustnosťou sa rozumie zodpovednosť zamestnancov za to, že hospodárske a účtovné operácie sú v súlade so všeobecne platnou právnou úpravou, vnútornými predpismi orgánu verejnej správy ..........., čo úzko súvisí so základnou finančnou kontrolou podľa internej smernice č. ......... o finančnej kontrole (pozn.: určí sa interne). Podpis (vlastnoručný či elektronický) zamestnanca zodpovedného za finančnú kontrolu je zároveň potvrdenie prípustnosti účtovného dokladu.

c) formálneho

Preskúmanie formálnej správnosti účtovného dokladu znamená tiež kontrolu obsahu všetkých zákonom stanovených náležitostí a splnenia ostatných požiadaviek kladených na účtovné doklady. Kontroluje sa tiež, či už predmetné doklady boli vecne overené. Preskúmanie formálnej správnosti vykonáva osoba zodpovedná za zaúčtovanie účtovného prípadu.

Článok 3

Opravy v účtovných záznamoch

1. Opravy v účtovných dokladoch, účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch nesmú viesť k neúplnosti, nepreukázateľnosti, nesprávnosti a nezrozumiteľnosti účtovníctva.

2. Opravy sa musia uskutočniť bez zbytočného odkladu tak, aby bolo možné určiť osobu, ktorá opravu vykonala (pozn.: to znamená, že meno sa napíše tlačeným písmom a potvrdí podpisom), dátum vykonania opravy.

3. Zodpovedný zamestnanec musí ponechať pôvodný záznam viditeľný (pozn.: teda z vykonanej opravy, aby bolo možné zistiť obsah pôvodného účtovného záznamu), a to bez prekrytia, úpravy bielidlom a podobne.

Článok 4

Zmluvy a objednávky

1. Nové obstaranie, príp. predaj tovarov a služieb sa realizuje na základe zmlúv a účinne vystavených (potvrdených) objednávok podľa vnútornej smernice ............... o vedení účtovníctva (pozn.: určí sa interne).

2. Uzatváranie zmluvných vzťahov sa riadi internými predpismi. Zodpovedné osoby ich zabezpečia, aby jedno zmluvné vyhotovenie (rovnopis) bolo do 10 dní od uzatvorenia zmluvy doručené osobe zodpovednej za centrálnu evidenciu a archiváciu zmlúv spôsobom .............. (pozn.: určí sa tento proces interne).

3. Jedno vyhotovenie (rovnopis) zostáva na príslušnom organizačnom útvare/zložke a jeden, respektíve viac rovnopisov sa zasiela zmluvnému partnerovi spôsobom ............ (pozn.: určí sa tento proces interne).

4. V prípade uzatvorenia zmlúv v cudzom jazyku je nutné predložiť preklad do slovenského jazyka zamestnancom/úsekom ...... (pozn.: určí sa interne).

5. Pri zmluvách, pri ktorých je povinnosť zverejnenia, sa postupuje ...