Cestovné náhrady

Obsah:

Základný právny rámec

1. Definícia zamestnanca na účely zákona o cestovných náhradách

2. Definícia zamestnávateľa na účely zákona o cestovných náhradách

3. Čo zohľadniť pri vypracovávaní/resp. aktualizácii internej smernice?

Stručne:

V praxi sa uskutočňuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok najčastejšie formou tlačiva „Cestovný príkaz“ alebo „Vyslanie na pracovnú cestu“. Dôležité je podotknúť, že zákonom nie je striktne ustanovené žiadne tlačivo. 

Z uvedeného dôvodu sa zamestnávateľ môže rozhodnúť, že nepoužije formulár Cestovného príkazu, ktorý sa bežne vyskytuje napr. na internete, ale vypracuje si svoje vlastné tlačivo, pri ktorom si určí individuálnu štruktúru a obsah. Môže sa vystaviť aj tzv. súhrnný cestovný príkaz určený na viacero ciest. Vzorový dokument je uvedený i v prílohe č. 7a + 7b tejto internej smernice.

Základný právny rámec

Zamestnávateľ je povinný poskytovať zamestnancom náhradu výdavkov, ktoré im vzniknú v súvislosti s výkonom práce na inom mieste, ako je pravidelné pracovisko. Postupuje sa v intenciách zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ZCN). Predmetná právna norma presne vymedzuje, kedy vzniká nárok na náhradu a okruh osôb, ktorým tento nárok vzniká. Rozlišuje tiež náhrady, ktoré zamestnancom patria (nezdaňujú sa im) a náhrady, ktoré majú nenárokový (fakultatívny) charakter. Tieto by mali byť predmetom zdanenia u zamestnanca.

1. Definícia zamestnanca na účely zákona o cestovných náhradách

• Zamestnanci v pracovnom alebo v štátnozamestnaneckom pomere, ak osobitný predpis neustanovuje inak,
• členovia družstiev, ak je podľa stanov podmienkou členstva aj pracovný vzťah,
• fyzické osoby činné na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnuté (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov),
• osoby, o ktorých to ustanovuje priamo ZCN (napr. zahraniční zamestnanci vykonávajúci pracovné cesty u slovenského zamestnávateľa na základe dohody o vzájomnej výmen zamestnancov – § 17, alebo rodinní príslušníci zamestnanca, ktorý má podľa pracovnej zmluvy výkon práce v zahraničí),
• osoby, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis (okrem iných sem spadajú i starostovia miest a obcí, poslanci obecného zastupiteľstva, vyššieho územného celku, resp. predseda, ale i audítori, daňoví poradcovia a pod.),
• osoby, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu (konateľ, člen predstavenstva, člen dozornej rady, člen správnej rady, člen poradného alebo koordinačného orgánu a pod.),
• osoby, ktoré plnia pre právnickú osobu alebo fyzickú osobu úlohy a nie sú k právnickej osobe alebo fyzickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu ani v inom právnom vzťahu, ak poskytovanie cestovných náhrad je dohodnuté (napr. dobrovoľníci v neziskových organizáciách, resp. občianskych združeniach),
• dočasne pridelení zamestnanci na výkon práce k užívateľskému zamestnávateľovi podľa § 58 Zákonníka práce.

2. Definícia zamestnávateľa na účely zákona o cestovných náhradách

Zamestnávateľ podľa tohto zákona je:

• zamestnávateľ podľa osobitného predpisu (Zákonník práce, zákon č. 400/2009 Z. z. alebo zákon č. 552/2003 Z. z.),
• právnická osoba podľa § 1 ods. 2 ZCN,
• fyzická osoba podľa § 1 ods. 2 písm. c) ZCN vykonávajúca (zabezpečujúca) prácu na základe dobrovoľníctva,
• užívateľský zamestnávateľ, keďže ZCN upravuje aj poskytovanie náhrad osobám pri pracovných cestách počas dočasného pridelenia,
• zamestnávateľ podľa § 17 ZCN, t. j. ak ide o zahraničné pracovné cesty vykonávané na základe dohôd o vzájomnej výmene zamestnancov.

3. Čo zohľadniť pri vypracovávaní/resp. aktualizácii internej smernice?

Zamestnávateľ by mal v súlade s ustanoveniami ZCN v internej smernici Cestovné náhrady vždy podľa svojich konkrétnych podmienok a potrieb vymedziť najmä tieto oblasti:

• určiť miesto pravidelného pracoviska na účely poskytovania cestovných náhrad (ak takéto miesto nie je dohodnuté, relevantné je miesto výkonu práce),
• zadefinovať spôsob výpočtu jednotlivých druhov náhrad, vrátane špecifikácie možných vedľajších výdavkov, prípadne určiť, že náhrady nad rámec zákona sú (potencionálnym) nepeňažným príjmom zamestnancov,
• stanoviť pravidlá používania cestných motorových vozidiel zamestnancov pri pracovnej ceste,
• stanoviť pravidlá poskytovania vreckového pri zahraničných pracovných cestách,
• ak sa rozhodne zamestnávateľ poskytovať paušálne výdavky podľa § 34 ZCN, stanoviť podmienky a výšku paušálnych výdavkov,
• určiť v súlade s ustanovením § 35 ZCN výnimky z preukazovania cestovných náhrad,
• stanoviť zodpovedné osoby v oblasti poskytovania cestovných náhrad,
• zadefinovať podmienky a spôsob poskytovania preddavkov na pracovné cesty a určiť v súlade s § 36 ZCN lehoty na ich vyúčtovanie.

Dôvodom na aktualizáciu smernice v praxi môže byť zmena výšky stravného, základnej náhrady pri používaní automobilu, iné zmeny v legislatíve (ZCN), prípadne zväčšenie objemu produkcie alebo diverzifikácia činnosti firmy. Aktualizáciu je potrebné v danom príklade vzorového dokumentu vykonať v prílohe č. 1 smernice, ktorá uvádza konkrétne sumy stravného a základnej náhrady za každý prejdený km v aktuálnej výške.

Vzor internej smernice: Cestovné náhrady

Údaje účtovnej jednotky:

Informácie o obsahu a vypracovaní smernice:

1. Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je zadefinovať jednotný postup pri poskytovaní cestovných náhrad pri tuzemských a zahraničných pracovných cestách v spoločnosti. Záväzným spôsobom stanovuje postupy pri vyplatení cestovných náhrad vrátane termínov vyúčtovania a stanovenia príslušnej dokumentácie, definuje povinnosti zamestnávateľa, ale aj zamestnancov v kontexte ZCN. Táto smernica je považovaná za účtovný záznam a je súčasťou účtovnej dokumentácie v spoločnosti ABX, s. r. o.

2. Vymedzenie pôsobnosti smernice

Ustanovenia internej smernice Cestovné náhrady sa vzťahujú:

• na všetkých zamestnancov spoločnosti zamestnaných v riadnom pracovnom pomere;
• na FO, ktoré pracujú v spoločnosti na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru a spoločnosť im prepláca cestovné náhrady. Túto skutočnosť majú uvedenú v dohode uzavretej so spoločnosťou;
• na FO, ktoré sú zvolené alebo menované do orgánov spoločnosti, aj keď nemajú uzavretý so spoločnosťou pracovnoprávny vzťah (v spoločnosti ABX, s. r. o., ide o dvoch konateľov).

3. Definícia základných pojmov

Pri definovaní základných pojmov spoločnosť vychádzala z platnej legislatívy (ZCN).

• Ustanovenie, ktoré prihliada na oprávnené ...