Smernica o nakladaní s motorovými vozidlami v neziskovej organizácii

Vzor

Smernica č. x/202x
o nakladaní s motorovými vozidlami
v neziskovej organizácii ...............................

s bonusovou prílohovou časťou

Čl. 1
Zodpovednosť za autoprevádzku

(1) Za organizáciu a riadenie autoprevádzky v rámci neziskovej organizácie ...... a organizačných zložiek ............ (ďalej vo vzorovej smernici len organizácia) zodpovedá v rámci svojej pôsobnosti štatutár organizácie .............. alebo vedúci zamestnanec ....... (určí sa interne u vás) podľa Organizačného poriadku neziskovej organizácie č. ...... zo dňa .............. .

(2) Preprava osôb a materiálu sa zabezpečuje služobnými motorovými vozidlami organizácie (ďalej len „SMV“), vozidlami externých prepravcov a v mimoriadnych prípadoch aj súkromnými motorovými vozidlami. Tieto vozidlá podliehajú povinne inventarizovaniu majetku v zmysle Smernice č. .... zo dňa ...... alebo príkazu štatutára ....... (upraví sa interne).

Čl. 2
Členenie SMV podľa oprávnenia

(1) SMV z hľadiska oprávnenia príkazu sú referentské/služobné vozidlá (pozn.: môžu sa upraviť aj podmienky používania súkromného motorového vozidla, v prílohe je uvedený vzor pre vás).

(2) Referentské SMV bez vodiča môžu používať zamestnanci organizácie len na pracovné cesty s cieľom plnenia služobných a pracovných úloh na území Slovenskej republiky a v zahraničí, a to na základe „Zmluvy o používaní SMV“ uvedenej v prílohe č. 1 k tejto internej smernici.

Čl. 3
Používanie SMV v neziskovej organizácii

(1) Referentské SMV sa prednostne prideľuje zamestnancovi organizácie na zabezpečenie pravidelných prepravných potrieb neziskovej organizácie a jej zložiek.

(2) Referentské SMV môže používať zamestnanec organizácie ako vodič na zabezpečenie nepravidelnej a neplánovanej prepravy. Použitie referentského SMV bez vodiča schvaľuje štatutár ..... alebo vedúci zamestnanec ........ (pozn.: určí sa interne). Pracovník môže použiť referentské SMV ako vodič na základe „Zmluvy o používaní SMV“ podľa prílohy č. 1 k tejto smernici.

(3) Pred uzatvorením tejto zmluvy zamestnanec musí byť držiteľom vodičského preukazu požadovanej skupiny a tiež absolvovať preškolenie a preskúšanie vodičov podľa osobitného predpisu raz za dva roky (ostatné podmienky si určíte interne a podľa platného právneho stavu).

(4) Vodič referentského SMV preberá a odovzdáva vozidlo poverenému zamestnancovi organizácie formou „Protokolu o odovzdaní a prevzatí SMV“ podľa prílohy k tejto smernici a na základe schválenej „Žiadanky na prepravu“. V prípade potreby vodič preberie platobnú kartu na nákup pohonných látok a mazív. Vodič je povinný viesť „Záznam o prevádzke SMV“ podľa prílohy k tejto smernici, a to neustále a bezodkladne pri začatí jazdy a jej ukončení či pri zmenách.

(5) Zamestnanci sú povinní využívať prepravu referentským SMV efektívne a ekonomicky. Používanie referentského SMV na súkromné účely je zakázané. Vedenie referentských SMV rodinnými príslušníkmi zamestnancov neziskovej organizácie je zakázané.

(6) Štatutár alebo vedúci zamestnanec ........ môže povoliť v rámci svojej pôsobnosti uzatvorenie dohody o používaní SMV na súkromné účely, a to výlučne písomnou formou. Takéto poskytnutie SMV na súkromné účely sa definuje ako nepeňažný príjem zamestnanca (pozn.: vzor dohody je uvedený v prílohe č. 6 k tejto smernici) podľa zákona o dani z príjmu.

Čl. 4
Vedenie evidencie o autoprevádzke, normy a spotreba

(1) „Žiadanka na prepravu“ sa predkladá najneskôr pracovný deň pred pracovnou cestou. Tlačivo organizácie „Žiadanka na prepravu“ je súčasne príkazom na jazdu a musí byť vyplnená takto:

1. do rubriky Mená cestujúcich žiadateľ uvedie mená všetkých cestujúcich, ktorí sa požadovanej prepravy zúčastnia,
2. v rubrike Odkiaľ – kam žiadateľ uvedie východiskové a konečné miesto požadovanej prepravy,
3. rubrika Účel jazdy musí jednoznačne vyjadrovať zrejmý a overiteľný účel prepravy, nestačí uviesť len „Služobne“,
4. v rubrike Príkaz na jazdu vyplňuje riaditeľ meno vodiča, druh SMV a jeho evidenčné číslo (ŠPZ), ďalej svojím podpisom potvrdzuje, že SMV spĺňa požiadavky zákona č. 106/2018 Z. z. o prevádzke vozidiel v cestnej premávke a že vodič je odborne a súčasne zdravotne spôsobilý na bezpečné vedenie SMV.

(2) Vedúcim zamestnancom/zamestnancom organizačných zložiek schvaľuje žiadosť na použitie SMV ........ (pozn.: určí sa interne, najmä starosta/riaditeľ alebo predseda). Vedúcim zamestnancom organizačných zložiek schvaľuje žiadosť na použitie SMV štatutár ..... (pozn.: určí sa interne).

(3) Schválenú „Žiadanku na prepravu“ na použitie referentského SMV pracovník predkladá pri preberaní SMV. Po ukončení prepravy a odovzdaní SMV ju odovzdá spolu s vyúčtovaním cestovného príkazu zodpovednému zamestnancovi.

(4) Vodič referentského SMV je povinný priebežne viesť evidenciu o každej jazde v „Zázname o prevádzke vozidla“ podľa prílohy č. 4, a to v celom predpísanom rozsahu. Jednotlivé jazdy musia byť v „Zázname o prevádzke vozidla“ rozpísané tak, aby bol jasný cieľ a čas vykonania cesty, t.j. presná hodina a minúta času odchodu, času zastavenia a času príchodu do cieľa. „Záznam o prevádzke vozidla“ môže byť nahradený dokladom o pohybe SMV, ktorý úradu poskytne poisťovateľ SMV.

(5) „Záznam o prevádzke vozidla“ sa uzatvára vždy ku dňu ukončenia jazdy a odovzdania SMV a vždy k poslednému pracovnému dňu v mesiaci aj v tom prípade, ak je SMV napr. na zahraničnej pracovnej ceste na rozhraní dvoch mesiacov. Pri takejto pracovnej ceste je potrebné na nový mesiac vystaviť novú „Žiadanku na prepravu“.

(6) Vodiči pridelených referentských SMV sú povinní do tretieho pracovného dňa v mesiaci odovzdať za predchádzajúci mesiac vyplnené všetky písomnosti: „Žiadanky na prepravu“, „Záznamy o prevádzke vozidla“, doklady o nákupoch pohonných látok a vyplnený formulár „Vyúčtovanie spotreby pohonných látok“ – podľa prílohovej časti k tejto smernici.

(7) Nákup pohonných látok do SMV sa realizuje výhradne bezhotovostne platobnou kartou úradu. V nevyhnutnom prípade možno nákup pohonných látok uhradiť aj v hotovosti (ak je to relevantné pre vás). Normy spotreby pohonných látok SMV schvaľuje ...... (určí sa interne). Pri stanovení normy spotreby pohonných látok SMV sa vychádza z údajov uvedených v osvedčení o evidencii alebo v technickom preukaze SMV. Za dodržanie normy spotreby pohonných látok zodpovedá vodič SMV.

Čl. 5
Použitie taxi služby, prostriedkov verejnej hromadnej prepravy
a súkromných vozidiel na služobné účely, garážovanie

(1) V mimoriadnych prípadoch, ak nie je možné použiť referentské SMV, môže zamestnanec požiadať o použitie taxi služby, prostriedku verejnej hromadnej dopravy alebo súkromného motorového vozidla na prepravu do/z miesta plnenia pracovných povinností do/z miesta bydliska. Náklady na použitie taxi služby alebo verejnej hromadnej dopravy budú zamestnancovi uhradené na základe žiadosti schválenej ....... alebo zamestnanec ....... a predloženého dokladu o úhrade prepravy.

(2) Použitie súkromného motorového vozidla zamestnancom organizácie na služobné účely schvaľuje vždy .......... . Súkromné vozidlo použité na služobné účely musí byť havarijne poistené a k tejto súvislosti má byť spracovaná zmluva.

(3) SMV mimo prevádzky musia byť zaparkované v garáži ....... alebo na vyhradených parkovacích miestach, a to ....... (pozn. autora: určí sa interne vo vašej organizácii). Počas pracovných ciest musia byť SMV zaparkované na zabezpečených, resp. vyhradených parkoviskách/parkovacích miestach a mimo ...