Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky

Smernica je aktualizovaná právnymi úpravami, ktoré nadobudli platnosť počas roka 2022 a 2023. Rovnako boli doplnené odporúčania, ktoré súvisia s praxou digitalizácie účtovníctva. Smernica je zostavená tak, že môže zastávať prístup jednej komplexnej smernice pre vedenie účtovníctva, ale kvôli jej rozsahu je vypracovaná na systém čiastkovej smernice, pričom je hlavnou smernicou účtovnej jednotky, ktorá zaväzuje na použitie ostatných účtovných smerníc. Potom je na účtovnej jednotke, či bude mať samostatné smernice, alebo si bude dopĺňať bod 10 v tejto smernici.

Údaje účtovnej jednotky:

Informácie o obsahu a vypracovaní smernice:

1. Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je určiť povinnosti pri vedení účtovníctva účtovnej jednotky. Popisuje a záväzným spôsobom stanovuje základné zásady, princípy, metódy a postupy pre vedenie účtovníctva. Stanovuje systém a formu vedenia účtovníctva účtovnej jednotky, upravenie účtového rozvrhu, účtovných dokladov, účtovných zápisov, účtovných kníh a archiváciu účtovných dokumentov.

Hlavným cieľom tejto smernice je zabezpečiť zásady a určiť spôsob pre správne vedenie účtovníctva a výkazníctva v spoločnosti XXX., spol. s r.o..

2. Systém spracovania účtovníctva

Účtovná jednotka XXX. spol. s r.o., sa zaoberá obchodnou činnosťou, nákupom a predajom tovaru a vykonáva aj nasledujúce činnosti. V zmysle obchodného zákonníka vedie podvojné účtovníctvo, pričom je zaviazaná dodržiavať postupy účtovania pre podnikateľov vydané podľa opatrenia MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov, a zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Účtovná jednotka vedie účtovníctvo v mene euro a v štátnom jazyku SR – slovenský jazyk.

Účtovná jednotka je podľa veľkostných kritérií zaradená ako mikro účtovná jednotka.

Veľkostné kritériá, ktoré účtovná jednotka sleduje pre posúdenie veľkostnej skupiny

Do veľkostnej skupiny mikro účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok:

1. celková suma majetku nepresiahla 350 000 eur,
2. čistý obrat nepresiahol 700 000 eur,
3. priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia nepresiahol desať.

Do veľkostnej skupiny malej účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok:

1. celková suma majetku presiahla sumu 350 000 eur, ale nepresiahla sumu 4 000 000 eur,
2. čistý obrat presiahol sumu 700 000 eur, ale nepresiahol sumu 8 000 000 eur,
3. priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia presiahol 10 a nepresiahol 50.

Do veľkostnej skupiny veľkej účtovnej jednotky sa zatriedi účtovná jednotka, ktorá spĺňa aspoň dve z týchto podmienok:

1. celková suma majetku presiahla 4 000 000 eur,
2. čistý obrat presiahol 8 000 000 eur,
3. priemerný prepočítaný počet zamestnancov počas účtovného obdobia presiahol 50.

V prípade, ak účtovná jednotka spĺňa kritéria pre zaradenie do inej veľkostnej skupiny ako je zatriedená v tejto smernici, je osoba zodpovedná za zostavenie tejto smernice povinná ju prepracovať a aktualizovať jej obsah pre zabezpečenie správneho vedenia účtovníctva.

Predmetom účtovníctva účtovnej jednotky XXX., spol. s r.o., je účtovanie o skutočnostiach:

• stave a pohybe majetku,
• stave a pohybu záväzkov,
• sledovanie štruktúry a rozdelenia majetku a záväzkov (zložiek vlastného imania),
• výnosov a nákladoch,
• príjmoch a výdavkoch,
• výsledku hospodárenia.

Účtovná jednotka spracováva účtovníctvo prostredníctvom ekonomického softvéru od spoločnosti (uviesť dodávateľa softvéru a sof­t­vér na vedenie účtovníctva) s názvom (uviesť názov softvéru). Pričom spoločnosť vedenie účtovníctva uskutočňuje prostredníctvom výpočtovej techniky. Účtovná jednotka archivuje účtovné doklady v elektronickej podobe prostredníctvom aplikácie od externého dodávateľa (uviesť dodávateľa softvéru alebo aplikácie na digitalizáciu účtovníctva a archiváciu dokumentov) s názvom (uviesť názov softvéru).

Zálohovanie dát je uskutočňované pravidelne (uviesť periodicitu: denne, týždenne, prípadne uviesť správcu systému alebo cloudové úložisko kde sa dáta uchovávajú).

Účtovníctvo účtovnej jednotky vedú XXX., spol. s r.o., zamestnanci spoločnosti, a to XXX, účtovník spoločnosti (v prípade vedenia účtovníctva externou účtovnou firmou sa uvedú údaje účtovnej kancelárie spolu s odvolaním sa na zmluvu o vedení účtovníctva, prípadne mandátnu zmluvu).

V zmysle spoločenskej zmluvy je za vedenie účtovníctva zodpovedný konateľ spoločnosti XXX, pričom je zaviazaný zabezpečiť vedenie účtovníctva spoločnosti v zmysle spoločenskej zmluvy v súlade s touto smernicou o vedení účtovníctva prostredníctvom zamestnancov ekonomického oddelenia.

Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť účtovného záznamu od okamihu vyhotovenia účtovného záznamu alebo od okamihu prijatia alebo sprístupnenia účtovného záznamu až do ukončenia doby archivácie, pričom táto povinnosť sa vzťahuje aj na prenos účtovného záznamu inej osobe.

Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu je zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je:

1. vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila,
2. prijímateľ, je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa.

Neporušenosť obsahu účtovného záznamu je zabezpečená, ak zaslaním alebo sprístupnením účtovného záznamu alebo transformáciou účtovného záznamu v účtovnej jednotke nenastala zmena obsahu skutočností, ktoré sa účtovným záznamom zaznamenávajú.

Čitateľnosť účtovného záznamu je zabezpečená, ak obsah účtovného záznamu je čitateľný ľudským okom. Účtovná jednotka je povinná pri zabezpečení čitateľnosti účtovného záznamu dodržať neporušenosť jeho obsahu. Účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha:

1. písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovných záznamov alebo
2. potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu; za potvrdený súhlas sa považuje informácia o akceptovaní účtovného záznamu, napríklad informácia o zaplatení požadovanej sumy.

Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom, zverejňovania a pre potreby daňového úradu je účtovná jednotka povinná na výzvu daňového úradu alebo na požiadanie oprávnených osôb umožniť im oboznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov. Účtovná jednotka je povinná predložiť určené účtovné záznamy v podobe, v akej ich vedie a uchováva. Účtovná jednotka účtujúca v sústave podvojného účtovníctva, ktorá vedie účtovníctvo spôsobom využívajúcim programové vybavenie, je povinná oprávneným osobám umožniť prístup do softvéru na vedenie účtovníctva a preukázať účtovným záznamom označenie účtov, na ktorých sú účtovné prípady v účtovnej jednotke účtované a rovnako sprístupniť aj digitálny archív účtovných záznamov pri vedení digitálneho účtovníctva.

3. Deň uskutočnenie účtovného prípadu

Účtovná jednotka v nadväznosti na § 2 postupov účtovania v PÚ považuje za deň uskutočnenia účtovného prípadu vzhľadom na charakter činnosti účtovnej jednotky:

• deň splnenia dodávky – dodanie tovaru alebo služby,
• deň úhrady alebo započítania, postúpenia, prevzatia, záväzku, úveru, pôžičky,
• deň inkasa alebo započítania, postúpenia, prevzatia pohľadávky,
• deň poskytnutia preddavku, úveru, pôžičky, vkladu,
• deň pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky,
• deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti,
• pri nehnuteľnostiach obstaraných na základe zmluvy, pri ktorej sa vlastníctvo nadobúda povolením vkladu do katastra nehnuteľnosti a do nadobudnutia vlastníctva nehnuteľnosť užíva, dňom uskutočnenia účtovného prípadu v tomto prípade je deň prevzatia nehnuteľnosti nadobúdateľom, u prevádzateľa dňom odovzdania nehnuteľnosti. V prípade, ak vklad do katastra nehnuteľnosti nebude povolený, účtovné zápisy sa zrušia.

Deň uskutočnenia ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, sú:

• závierkové účtovné prípady,
• upravujúce závierkové účtovné prípady týkajúce sa stavu majetku a záväzkov, ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, a ktoré účtovná jednotka zistila do dňa zostavenia účtovnej závierky,
• opravy účtovných prípadov z dôvodu otvorenia účtovných kníh do dňa schválenia účtovnej závierky.

4. Účtovné obdobie

Účtovným obdobím od vzniku spoločnosti je kalendárny rok.

Podľa § 3 ods. 5 zákona o účtovníctve k zmene účtovného obdobia môže dôjsť len k prvému dňu kalendárneho mesiaca. Pri zmene účtovného obdobia je obdobie od skončenia prechádzajúceho účtovného obdobia do začatia iného účtovného obdobia účtovným obdobím, ktoré je kratšie ako 12 kalendárnych mesiacov.

5. Účtový rozvrh

Účtovná jednotka účtuje v sústave podvojného účtovníctva v zmysle zákona o účtovníctve a postupov účtovania v podvojnom účtovníctve. Účtový rozvrh účtovnej jednotky je vypracovaný v súlade s § 13 ods. 2 zákona o účtovníctve. Účtový rozvrh spoločnosti XXX., spol. s r.o., uvedený v prílohe č. 3 tejto smernice sa skladá zo syntetických účtov, analytických účtov a podsúvahový účtov potrebných na zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov počas účtovného obdobia. Každý syntetický účet a analytický účet má číselné a slovné označenie. Analytické účty účtovná jednotka tvorí podľa svojich potrieb, zároveň bude účtovný rozvrh priebežne dopĺňať o nové účty počas účtovného obdobia podľa interných potrieb účtovnej jednotky.

Účtovná jednotka pri vytváraní analytických účtov postupuje v zmysle § 4 postupov účtovania v PÚ.

Pri vytváraní analytických účtov sa zohľadňujú tieto hľadiská:

1. členenie majetku podľa druhu, hmotne zodpovedných osôb a miesta umiestnenia majetku, osobitne sa sleduje majetok účtovnej jednotky na zabezpečenie jej pohľadávky,
2. členenie majetku podľa doby použiteľnosti na dlhodobý majetok a krátkodobý majetok,
3. členenie pohľadávok a záväzkov podľa dohodnutej doby splatnosti a zostatkovej doby splatnosti,
4. členenie podľa jednotlivých dlžníkov alebo rovnorodých skupín dlžníkov,
5. členenie podľa jednotlivých veriteľov alebo rovnorodých skupín veriteľov,
6. členenie na menu euro a cudziu menu podľa § 4 ods. 7 zákona,
7. členenie podľa položiek účtovnej závierky, a to vrátane požiadaviek na zostavenie poznámok, členenie sa týka aj požiadaviek na zverejňovanie údajov z účtovnej závierky,
8. členenie podľa požiadaviek na vyčíslene základu dane jednotlivých daní,
9. členenie pre potreby zúčtovania zdravotného, nemocenského a dôchodkového poistenia, príspevkov na poistenie v nezamestnanosti a príspevku do garančného fondu,
10. členenie z hľadiska potrieb finančného riadenia účtovnej jednotky,
11. členenie finančných účtov, nákladov a výnosov pre činnosť vykonávanú účtovnou jednotkou na základe výlučného práva, na základe osobitného práva a vo verejnom záujme [§ 4 ods. 1 písm. k) postupov účtovania],
12. členenie podľa jednotlivých druhov rezerv a opravných položiek,
13. iné hľadiská podľa potrieb účtovnej jednotky.

6. Účtovné doklady

Vznik účtovného prípadu podmieňujú externé doklady, ktoré sú do spoločnosti prevzaté priamo od dodávateľov, sú doručené poštou, kuriérskou alebo prepravnou spoločnosťou. Vstupujú do spoločnosti a sú označené identifikačnými údajmi dodávateľa, štátnych inštitúcií, orgánov verejnej správy a finančných inštitúcií, s ktorými spoločnosť prichádza do hospodárskeho styku v zmysle svojej podnikateľskej činnosti. Interné doklady spoločnosti vstupujú do evidencie a spoločnosti a za ich zhotovenie sú zodpovední zamestnanci príslušného odborného úseku, skladu, výroby, technického oddelenia, oddelenia mzdovej a finančnej učtárne a iných interných oddielov spoločnosti v zmysle internej organizačnej štruktúry. Všetky tieto účtovné doklady a dokumentácia tvoria účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky.

Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky vytvára účtovná jednotka vo forme:

1. listinného účtového záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina,
2. elektronického účtového záznamu, t. j. účtovný záznam vyhotovený:
1. v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
2. zaslaný elektronicky; pri elektronickom zasielaní môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
3. v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

Účtovná jednotka archivuje a ma uložené účtovné záznamy v archíve (+ uviesť adresu alebo softverové riešenie(aplikácia) cloudové úložisko dát, kde sú dáta archivované v elektronickej podobe).

6.1. Kontrola formálnej správnosti účtovných dokladov

Kontrolu formálnej správnosti účtovných dokladov kontroluje zodpovedný pracovník účtovného oddelenia -................... pred ich zaúčtovaním skontroluje náležitosti dokladu, správnosť a kontrolu záznamu potvrdí zodpovedná osoba podpisovým záznamom.

Za preukázateľný účtovný záznam sa považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov.

6.2. Kontrola vecnej správnosti účtovných dokladov

Súlad vecnej správnosti údajov a skutočností uvedených v účtovných dokladoch a hmotnej reality preveruje peňažnú sumu, množ­stvo, rozsah práce, dodržiavanie zmluvných podmienok. Vecnú správnosť potvrdí podpisom zodpovedný pracovník.

Kontroluje poverený zamestnanec.

6.3. Príprava pre zaúčtovanie účtovného dokladu

Zodpovedný účtovník ............... priradí doklad do príslušnej agendy a opatrí doklad interným číslom podľa účtovného systému v chronologickom poradí podľa poradia, v akom vstupujú do účtovného systému spoločnosti. Na doklade vykoná predkontáciu, t. j. označí účty, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje, a opatrí ich podpisom. Označenie účtovných dokladov, účtovných kníh a ostatných účtovných písomností a ich usporiadanie musí byť uskutočnené tak, aby bolo zrejmé, že sú kompletné a ktorého účtovného obdobia sa týkajú.

Opravy účtovných dokladov sa podľa § 34 zákona o účtovníctve, v účtovných knihách a v ostatných účtovných písomnostiach vykonajú, ak účtovný záznam je neúplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný.

Opravy sa musia vykonať tak, aby bolo možné vždy určiť zodpovednú osobu, ktorá je zodpovedná za opravu, ako aj za obsah pôvodného účtovného záznamu. Na opravu účtovného zápisu treba vždy vyhotoviť účtovný doklad.

6.4. Zákonné náležitosti účtovných dokladov

V zmysle § 10 zákona o účtovníctve je účtovný doklad definovaný ako preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať tieto náležitosti:

1. slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
2. obsah účtovného prípadu a označenie ich účastníkov,
3. peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
4. dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
5. dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
6. podpisový záznam osoby (§ 32 ods. 3 zákona o účtovníctve) zodpovednej za účtovný prípad účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jej zaúčtovanie,
7. označenie účtov, na ktorých účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistenej skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možné určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom, ktorý je zrozumiteľný v štátnom jazyku a umožňuje jednotlivo a v súvislostiach spoľahlivo a jednoznačne určiť obsah účtovných prípadov.

V nadväznosti na použité účtovné zásady, účtovné metódy a obsah účtovných záznamov a v nadväznosti na použité formy účtovných záznamov písomnou formou účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný, alebo v nadväznosti na technickú formu účtovný záznam vykonateľný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme.

Náležitosti obchodných listín podľa Obchodného zákonníka

Obchodný zákonník v § 3a ustanovuje, že každý podnikateľ je povinný vo svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme (ďalej len obchodné „dokumenty“) uvádzať:

• obchodné meno,
• sídlo alebo miesto podnikania,
• právnu formu právnickej osoby,
• identifikačné číslo, ak je pridelené,
• označenie registra, ...