Smernica určujúca paušalizáciu cestovných náhrad

Paušalizácia cestovných náhrad je upravená v § 34 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov. Zákon neustanovuje presný spôsob jej výpočtu. Táto právna norma však definuje, že zamestnávateľ je povinný prihliadať na zákonné nároky zamestnanca, ako aj na jeho oprávnené záujmy. V praxi sa výpočet často odvíja od predpokladaného počtu pracovných ciest a ich trvania, pričom napr. v prípade paušalizovanej náhrady za stravné sa zohľadňujú sumy stravného stanovené pre jednotlivé časové pásma.

Zákon nešpecifikuje, že by sa mala suma stravného za sledované obdobie deliť počtom všetkých pracovných dní vrátane platených sviatkov (fond pracovného času). Ak je však zamestnanec na takýchto cestách takmer každý (pracovný) deň, je to objektívny ukazovateľ. Základným predpokladom je, že výpočet by nemal viesť ku skresleniu skutočných nákladov na pracovné cesty. Ak zamestnanec nerealizuje cesty každý pracovný, resp. kalendárny deň, sme toho názoru, že zamestnávateľ by mal vychádzať pri stanovení paušálnej náhrady z reálneho počtu pracovných ciest a ich trvania v príslušných dňoch v mesiaci, čím zabezpečí spravodlivé a primerané krytie výdavkov zamestnanca.

Pri paušalizácii je možné určiť, ktoré typy náhrad sa budú priemerovať, prípadne, akým zamestnancom, za akých podmienok.

Časté chyby v praxi:

1. Zamestnávateľ paušalizáciu využíva primárne na obmedzenie nárokov zamestnancov, nie na administratívne zjednodušenie výkazov pracovných ciest, a preto pri určení paušálnej výšky nerešpektuje zákonné nároky zamestnanca.
2. Počiatočný výpočet paušálnej sumy nie je podložený žiadnymi výpočtami alebo dokumentáciou, ktoré by zdôvodnili jej výšku.
3. V prípade zmeny podmienok, za ktorých bola paušálna suma určená, sa výška tejto náhrady pravidelne neprehodnocuje a neupravuje.
4. Paušálna náhrada sa nemení ani v prípadoch, keď zamestnanec nie je prítomný v práci z dôvodu dovolenky, práceneschopnosti alebo iných prekážok, hoci bola pôvodne stanovená na celý počet pracovných alebo kalendárnych dní.

Poznámka:

Písomná dohoda o použití motorového vozidla na pracovnej ceste medzi zamestnancom a zamestnávateľom musí byť uzatvorená bez ohľadu na skutočnosť, akým spôsobom sa zamestnancovi poskytne náhrada výdavkov za použitie cestného motorového vozidla. Nie je preto dôležité, či sa zamestnancovi poskytuje suma základnej náhrady a náhrada výdavkov na PHL podľa prepočtu uvedeného v § 7 ZCN, prípadne, či sa mu poskytuje na základe dohody iná výška náhrady, a to náhrada v sume cestovného lístka za pravidelnú verejnú dopravu (§ 7 ods. 12 ZCN) alebo či sa vyplatí náhrada paušálnou sumou (§ 34 ZCN).

Vzor internej smernice:

Paušalizácia cestovných náhrad pre vybraný okruh zamestnancov

Údaje účtovnej jednotky:

Informácie o obsahu a vypracovaní smernice:

1. Cieľ smernice

S cieľom efektívnejšieho riadenia a zníženia administratívnej záťaže sa spoločnosť ABX, s.r.o. touto internou smernicou rozhodla upraviť pravidlá poskytovania cestovných náhrad formou paušalizácie. Dokument okrem iného v bode č. 4 definuje okruh zamestnancov, ktorých sa táto forma náhrady týka, typy pracovných ciest, spôsob výpočtu paušálnej sumy (bod č. 5), podmienky jej krátenia (bod č. 6), ako aj proces prehodnocovania výšky náhrady.

Postup stanovený firmou ABX je v súlade s § 34 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov. Vyplácané paušálne náhrady sú uznateľnými daňovými výdavkami pre zamestnávateľa a zároveň predstavujú príjem zamestnanca, ktorý nepodlieha dani z príjmov zo závislej činnosti.

Poznámka k náhradám nad rámec zákona:

Všeobecne platí, že ak zamestnávateľ poskytuje aj dobrovoľné (fakultatívne) náhrady – napríklad podľa § 5 ods. 3 ZCN (nenárokové stravné), § 6 ods. 2 ZCN (náhrady pri vzniku pracovného pomeru), § 9 ZCN (iné a zvýšené náhrady), § 11 ods. 2 ZCN (iné druhy komerčného poistenia) alebo § 14 ZCN (vreckové) – a tieto sú zahrnuté do paušálnej náhrady, je nutné predmetnú sumu rozdeliť na dve časti. Jedna časť musí pokrývať iba nárokové náhrady a druhá časť musí byť vyčlenená pre fakultatívne náhrady. Takéto rozdelenie je nevyhnutné pre správne daňové posúdenie z pohľadu zamestnanca aj zamestnávateľa.

Firma ABX však tieto ...