Personalista a ochrana osobných údajov

V tomto článku sa z praktického hľadiska zameriame na určité aspekty práce personalistu vzhľadom na požiadavky na ochranu osobných údajov stanovené Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „Nariadenie GDPR“), a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v platnom znení (ďalej len „zákon č. 18/2018 Z. z.“).

Každý zamestnávateľ spracúva o svojich zamestnancoch veľké množstvo osobných údajov. V prevažnej väčšine ide o údaje, ktorých spracúvanie ukladá zamestnávateľovi ako povinnosť zákon č. 311/2001 Z. z., zákon č. 461/2003 Z. z., zákon č. 580/2004 Z. z., ako aj mnohé iné právne predpisy. Zamestnancom zamestnávateľa, ktorý tieto osobné údaje pre zamestnávateľa spracúva a zároveň sa ako prvý oboznamuje s osobnými údajmi uchádzača o zamestnanie, je práve zamestnanec personálneho oddelenia – personalista. Prevažná väčšina zamestnávateľov má v dnešnej dobe zriadené personálne oddelenie, resp. zamestnáva personalistu ako osobu, ktorá vzhľadom na svoje znalosti, skúsenosti a odbornosť dokáže vybrať najvhodnejších zamestnancov, poskytuje poradenstvo zamestnancom zamestnávateľa vo veciach týkajúcich sa ich pracovného pomeru a zároveň je poverená na spracúvanie osobných údajov zamestnancov.

Obsah:

I. Povinnosti zamestnávateľa vo vzťahu k personalistovi z pohľadu GDPR

II. Ochrana osobných údajov v predzmluvných vzťahoch

III. Plnenie si povinností na úseku ochrany osobných údajov počas trvania pracovného pomeru zamestnanca – dotknutej osoby

IV. Plnenie si povinností na úseku ochrany osobných údajov pri a po skončení pracovného pomeru zamestnanca – dotknutej osoby

I. Povinnosti zamestnávateľa vo vzťahu k personalistovi z pohľadu GDPR

Personalista je z pohľadu Nariadenia GDPR osobou, ktorá v mene zamestnávateľa spracúva osobné údaje dotknutých osôb – zamestnancov (tzv. „poverená osoba“). Nariadenie GDPR v zmysle čl. 29 (resp. § 36 zákona č. 18/2018 Z. z.) umožňuje, aby v mene prevádzkovateľa (zamestnávateľa) spracúvala osobné údaje iná osoba než prevádzkovateľ vtedy, ak:

• táto bola prevádzkovateľom poverená na spracúvanie osobných údajov: Nariadenie GDPR výslovne neukladá povinnosť písomne poveriť poverenú osobu na spracúvanie osobných údajov. Prevádzkovateľ ale musí byť schopný preukázať, že toto poverenie bolo udelené (s poukazom na čl. 5 ods. 2 Nariadenia GDPR);