Smernica pre vedenie pokladnice obce

Názov obce

Smernica č. XX/20XX

pre vedenie pokladnice obce

Schvaľovanie:

Starosta ÚJ VS podľa § 13 ods. 5 zákona č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov schvaľuje

Smernicu pre vedenie peňažných prostriedkov obce

PRVÁ ČASŤ
ÚVODNÉ USTANOVENIA

I. článok
Základné a všeobecné ustanovenia

Cieľom smernice je stanoviť postup pri vedení pokladnice obce, hmotnej zodpovednosti zamestnanca obce za stav peňažnej hotovosti v pokladnici obce, jeho náplň činnosti za jej vedenie, a to s cieľom vytvorenia jednotného a efektívneho systému riadenia, organizácie, kontroly stavu a pohybu peňažných prostriedkov v hotovosti z dôvodu zabezpečenia hospodárnosti, efektívnosti, účinnosti a účelnosti pri hospodárení s verejnými financiami a realizácie finančnej operácie alebo jej časti v kontexte dodržiavania rozpočtu obce na príslušný rozpočtový rok.

Smernica je vypracovaná na základe právnej úpravy účtovníctva v Slovenskej republike, a to predovšetkým na základe týchto právnych noriem:

• zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov,
• opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, ÚJ VS a vyššie územné celky,
• zákona č. 394/2012 Z. z. o obmedzení platieb v hotovosti,
• zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonovZákon č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov.,
• zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.

Definícia pojmov:

• účtovnou jednotkou je obec,
• účtovným obdobím je kalendárny rok,
• pokladničná hotovosť predstavuje peňažnú hotovosť držanú v pokladniciach obce s cieľom uspokojenia jej každodenných potrieb,
• peniaze a mince sú platobným prostriedkom a sú prostriedkom na obstaranie materiálu, tovaru a služieb pre uspokojenie potrieb obce,
• ekvivalenty peňažnej hotovosti sú:

Šeky prijaté namiesto hotovosti, poukážky na odber tovaru a služieb, výplaty vo výplatných vreckách, depozity neodovzdané príjemcom, ceniny. Príjem šekov znamená formu príjmu, pretože po ich predložení peňažnému ústavu sa hodnota uvedená na šeku vyplatí obci buď v peňažných prostriedkoch, alebo prevodom na bankový účet vedený v peňažnom ústave.

Poukážky na odber tovaru a služieb nahrádzajú obci príjem do pokladnice, ktorý
bol uskutočnený pred poskytnutím tovaru a služieb (najskôr sa uskutoční predaj poukážok za peňažné prostriedky, odber tovaru alebo služieb sa uskutoční až následne výmenou za poukážky).

Výplaty vo výplatných vreckách predstavujú v obci časť peňažných prostriedkov, ktorá je určená na úhradu mzdy zamestnancom.

Depozity neodovzdané príjemcovi tvoria tú časť peňažných prostriedkov obce, ktoré sú určené konkrétnemu príjemcovi.

Ceniny obce sú poštové známky, kolky, stravné lístky, telefónne karty a karty, ktoré majú hodnotu, z ktorej sa bude čerpať po ich vydaní do používania.

• Prvotné doklady: bločky z registračnej pokladnice, daňové doklady – faktúry, rozhodnutia, zmluvy, mzdové listy atď.
• Pokladničný doklad (príjmový/výdavkový pokladničný doklad) obsahuje údaje o osobe, od ktorej obec peňažnú hotovosť prijala alebo ktorej osobe obec peňažnú hotovosť vyplatila z pokladnice v hotovosti. Pokladničný doklad vyhotovený elektronickou registračnou pokladnicou nie je účtovným dokladom, ale je to doklad o predaji v hotovosti, ktorý sa povinne odovzdáva kupujúcemu.

Účtovným dokladom sa stane po doplnení náležitostí podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve ako:

• Označenie dokladu (slovné/číselné)
• Obsah účtovného prípadu
• Označenie účastníkov účtovného prípadu
• Dátum vyhotovenia účtovného dokladu
• Dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia účtovného dokladu
• Peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva
• Podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v ÚJ VS a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie v ÚJ VS
• Označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje (účtovné zápisy)
• Vytváranie analytických účtov k syntetickým účtom

Účtovné doklady a vedenie pokladnice musí byť správne, úplné, preukázateľné a zrozumiteľné.

Použité skratky:

• AÚ – analytický účet,
• BT – bežný transfer,
• NKÚ SR – Najvyšší kontrolný úrad SR,
• PPD – príjmový pokladničný doklad,
• ŠR – štátny rozpočet,
• VPD – výdavkový pokladničný doklad,
• VPPD – valutový príjmový pokladničný doklad,
• VVPD – valutový výdavkový pokladničný doklad.

II. článok
Ocenenie peňažnej hotovosti, cenín a deň účtovného prípadu

Obec oceňuje peniaze v hotovosti alebo ceniny menovitou hodnotou, ktorá je na nich uvedená:

• ku dňu uskutočnenia účtovného prípadu [§ 25 ods. 1 písm. c) bod 1, ods. 6 písm. c) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve],
• ku dňu, ku ktorému obec zostavuje účtovnú závierku (§ 27 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve),
• k inému dňu v priebehu účtovného obdobia spôsobom podľa § 27 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, ak sa to vyžaduje osobitným predpisom – zákon č. 483/2001 Z. z., zákon č. 566/2001 Z. z., zákon č. 594/2003 Z. z.

Deň uskutočnenia účtovného prípadu je deň, v ktorom dôjde výplate hotovosti, prevzatiu hotovosti, nákupu, predaju peňažných prostriedkov v cudzej mene, k zisteniu manka v pokladnici.

Peňažné prostriedky v hotovosti vyjadrené v cudzej mene obec prepočítava na eurá referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska, a to:

• v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný prípad,
• v deň, ku ktorému ÚJ VS zostavuje účtovnú závierku.

Na ocenenie prírastku cudzej meny nakúpenej za menu euro sa použije kurz, za ktorý bola táto cudzia mena nakúpená, alebo referenčný kurz v deň uzatvorenia obchodu. Na ocenenie prírastku cudzej meny v mene euro nakúpenej za inú cudziu menu sa použije hodnota inej cudzej meny v eurách alebo na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije tiež referenčný kurz v deň uzatvorenia obchodu. Vyššie uvedený postup sa nepoužije pri poskytovaní alebo prijatí preddavkov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Na ocenenie úbytku rovnakej cudzej meny v hotovosti obec použije na prepočet cudzej meny na eurá aritmetický priemer alebo spôsob, keď prvá cena na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách. Obec používa zvolenú účtovnú metódu používania kurzov na všetky účtovné prípady v rámci daného obchodu.

III. článok
Pôsobnosť smernice

Táto smernica sa vzťahuje na zamestnancov obce, ktorí prichádzajú do kontaktu s peňažnými prostriedkami, ich ekvivalentmi a ceninami. Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov obce.

DRUHÁ ČASŤ
Zásady vedenia pokladníc obce

Za vedenie pokladnice, t. j. evidovanie peňažných prostriedkov v tuzemskej mene a v zahraničnej mene v hotovosti, cenín je zodpovedný zamestnanec obce, s ktorým obec uzatvára dohodu o hmotnej zodpovednosti.

Súčasťou dohody je aj náplň činnosti zodpovednej osoby, ktorá prichádza do styku s peňažnými prostriedkami, ceninami a je zameraná na tieto činnosti:

• vykonávanie základnej finančnej kontroly finančných operácií, ktorých sa to týka,
• na vedenie evidencie o stave a pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín v pokladničných knihách,
• na zabezpečovanie prepočtu cudzej meny na menu euro v prípade valutovej pokladnice,
• na zabezpečovanie slovného a číselného označenia účtovných dokladov podľa § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, vnútorného predpisu o obehu účtovných dokladov ÚJ VS a podľa § 14 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve,
• na vykonávanie účtovných zápisov na pokladničných dokladoch – účtovných dokladoch,
• na vyhotovenie pokladničných dokladov – účtovných dokladov a za ich formálnu správnosť,
• na označovanie účastníkov účtovného prípadu na účtovných dokladoch – pokladničných dokladoch,
• na zabezpečovanie dopĺňania pokladničnej hotovosti v pokladniciach a cenín,
• na sledovanie limitu pokladničnej hotovosti a zabezpečovanie odvodu pokladničnej hotovosti do peňažného ústavu/z peňažného odvodu,
• za dodržiavanie obmedzenia platieb v hotovosti,
• v určených pokladničných hodinách zabezpečuje príjem a výdaj peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín na základe schválených dokladov zodpovednej osoby za účtovný prípad,
• na odovzdávanie pokladničných dokladov a účtovných záznamov z pokladničných kníh zodpovednému zamestnancovi za ich zaúčtovanie v účtovníctve ÚJ VS,
• archiváciu účtovných dokladov.

IV. článok
Evidencia peňažných prostriedkov v pokladnici

Pohyb, konečný zostatok peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín vykazuje zodpovedný zamestnanec v pokladničných knihách (pokladnica – tuzemská, valutová, cenín, podnikateľská) podľa potrieb obce, vedie ich osobitne pre každú cudziu menu a druh ceniny.

Pokladničné knihy majú prepisovú formu, pričom kópiu z prepisovej formy odovzdáva zodpovedná osoba za vedenie pokladnice s pokladničnými dokladmi zodpovednej osobe za účtovanie v obci§ 31, § 32 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve..

Zápisy v pokladničnej knihe sa členia na príjmy a výdavky, priebežné položky_,Účet 261 – Peniaze na ceste. ktoré zaznamenáva zodpovedný zamestnanec na základe účtovných dokladov – prvotných dokladov, a o prevode peňažných prostriedkov v hotovosti z pokladnice na bankový účet a naopak. Príjmom sa rozumie prírastok peňažných prostriedkov alebo prírastok ekvivalentov peňažných prostriedkov obce. Výdavkom sa rozumie úbytok peňažných prostriedkov alebo úbytok ekvivalentov peňažných prostriedkov v účtovnej jednotke. Priebežnou položkou sa myslia peniaze na ceste, a to medzi bankovým účtom a pokladnicou, bankovými účtami navzájom.

Zodpovedný zamestnanec zapisuje do pokladničných kníh obce stavy a pohyby peňažných prostriedkov v pokladniciach obce ihneď pri ich príjme alebo výdaji v období, s ktorým časovo a vecne súvisia, a to na základe prvotného dokladu, ktorým je doložený pohyb, stav peňažných prostriedkov. Stav a pohyb peňažnej hotovosti, cenín preukazuje obec ich evidenciou v pokladničných knihách.
V pokladničných knihách sú uvedené zápisy pokladničných dokladov, ktoré sú dôkazom pohybu a stavu peňažnej hotovosti za účtovné obdobie.

Stav peňažných prostriedkov v pokladniciach nesmie byť nahradený potvrdenkami alebo úpismi.

Zodpovedný zamestnanec vykonáva účtovné zápisy v pokladničných knihách písomne (perom), čím zaručuje ich trvanlivosť, alebo technickým zápisom. Jednotlivé strany pokladničných kníh majú očíslované strany a sú označené identifikačnými znakmi obce (názov obce, sídlo obce, IČO).

Zamestnanec nemôže vykonávať účtovné zápisy mimo pokladničných kníh alebo vykonávať zápisy do pokladničných kníh, ktoré nevznikli, zatajovať ich alebo ich nezapísať.§ 6 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, § 2 opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obec a vyššie územné celky.Účtovné zápisy v pokladničných knihách sú zapisované zodpovedným zamestnancom chronologicky, tým zamestnanec obce preukazuje zapísanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období.

Nie je dovolené používať značky. Účtovné zápisy nie je možné robiť nečitateľným prečiarknutím, nie je dovolené robiť také zmeny, z ktorých nie je možné zistiť, či boli urobené pri pôvodnom zápise alebo neskoršie. Ak vzniknú v pokladničných knihách medzi jednotlivými účtovnými zápismi voľné riadky alebo prázdne plochy, treba tieto voľné miesta v pokladničných knihách prečiarknuť, ak sa vedú v prepisovej forme.

Jednotlivé pokladničné knihy obsahujú stavy peňažnej hotovosti alebo cenín ku dňu, ku ktorému sa otvára hlavná kniha obce, súhrnné príjmy a výdavky peňažnej hotovosti, a to minimálne raz za mesiac, zostatky peňažnej hotovosti a stavy ku dňu, ku ktorému sa zostavuje obec účtovnú závierku.

Zamestnanec uzatvára každú pokladničnú knihu priebežne, a to 1-krát mesačne§ 11 ods. 2 a § 12 ods. 1 písmeno b) zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. a raz do mesiaca poskytuje údaje z pokladničných kníh na zaúčtovanie do účtovných kníh obce (denník, hlavná kniha). Do mesačného obratu zodpovedný zamestnanec nezaráta zostatok peňažnej hotovosti z predchádzajúceho mesiaca z dôvodu, aby sa tento zostatok nepremietol do obratu v hlavnej knihe pri prenose údajov z pokladničných kníh do denníka a hlavnej knihy, pretože obec účtuje v sústave podvojného účtovníctva.

Pokladničné knihy v obci slúžia ako pomocná evidencia – analytické účty a zostáva v dispozícii v pokladnici obce.

Opravy zápisov v pokladničných knihách§ 34 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. musí zodpovedný zamestnanec vykonávať bezodkladne po zistení, že účtovný záznam uvedený v pokladničných knihách nie je úplný, nepreukázateľný, nesprávny alebo nezrozumiteľný. Zodpovedný zamestnanec prečiarkne pôvodný záznam, ktorý vedie k nečitateľnosti (resp. nezrozumiteľnosti), tenkou čiarou, uvedie správne údaje s uvedením dátumu vykonania opravy, priezvisko a podpisový záznam zodpovedného zamestnanca, ktorý túto opravu vykonal.

Výber/vklad peňažných prostriedkov v hotovosti je zodpovedná osoba povinná nahlasovať v banke prostredníctvom emailu v súlade s obchodnými podmienkami banky. Výber/vklad peňažných prostriedkov môže zamestnanec obce zrealizovať na základe formulára „Žiadosť o výber/vklad peňažnej hotovosti v banke“ podpísaného zodpovednou osobou za účtovný prípad. Táto osoba musí byť oprávnená disponovať s peňažnými prostriedkami na bankovom účte podľa podpisového vzoru. Informáciou o týchto transakciách je doklad o vklade, výbere hotovosti, prevodný príkaz v banke, výpis z bankového účtu.

Zoznam pokladničných kníh§ 14 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.^:

1. Pokladničná kniha 1 – tuzemská,
2. Pokladničná kniha 2 – valutová,
3. Pokladničná kniha 3 – cenín,
4. Pokladničná kniha 4 – podnikateľská činnosť.

Tieto pokladničné knihy sú uvedené v zozname účtovných kníh obce.

V účtovnom rozvrhu obce sú pokladničné knihy uvedené:

1. 211 001 Pokladnica 1 – tuzemská,
2. 211 002 Pokladnica 2 – valutová,
3. 211 003 Pokladnica 3 – cenín,
4. 211 004 Pokladnica 4 – podnikateľská činnosť.

Peňažné sumy uvedené na analytických účtoch, zriadené obcou k súvahovým účtom 211 – Pokladnica, 213 – Ceniny, 261 – Peniaze na ceste musia zodpovedať príslušným súhrnným peňažným sumám začiatočným stavov, obratov strany MD a Dal, konečných zostatkov a konečných stavov syntetických účtov, ku ktorým sa analytické účty vedú.

Zodpovedný zamestnanec po ukončení účtovného obdobia (k 31. 12.) odovzdá zodpovednému zamestnancovi za účtovanie na archiváciu pokladničnú knihu s ostatnými účtovnými záznamami§ 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve..

Zamestnanec zodpovedaný za účtovanie vykazuje počiatočné stavy, pohyby a konečné zostatky peňažných prostriedkov, cenín na účtoch: 211 AÚ – Pokladnica§ 40 opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obec a vyššie územné celky., 213 AÚ – Ceniny, 261 AÚ – Peniaze na ceste v účtovných knihách obce.

Konečný zostatok na účte 211 – Pokladnica sa vykazuje na konci účtovného obdobia v účtovnej závierke obec v súvahe ako súčasť obežného majetku na riadku 086.

Konečný zostatok na účte 213 – Ceniny sa vykazuje na konci účtovného obdobia v účtovnej závierke obce v súvahe ako súčasť obežného majetku na riadku 087.

Účet 261 – Peniaze na ceste – môže vykazovať zostatok aktívneho alebo pasívneho charakteru, ktorý sa inventarizuje a podľa tohto charakteru sa vykazuje na konci účtovného obdobia v účtovnej závierke obec v súvahe ako súčasť finančných účtov v oblasti obežného majetku na riadku 088.

V. článok
Pokladničné doklady

Zodpovedná osoba za vedenie pokladnice je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje§ 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. – účtovný prípad.

Pokladničné doklady sú:

• Príjmový pokladničný doklad (PPD),
• Výdavkový pokladničný doklad (VPD),
• Interný doklad (ID).

Pokladničné doklady musia byť označené názvom obce, IČO, identifikáciou osoby, ktorá peňažné prostriedky, ceniny prijala, resp. vydala. Na pokladničný doklad sa uvedie stručný opis účtovného prípadu, dátum vystavenia pokladničného dokladu, poradové číslo uvedené v pokladničnej knihe, podpis príjemcu peňažných prostriedkov, cenín a podpis zodpovedného zamestnanca.

Pokladničné doklady musia spĺňať náležitosti účtovného dokladu, ktoré sú:

• slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
• obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
• peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
• dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
• dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
• podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
• označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Na každú pokladničnú operáciu vyhotoví zodpovedná osoba samostatný pokladničný doklad na základe:

• požiadavky na poskytnutie preddavku na drobný nákup,
• vyúčtovania drobného nákupu (bločky, daňové doklady – faktúry),
• cestovného príkazu, vyúčtovania služobnej cesty (bločky, daňové doklady – faktúry),
• výplatnej listiny,
• požiadavky na poskytnutie preddavku na reprezentačné výdavky,
• požiadavky na poskytnutie preddavku na riešenie nevyhnutnej havarijnej situácie.

Ak príloha pokladničného dokladu pozostáva z viacerých prvotných dokladov, zodpovedná osoba overí, či je konečná suma správne uvedená na ...