Smernica pre vedenie pokladnice obce

Názov obce

Smernica č. XX/20XX

pre vedenie pokladnice obce

Schvaľovanie:

Starosta obce podľa § 13 ods. 5 zákona č. 369/1990 Zb. o obecnom zriadení v znení neskorších predpisov schvaľuje

Smernicu pre vedenie pokladničných prostriedkov

PRVÁ ČASŤ
ÚVODNÉ USTANOVENIA

Článok I
Účel

Cieľom smernice je stanoviť postup pri vedení tuzemskej a valutovej pokladnice, hmotnej zodpovednosti za stav pokladničnej hotovosti a náplň činnosti zodpovedného zamestnanca
za vedenie pokladnice, a to za účelom vytvorenia jednotného a efektívneho systému riadenia, organizácie a kontroly pohybu peňažných prostriedkov. Smernica je vypracovaná na základe právnej úpravy účtovníctva v Slovenskej republike, a to predovšetkým na základe týchto právnych noriem:

• zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov
• opatrenia MF SR č. MF/16786/2007-31, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre rozpočtové organizácie, príspevkové organizácie, štátne fondy, obce a vyššie územné celky
• zákona č. 394/2012 Z. z. o obmedzení platieb v hotovosti
• zákona č. 502/2001 Z. z. o finančnej kontrole a vnútornom audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov [1]
• zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách

Definícia pojmov:

• Peňažné prostriedky: bankovky a mince.
• Ekvivalenty peňažnej hotovosti:

Ide o šeky prijaté namiesto hotovosti, poukážky na odber tovaru a služieb, výplaty
vo výplatných vreckách, depozity neodovzdané príjemcom, ceniny. Príjem šekov znamená formu príjmu, pretože po ich predložení peňažnému ústavu sa hodnota uvedená na šeku vyplatí obci buď v peňažných prostriedkoch, alebo prevodom na bankový účet vedený v peňažnom ústave.

Poukážky na odber tovaru a služieb nahrádzajú obci príjem do pokladnice, ktorý
bol uskutočnený pred poskytnutím tovaru a služieb (najskôr sa uskutoční predaj poukážok za peňažné prostriedky, odber tovaru alebo služieb sa uskutoční až následne výmenou za poukážky).

Výplaty vo výplatných vreckách predstavujú v obci časť peňažných prostriedkov, ktorá je určená na úhradu mzdy zamestnancom.

Depozity neodovzdané príjemcovi tvoria tú časť peňažných prostriedkov obce, ktoré sú určené konkrétnemu príjemcovi.

• Ceniny:

Ide o poštové známky, kolky, stravné lístky, telefóne karty a karty, ktoré majú hodnotu, z ktorej sa bude čerpať po ich vydaní do používania.

• Menovitá hodnota je cena, ktorá je uvedená na peňažných prostriedkoch a ceninách.
• Prísne zúčtovateľné tlačivá sú tlačivá, ktoré nenadobúdajú cenu spravidla až vtedy, keď sú vydané. V prípade straty môžu byť zneužité v neprospech obce.
• Prvotné doklady: bločky z registračnej pokladnice, daňové doklady – faktúry, rozhodnutia, zmluvy atď.

Použité skratky:

• AÚ – analytické účty,
• BT – bežný transfer,
• NKÚ – Národný kontrolný úrad,
• PPD – príjmové pokladničné doklady,
• ŠR – štátny rozpočet,
• VPD – výdavkové pokladničné doklady,
• VPPD – valutové príjmové pokladničné doklady,
• VVPD – valutové výdavkové pokladničné doklady.

Článok II
Pôsobnosť

Táto smernica sa vzťahuje na zamestnancov obce, ktorí prichádzajú do kontaktu s peňažnými prostriedkami, ich ekvivalentmi a ceninami. Smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov obce.

Článok III
Zásady vedenia pokladnice

Za vedenie pokladnice, t. j. evidovanie peňažných prostriedkov v tuzemskej mene a v zahraničnej mene v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív je zodpovedný zamestnanec obce, s ktorým obec uzatvára dohodu o hmotnej zodpovednosti.

Súčasťou dohody je aj náplň činnosti zodpovednej osoby, ktorá prichádza do styku s peňažnými prostriedkami, ktorá zahŕňa tieto činnosti:

• vedenie evidencie o pohybe peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív,
• vyhotovenie pokladničných dokladov a zodpovednosť za ich formálnu správnosť,
• vedenie pokladničnej knihy, do ktorej zapisuje stav a pohyb peňažných prostriedkov, ekvivalentov peňažných prostriedkov, cenín,
• zabezpečovanie prepočtu cudzej meny na menu euro,
• zabezpečovanie číslovania pokladničných dokladov,
• zabezpečovanie dopĺňania pokladničnej hotovosti, cenín, prísne zúčtovateľných tlačív,
• sledovanie limitu pokladničnej hotovosti a následné zabezpečovanie odvodu pokladničnej hotovosti do peňažného ústavu,
• v určených pokladničných hodinách zabezpečuje príjem a výdaj peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín, prísne zúčtovateľných tlačív,
• zabezpečovanie dodržiavania obmedzenia platieb v hotovosti,
• vykonávanie predbežnej finančnej kontroly finančných operácií, ktorých sa to týka,
• odovzdávanie pokladničných dokladov a účtovných záznamov z pokladničných kníh zodpovednému zamestnancovi za ich zaúčtovanie v účtovníctve obce.

DRUHÁ ČASŤ
PREDMET SMERNICE

EVIDENCIA PEŇAŽNÝCH PROSTRIEDKOV

Pohyb a konečný zostatok peňažných prostriedkov v hotovosti, cenín a prísne zúčtovateľných tlačív vedie zodpovedný zamestnanec v účtovných knihách (pokladničná kniha, valutová pokladničná kniha, kniha cenín), pričom pre každú cudziu menu, druh ceniny a prísne zúčtovateľného tlačiva sa vedie osobitne.

Účtovné knihy – pokladničné knihy majú prepisovú formu, pričom kópiu z prepisovej formy odovzdáva zodpovedná osoba za vedenie pokladnice s pokladničnými dokladmi zodpovednej osobe za účtovanie v obci [3].

Zápisy v pokladničnej knihe sa členia na príjmy a výdavky, priebežné položky,[4] ktoré zaznamenáva zodpovedný zamestnanec na základe účtovných dokladov – prvotných dokladov, a o prevode peňažných prostriedkov v hotovosti z pokladnice na bankový účet a naopak.

Zodpovedný zamestnanec zapisuje pohyb peňažných prostriedkov v pokladnici ihneď pri ich príjme alebo výdaji, a to na základe prvotného dokladu, ktorým je doložený pohyb peňažných prostriedkov [5].

Stav v pokladnici nesmie byť nahradený potvrdenkami alebo úpismi.

Zodpovedný zamestnanec vykonáva účtovné zápisy v účtovných knihách písomne (perom), čím zaručuje ich trvanlivosť.

Nie je dovolené používať značky. Účtovné zápisy nie je možné robiť nečitateľným prečiarknutím, nie je dovolené robiť také zmeny, z ktorých nie je možné zistiť, či boli urobené pri pôvodnom zápise alebo neskoršie.

Ak vzniknú v pokladničných knihách medzi jednotlivými účtovnými zápismi voľné riadky alebo prázdne plochy, treba tieto voľné miesta v pokladničných knihách prečiarknuť.

Jednotlivé strany pokladničných kníh majú očíslované strany a sú označené identifikačnými znakmi obce (Názov obce, sídlo obce, IČO).  

Zodpovedný zamestnanec uzatvára každú pokladničnú knihu priebežne, a to 1-krát mesačne [6]. Zodpovedný zamestnanec eviduje v pokladničnej knihe počiatočný stav peňažných prostriedkov za príslušný mesiac, úhrn príjmov a výdavkov za príslušný mesiac a konečný zostatok peňažných prostriedkov ku koncu mesiaca. 

Opravy zápisov v pokladničných knihách [7] musí zodpovedný zamestnanec vykonávať bezodkladne po zistení, že účtovný záznam uvedený v pokladničných knihách nie je úplný, nepreukázaný, nesprávny alebo nezrozumiteľný. Zodpovedný zamestnanec prečiarkne pôvodný záznam, ktorý vedie k nečitateľnosti (resp. nezrozumiteľnosti), tenkou čiarou, uvedie správne údaje s uvedením dátumu vykonania opravy, priezvisko a podpisový záznam zodpovedného zamestnanca, ktorý túto opravu vykonal.

Pokladničné knihy v obci slúžia ako pomocná evidencia – analytické účty a zostáva v dispozícii v pokladnici obce. Zodpovedný zamestnanec  po ukončení účtovného obdobia
(k 31. 12.) odovzdá zodpovednému zamestnancovi za účtovanie na archiváciu pokladničnú knihu s ostatnými účtovnými záznamami [8].

Zoznam pokladničných kníh [9]:

1. Pokladničná kniha – tuzemská,
2. Pokladničná kniha – valutová,
3. Pokladničná kniha – cenín.

Zodpovedný zamestnanec za účtovanie vykazuje počiatočné stavy, pohyby a konečné zostatky peňažných prostriedkov, cenín na účtoch: 211 AÚ – Pokladnica [10], 213 AÚ – Ceniny, 261 AÚ – Peniaze na ceste. 

Konečný zostatok na účte 211 – Pokladnica sa vykazuje na konci účtovného obdobia v účtovnej závierke obce v súvahe ako súčasť obežného majetku v riadku 086.  

Konečný zostatok na účte 213 – Ceniny sa vykazuje na konci účtovného obdobia v účtovnej závierke obce v súvahe ako súčasť obežného majetku v riadku 087.

Účet 261 – Peniaze na ceste – môže vykazovať zostatok aktívneho alebo pasívneho charakteru, ktorý sa inventarizuje a podľa tohto charakteru sa vykazuje na konci účtovného obdobia v účtovnej závierke obce v súvahe ako súčasť finančných účtov v oblasti obežného majetku v riadku 088.