Smernica o zásadách obstarania zásob, ich oceňovanie a účtovanie spôsobom A – Materiál (Digitálne účtovníctvo)

Údaje účtovnej jednotky:

Informácie o obsahu a vypracovaní smernice:

Znenie smernice:

1. Cieľ smernice

Cieľom tejto smernice je vymedziť druh zásob, ktorý predstavuje v spoločnosti materiál, spôsob jeho oceňovania a metódy, ktoré účtovná jednotka používa v účtovníctve, a spôsob jeho účtovania v digitálnej a elektronickej podobe. Táto smernica stanovuje postup oceňovania zásob pri prvom vykázaní zásob, obehu a spotreby materiálu a jeho inventarizácie, rovnako aj kontroly dodržiavania právnych predpisov z pohľadu daní a účtovníctva pre zobrazenie skutočnosti pri zabezpečení všetkých účtovných zásad pri zvolenej metóde účtovania spôsobom A v zmysle zákona o účtovníctve.

Hlavným cieľom smernice je stanoviť povinnosť a postup o zásadách obstarávania, oceňovania a účtovania obstarania, spotreby, pohybu zásob v účtovnej jednotke a ich zaznamenanie v elektronickej podobe v účtovnej evidencii spoločnosti.

2. Členenie zásob – materiálu v účtovnej jednotke a ich ocenenie v účtovníctve

Zásoby predstavujú významnú položku obežného majetku podniku. Ich výška a podiel na celkovom majetku spoločnosti závisí od charakteru činnosti účtovnej jednotky. Táto smernica upravuje spotrebiteľské zásoby; v postupoch účtovania § 17 ods. 3 a 4 sa materiálom rozumejú:

• Suroviny – materiál, ktorý sa vo výrobnom procese transformuje na výrobok a jeho podstatu (upresní každá účtovná jednotka podľa skutočnosti).
• Pomocné látky – materiál, ktorý prechádza do výrobku, ale netvorí jeho podstatu (upresní každá účtovná jednotka podľa skutočnosti).
• Prevádzkové látky – materiál, ktorý sa nestáva súčasťou výrobku, ale je potrebný na zabezpečenie výrobného procesu (upresní každá účtovná jednotka podľa skutočnosti).
• Náhradné diely – predmety určené k uvedeniu majetku do pôvodného stavu. Ide o aktíva, ktoré nemajú samostatné použitie (upresní každá účtovná jednotka podľa skutočnosti).
• Obaly – slúžia na ochranu nakupovaného materiálu, tovaru a vlastných výrobkov predovšetkým pri preprave (upresní každá účtovná jednotka podľa skutočnosti).

(Poznámka autora: Odporúčame, aby každá účtovná jednotka spresnila jednotlivé druhy materiálu ako zásoby a ich kategórie v zmysle svojej činnosti a uviedla ich v tejto časti smernice tak, aby smernica odrážala skutočnosť a požiadavky každej účtovnej jednotky individuálne. Odporúča sa priložiť aj rozčlenenie zásob spolu s kategóriami a podkategóriami zásob tak, ako účtovná jednotka vedie svoju evidenciu v ekonomickom systéme.)

Táto smernica určuje, že za materiál sa považujú zásoby účtované na účtoch:

• majetkový účet:
• 112 – Materiál na sklade
• 119 – Materiál na ceste
• kalkulačný účet:
• 111 – Obstaranie materiálu
• nákladový účet:
• 501 – Spotreba materiálu
• 513 – Náklady na reprezentáciu
• 542 – Predaný materiál
• 543 – Dary
• 549 – Manká a škody

Táto smernica určuje, že zásoby účtovná jednotka oceňuje podľa zákona o účtovníctve:

Táto smernica určuje, že pre ocenenie materiálu rovnakého druhu účtovná jednotka používa metódu:

Váženého aritmetického priemeru

Na sklade účtovná jednotka oceňuje priemernou obstarávacou cenou, ktorá bola zistená ako vážený aritmeticky priemer z obstarávacích cien alebo z vlastných nákladov a množstva zásob na sklade. Ocenenie skladových zásob rovnakého druhu sa tak v priebehu času mení, a preto účtovná jednotka prepočítava priemernú cenu zásob priebežne po každom príjme.

Úbytok zásob zo skladu sa uskutočňuje v priemerných obstarávacích cenách, v ktorých sú zásoby evidované.

Vzorec:

FIFO (First in First out)

Pri tejto metóde účtovná jednotka zaznamenáva poradie dodávok materiálu a ich ceny. Najskôr účtovne vyskladňuje zásoby v cene prvej dodávky a potom nasledujúce. Neprihliada sa na to, či bola fyzicky vydaná prvá dodávka.

Účtovná jednotka zaokrúhľuje zásoby na dve desatinné miesta matematicky.

V tejto časti smernice si účtovná jednotka zvolí jednu z metód, pričom uvedie popis podľa nastavenia jej ekonomického systému alebo ekonomických systémov, ktoré používa pri vedení a účtovaní zásob materiálu. Odporúča sa uviesť aj použité matematické vzorce a spôsob zaokrúhľovania.

Táto smernica určuje, že pre ocenenie materiálu v cudzej mene postupuje takto:

Zásoby vyjadrené v cudzej mene prepočítava účtovná jednotka na eurá referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo NBS v deň prechádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu.

3. Evidencia obehu zásob

Táto smernica určuje, že evidenciu materiálu, jeho pohybu a vedenie skladových kariet účtovná jednotka zabezpečuje používaním ekonomického systému:

V tejto časti smernice účtovná jednotka uvedie názov a dodávateľa ekonomického systému alebo ekonomických systémov, ktoré používa pri vedení a účtovaní zásob materiálu.

Evidencia materiálu spoločnosti v elektronickej podobe je uložená:

C:\Windows\System32\uctovnictvo\data\XXX.mdb (uvedie úplnú cestu v operačnom systéme alebo serveri, v prípade cloudu sa uvedie cesta k umiestneniu externého úložného dátového priestoru, s prevádzkovateľom a veľkosťou kapacity úložného priestoru).

Účtovné doklady v elektronickej podobe účtovná jednotka uchováva:

C:\Windows\System32\uctovnictvo\doklady 2022 (uvedie úplnú cestu v operačnom systéme alebo serveri, v prípade cloudu sa uvedie cesta k umiestneniu externého úložného dátového priestoru, s prevádzkovateľom a veľkosťou kapacity úložného priestoru).

Zálohovanie dát je uskutočňované pravidelne (uviesť periodicitu: denne, týždenne, prípadne uviesť správcu systému alebo cloudové úložisko, kde sa dáta uchovávajú).

Účtovná jednotka dbá na dodržiavanie postupov pri vytváraní účtovných záznamov skladovej evidencie v zmysle bodu 6. Smernice číslo XX/2022 – Smernica o vedení účtovníctva účtovnej jednotky – Digitálne účtovníctvo a zaväzuje sa dodržiavať všetky postupy stanovené touto smernicou.

Obeh účtovných dokladov týkajúcich sa skladovej evidencie:

• príjemky materiálu – pri fyzickom príjme materiálu na sklad,
• výdajky materiálu – pri fyzickom výdaji a vyskladnení materiálu,
• prevodky materiálu – pri prevode materiálu medzi skladmi účtovnej jednotky,
• doklady z ORP alebo VRP – pri vyskladnení materiálu predajom,
• interné doklady – pri inventarizačných rozdieloch, škodách, bezodplatnom nadobudnutí materiálu, oceňovacie rozdiely, tvorba opravných položiek a iné účtovné prípady, ktoré sa neúčtujú na ostatných typoch dokladov.

V tejto časti smernice účtovná jednotka uvedie okruh dokladov ekonomického systému alebo ekonomických systémov, ktoré používa pri vedení evidencie zásob materiálu a účtovníctva, s popisom, kedy sa používajú.

Príjemky na sklad

Zodpovedný skladník vystaví príjemku zásob s potrebnými náležitosťami účtovného dokladu a opatrí doklad interným číslom platným v danom účtovnom období. Pri prevzatí zásob na sklad sa zápis do skladových kariet vykonáva priebežne počas vyhotovenia príjemky, doklad vyhotovuje prostredníctvom ekonomického systému, zápis príjemky je automaticky zapísaný na príslušné karty zásob.

Účtovný záznam predkontuje v zmysle postupov účtovania zodpovedný účtovník. Príjemku zásob spolu s prílohami uloží a sprístupní v agende Zásoby – Príjem poverenému pracovníkovi ekonomického úseku, ktorým je vedúci ekonomického úseku alebo štatutárny orgán spoločnosti. Účtovná jednotka popíše tvorbu účtovného záznamu podľa skutočnosti a praxe ako vytvára účtovné doklady, v prípade, ak pri účtovaní používa účtovná jednotka automatické účtovanie prednastavené k príslušnému dokladu a ...