Smernica o realizácii zahraničných pracovných ciest zamestnancov školy

Riaditeľ školy ____ (uviesť názov a adresu školy podľa § 21 ods. 1 zákona č. 596/2003 Z. z. o štátnej správe v školstve a školskej samospráve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov) na účely zabezpečenia jednotného postupu pri realizácii zahraničných pracovných ciest zamestnancov školy a vyúčtovania cestovných náhrad v súvislosti so zahraničnými pracovnými cestami ustanovuje:

Čl. 1

PREDMET ÚPRAVY

Táto smernica upravuje plánovanie, prípravu, organizačné a finančné zabezpečenie zahraničných pracovných ciest financovaných z rozpočtu školy alebo prípadne financovaných z projektov, grantových a dotačných schém či iných verejných zdrojov a proces vyúčtovania cestovných náhrad podľa zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce a osobitného predpisu, ktorým je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“).

Čl. 2

VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1. Táto smernica sa vzťahuje na:

1. zamestnancov v pracovnom pomere na ustanovený týždenný pracovný čas alebo na kratší pracovný čas,
2. zamestnancov v pracovno-právnom vzťahu so školou na základe niektorej z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je úhrada cestovných náhrad v dohode výslovne uvedená.

2. Podľa tejto smernice sa postupuje aj pri zahraničných pracovných cestách hradených čiastočne alebo úplne z finančných prostriedkov a programov Európskej únie alebo z finančných prostriedkov v rámci štrukturálnych fondov, projektov, grantov a medzinárodných partnerstiev.

3. Podľa tejto smernice sa postupuje aj pri organizácii výletov (zájazdov), exkurzií s rôznym tematickým zameraním, športových výcvikov a iných podujatí organizovaných školou v zahraničí, ktorých sa zúčastnia zamestnanci a žiaci školy.

4. Riaditeľa školy na zahraničnú pracovnú cestu (ďalej ako „ZPC“) vysiela štatutárny zástupca zriaďovateľa školy. Zamestnancov školy na ZPC vysiela riaditeľ školy.

Čl. 3

VYMEDZENIE POJMOV

1. ZPC sa rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do zahraničia vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty.

2. Nástupom na ZPC a miestom skončenia ZPC na účely tejto smernice je miesto pravidelného pracoviska, ak sa z organizačných dôvodov nedohodne s vysielanou osobou inak.

3. Vysielanou osobou na účely tejto smernice sa rozumie pedagogický zamestnanec školy, odborný zamestnanec školy alebo iný zamestnanec školy, ktorému bol schválený návrh na vyslanie na zahraničnú pracovnú cestu, ktorý tvorí prílohu č. 1 tejto smernice.

4. Pravidelným pracoviskom na účely tejto smernice sa rozumie miesto výkonu práce písomne dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohode o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

5. Cestovným príkazom sa na účely tejto smernice rozumie písomný doklad, na základe ktorého štatutárny zástupca zamestnávateľa alebo ním poverená osoba vysiela zamestnanca na ZPC a stanovuje podmienky ZPC, dáva súhlas na poskytnutie preddavku na náhrady a zároveň slúži na vyúčtovanie cestovných výdavkov, musí mať náležitosti účtovného dokladu; cestovný príkaz sa vystavuje na každú ZPC samostatne.

Čl. 4

NÁVRH NA VYSLANIE NA ZPC

1. Návrh na ZPC sa predkladá najneskôr do 10 pracovných dní pred uskutočnením ZPC.

2. V prípade, ak je návrh na ZPC predložený oneskorene, príslušný vedúci zamestnanec svojím podpisom uvedie, či súhlasí alebo nesúhlasí so ZPC aj v prípade, ak nebola dodržaná lehota predloženia návrhu na ZPC. Ak príslušný vedúci zamestnanec vyjadrí v návrhu nesúhlasné stanovisko, ZPC sa neuskutoční.

3. Spolu s návrhom na ZPC predkladá vysielaná osoba aj pozvánku (resp. výzvu, oznámenie a pod.) s programom cesty, konkrétne špecifikovaným účelom ZPC, prípadne ďalšie informácie, ktoré majú vplyv na schválenie ZPC a určenie výdavkov na realizáciu ZPC (najmä informácie o úhrade cestovného, termíny a časy preferovaných dopravných spojení, ubytovania, stravného, účastníckych poplatkov a pod.).

4. V prípade akcií organizovaných školou podľa čl. 5 tejto smernice, ktoré sa realizujú v zahraničí, vrátane pobytov spojených s výučbou cudzieho jazyka, výmenných pobytov a účasti na medzinárodných športových, umeleckých, predmetových a iných súťažiach konaných v zahraničí vysielaná osoba predkladá plán finančného a organizačného zabezpečenia školskej akcie v zahraničí, ktorej súčasťou môže byť napr. aj pozvanie partnerskej školy zo zahraničia.

5. Návrhy na ZPC bez predloženia podkladov uvedených v čl. 4 ods. 3 a 4 tejto smernice nebudú schválené.

Čl. 5

AKCIE A INÉ SÚČASTI VÝCHOVNO-VZDELÁVACIEHO PROCESU ORGANIZOVANÉ ŠKOLOU PODĽA ŠKOLSKÉHO
VZDELÁVACIEHO PROGRAMU ALEBO S ÚČASŤOU ŽIAKOV
A ZÁSTUPCOV ŠKOLY V ZAHRANIČÍ

1. Pri akciách organizovaných školou do zahraničia pripadá najviac 15 žiakov na jedného pedagogického zamestnanca, ktorý zaisťuje bezpečnosť a ochranu zdravia žiakov.

2. Škola organizuje výlety, exkurzie, jazykové kurzy, športové výcviky, kurzy pohybových aktivít v prírode a ďalšie aktivity, ktoré majú byť realizované v zahraničí v súlade s § 30 ods. 6 zákona č. 245/2008 Z. z. o výchove a vzdelávaní (školský zákon) a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 6 vyhlášky č. 223/2022 Z. z. o základnej škole a smernicou Ministerstva školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky č. 49/2023 o organizovaní športového výcviku a kurzu pohybových aktivít v prírode.

3. Žiaci zúčastňujúci sa výletov (zájazdov), exkurzií, súťaží, športových výcvikov, jazykových kurzov, kurzov pohybových aktivít a iných podujatí v zahraničí sú povinní uhradiť náklady s tým spojené po odpočítaní dotácií a príspevkov, na ktoré majú nárok.

4. Žiak zúčastňujúci sa podujatia v zahraničí musí mať európsky preukaz zdravotného poistenia a uzatvorené poistenie liečebných nákladov v zahraničí. V rámci cestovného poistenia je zákonnému zástupcovi odporúčané uzavrieť aj úrazové poistenie do zahraničia, pripoistenie batožiny, pripoistenie zodpovednosti za škodu a asistenčné služby.

5. Pred každým pobytom v zahraničí organizovaným školou v rámci iných súčastí výchovno-vzdelávacieho procesu s ohľadom na charakter pobytu riaditeľ školy vo vzťahu k zúčastneným pedagogickým zamestnancom a nepedagogickým zamestnancom určí rozsah priamej výchovno-vzdelávacej činnosti, ostatných činností súvisiacich s priamou výchovno-vzdelávacou činnosťou, rozsah práce nadčas, neaktívnu časť pracovnej pohotovosti a aktívnu časť pracovnej pohotovosti.

6. Zamestnávateľ dbá na také rozvrhnutie pracovného času, aby bol zabezpečený nepretržitý dozor nad zúčastnenými žiakmi. Podľa podmienok ZPC podľa čl. 5 ods. 5 určených riaditeľom školy sa posudzujú aj nároky pedagogických zamestnancov a nepedagogických zamestnancov zúčastnených na ZPC.

Čl. 6

ZABEZPEČENIE A FINANCOVANIE ZPC

1. Spracovaný návrh na ZPC svojím podpisom schváli riaditeľ školy v súlade so smernicou o postupe pri výkone finančnej kontroly v zmysle zákona č. 357/2015 Z. z. o finančnej kontrole a audite a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov v platnom znení.

2. Zamestnávateľ pred nástupom zamestnanca na ZPC poskytne vysielanej osobe preddavok do sumy predpokladaných náhrad výdavkov na:

a) stravné,

b) vedľajšie výdavky v rozsahu najmä:

1. parkovné, poplatky za garážovanie, diaľničné poplatky a poplatky za vstup do tunela, poplatok za úschovu batožiny;
2. mestská taxa, pokiaľ nie je zahrnutá v cene ubytovania;
3. účastnícky (registračný) poplatok v prípade, že ho nie je možné uhradiť bezhotovostne pred začiatkom ZPC;
4. poplatky za nutné telefonické hovory súvisiace s výkonom práce.

Za potrebné vedľajšie výdavky nemožno považovať výdavky spojené s občerstvením a pohostením, výdavky na nákup darčekov, kvetov, upomienkových predmetov, úhradu pokuty za dopravný priestupok v súvislosti s použitím motorového vozidla na pracovnej ceste, výdavky za občerstvenie na hotelovej izbe z tzv. minibaru, výdavky za fitness a wellness v hoteli a pod. O rozsahu potrebných vedľajších výdavkov rozhoduje zamestnávateľ.

c) ubytovanie – vo vzťahu ku kategórii ubytovania sa dodržiavajú zásady maximálnej hospodárnosti a efektívnosti vynakladania finančných prostriedkov pridelených zo štátneho rozpočtu;

d) cestovné – prostriedky na úhradu cestovných lístkov v mieste konania ZPC sa môžu poskytovať formou preddavku a po ukončení ZPC musí byť najneskôr do 10 dní vykonané zúčtovanie preddavku na základe predloženia dokladov (alebo potvrdení o platbe) preukazujúcich oprávnenosť uplatnenia cestovných výdavkov.

3. Preddavok na náhrady v eurách sa poskytne pri krajinách eurozóny. Preddavok na náhrady v príslušnej cudzej mene sa poskytne pri krajinách mimo eurozóny alebo v eurách v prípade, že daná mena nie je dostupná, alebo po dohode so zamestnancom. Ak bol preddavok poskytnutý v eurách, tak jeho vyúčtovanie a prípadný rozdiel je vyplácaný v eurách, ak nie je dohodnuté inak. Ak bol preddavok poskytnutý v cudzej mene, tak jeho vyúčtovanie a prípadný rozdiel je vyplácaný v cudzej mene, ak nie je dohodnuté inak.

4. Náhrady nákladov za ...