Registratúrny poriadok a Registratúrny plán školy

Vzor

PRE ŠKOLY

Registratúrny poriadok a Registratúrny
plán školy ............. so sídlom .........

ORIENTAČNÝ VZOR

Vnútorný akt riadenia č. ......./202x

Čl. 1

Úvodné ustanovenia, pôsobnosti registratúrneho poriadku

1. Registratúrny poriadok školy alebo školského zariadenia upravuje postup školy (alebo školského zariadenia) pri správe registratúry, a to spravidla pri disponovaní so záznamami pôvodcu spisu (účtovnej jednotky, t.j. školy alebo školského zariadenia) a spismi, ako aj pri pravidelnom vyraďovaní spisov.

2. Riaditeľka/riaditeľ ako štatutárny orgán školy (ďalej v texte Registratúrneho poriadku ako riaditeľ) dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia registratúrneho poriadku a plánu, respektíve prílohovej časti, ktorá je bližšie definovaná v záverečnej časti tohto registratúrneho poriadku.

3. Lehota uloženia sa schvaľuje pri schvaľovaní registratúrneho plánu. Registratúrny záznam sa nesmie vyradiť pred uplynutím schválenej lehoty uloženia.

4. Správu registratúry spravidla zabezpečuje administratívny zamestnanec poverený vedením registratúrneho denníka, ako aj správou registratúrneho strediska v zmysle nasledujúcich ods. 10 až 13 tohto článku (pozn. autora: škola je povinná si zriadiť vlastné registratúrne stredisko a poveriť administratívneho zamestnanca správou registratúry).

5. Škola spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, administratívny zamestnanec vyhotoví záznam o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry, ktorý predloží riaditeľovi.

6. Dozor nad vyraďovaním spisov, vrátane špeciálnych druhov registratúrnych záznamov organizácie vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom Štátneho archívu (v príslušnom sídle archívu podľa kraja).

7. Škola vedie záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán školy.

8. Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“), sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.

9. Pedagogickú dokumentáciu školy alebo školského zariadenia (pozn. autora: teda triedna kniha, triedny výkaz, katalógový list žiaka, osobný spis dieťaťa, denník evidencie odborného výcviku, denný záznam školského zariadenia, denník výchovnej skupiny) je možné viesť ako elektronické dokumenty, ktoré sú autorizované kvalifikovaným elektronickým podpisom, pričom sa pripojí kvalifikovaná elektronická časová pečiatka (pozn.: vzory schvaľuje a zverejňuje Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu Slovenskej republiky).

10. Zoznam špeciálnych druhov registratúrnych záznamov na pedagogickom úseku našej školy obsahuje spravidla:

Osobný spis žiaka:

Pedagogická dokumentácia obsahuje: Záujmové útvary, Triedny výkaz, Klasifikačný záznam, Triedna kniha, Triedna kniha školského klubu detí, triedny výkaz, katalógový list žiaka, osobný spis dieťaťa, denník evidencie odborného výcviku, denný záznam školského zariadenia, denník výchovnej skupiny, denný poriadok (materské školy), zápisnice z rokovaní, záznam z pedagogického diagnostikovania a aj dokumentácia o aktivitách podľa školského zákona.

Účtovníctvo: hlavná kniha, denník, pomocné účtovné knihy, saldokontá, došlé faktúry, vystavené faktúry, objednávky, žiadanky, knihy faktúr a objednávok, uzatvorené zmluvy a pod.

Zoznam špeciálnych druhov registratúrnych záznamov na úseku riaditeľa školy: Kronika....

Vnútorné riadiace akty: pokyny, vnútorné predpisy ako smernice, príkazy a poriadky či opatrenia vydané riaditeľom školy.

11. Správu registratúry na úseku riaditeľa školy a pedagogickom úseku školy zabezpečuje ...... (určí sa interne).

12. Správu registratúry na ekonomicko-správnom úseku školy zabezpečuje písomne poverený zamestnanec, ktorému riaditeľ školy vymedzí rozsah právomoci a zodpovednosť pri správe registratúry, a to .......... (určí sa interne).

13. Správu registratúrneho strediska zabezpečuje písomne poverený zamestnanec, ktorému riaditeľ školy vymedzí rozsah právomoci a zodpovednosť ...... (určí sa interne).

14. Registratúrny denník za všetky úseky vedie ......... (určí sa interne).

15. Škola spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví poverený zamestnanec za daný úsek zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje riaditeľ školy. V prípade potreby škola pristúpi k rekonštrukcii spisu.

16. Poverený zamestnanec pred rozviazaním pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá nadriadenému spisy a evidenčné pomôcky.

17. Tento registratúrny poriadok sa vzťahuje aj na zamestnancov v skrátenom pracovnom pomere, ako aj fyzické osoby vykonávajúce prácu mimo pracovného pomeru.

18. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov školy vykonáva Štátny archív v Meste ....... pracovisko .......... (pozn. autora: určí sa interne podľa sídla školy a školského zariadenia, v prípade pochybností odporúčame obrátiť sa na Slovenský národný archív so žiadosťou o metodickú pomoc vo veci miestnej príslušnosti).

Pozn.: Administratívny zamestnanec prijíma zásielky, ktoré boli organizácii doručené alebo ich prevzal zamestnanec organizácie osobne a sú adresované organizácii; na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia. Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy označí odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doplneným podrobným časovým údajom o prijatí. Ústne podania môže prijímať každý zamestnanec organizácie. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá administratívnemu zamestnancovi na zaevidovanie v denníku. Administratívny zamestnanec skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi;prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte.

Čl. 2

Základné pojmy

1. Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti školy alebo jej bola doručená.

2. Registratúrny záznam (dokument) je informácia, ktorú škola zaevidovala v registratúrnom denníku (evidovaná pôvodcom registratúry).

3. Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri tej istej skutočnosti od pôvodcu registratúry.

4. Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.

5. Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

6. Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov.

7. Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy školy do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

8. Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.

9. Pôvodca registratúry je škola ....., z činnosti ktorej vzniká registratúra.

10. Lehota uloženia je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť.

11. Spis je registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci.

Čl. 3

Prijímanie zásielok

1. Zásielkou je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry a odosielanie zásielok; v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“) je miestom, ktoré zabezpečuje prijímanie a spravidla aj evidenciu doručených zásielok. Ak nie je zriadená podateľňa, na príjem neelektronických zásielok sa určí pracovisko, ktoré plní povinnosti podateľne, alebo zamestnanec, ktorý plní povinnosti podateľne.

2. Informácie o podmienkach prijímania zásielok sa zverejňujú na webovom sídle, a to ........ alebo na úradnej tabuli pôvodcu (pozn.: ak ide o samosprávu obcí a miest).

3. Prijímanie elektronických zásielok upravuje § 1 až § 3 novelizovanej vyhlášky č. 410/2015 Z. z.

4. Elektronický systém správy registratúry je prepojený s centrálnou elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.

5. Pôvodca skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Ak nie je možné elektronický záznam zobraziť používateľsky zrozumiteľným spôsobom a možno z neho zistiť adresu odosielateľa, pôvodca o tom odosielateľa informuje a uvedie dátové formáty, v ktorých elektronické zásielky prijíma.

6. Škola prijíma elektronické zásielky prostredníctvom elektronickej schránky ..... (určí sa interne), elektronickej pošty ....... . Elektronický systém správy registratúry je prepojený s centrálnou elektronickou podateľňou a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.

7. Škola prijíma elektronické zásielky v dátových formátoch DOC, PDF (.pdf), JPG, XLS, RTF, IMG. Ak je elektronická zásielka doručená v inom dátovom formáte, považuje sa za nedoručenú.

8. Neelektronické zásielky prijíma riaditeľ školy, v prípade jeho neprítomnosti zamestnanec s písomným poverením, ak sú adresované škole; na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia.

9. Riaditeľ školy, prípadne písomne poverený zamestnanec skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi; prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte.

10. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis (Poštové podmienky k poštovým službám vydané poštovým podnikom).

Čl. 4

Triedenie zásielok

1. Triedenie a otváranie zásielok upravuje § 5 vyhlášky č. 410/2015 Z. z.

2. Riaditeľ školy, prípadne písomne poverený zamestnanec triedi zásielky na:
a) zásielky, ktoré sa otvoria a následne zaevidujú,
b) zásielky, ktoré sa otvoria a pridelia priamo určenému zamestnancovi školy (pozn.: ekonómka/ekonóm alebo administratívny zamestnanec, ktorý vedie ich evidenciu),
c) zásielky, ktoré sa odovzdávajú adresátom neotvorené; to neplatí, ak zásielka bola doručená prostredníctvom elektronickej schránky,
d) noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré nemajú formu listu.

3. Riaditeľ školy, prípadne písomne poverený zamestnanec neotvára súkromné zásielky, zásielky, na ktorých je uvedené, že sa nesmú otvárať, zásielky adresované riaditeľovi školy, zásielky, ktoré nie sú adresované škole; takéto zásielky sa na obálke označia odtlačkom prezentačnej pečiatky. Príjemca neotvorenej zásielky zodpovedá za jej ďalšiu manipuláciu v súlade s ustanoveniami tohto predpisu.

4. Za súkromnú sa považuje každá zásielka, na ktorej je meno a priezvisko adresáta uvedené pred názvom školy.

5. Triedenie zásielok sa vykonáva podľa adresátov. Ak nemožno z označenia zistiť, komu je zásielka určená, určí sa adresát podľa obsahu zásielky.

6. O pridelení neotvorených zásielok vedie riaditeľ školy, prípadne písomne poverený zamestnanec evidenciu. Otváranie takýchto zásielok, s výnimkou súkromných zásielok, vykonáva riaditeľ školy alebo ním poverený zamestnanec.

7. Obálka sa uschováva do uzatvorenia spisu. Trvalo pripojená k prijatému záznamu zostáva, ak:

a) záznam nie je datovaný alebo ak sa jeho dátum podstatne líši od podacej pečiatky poštového podniku na obálke,
b) adresa odosielateľa je uvedená len na obálke,
c) má dátum podania zásielky právny účinok,
d) je na obálke odtlačok prezentačnej pečiatky a
e) ide o zásielku doručenú na návratku.

8. Prijímateľ skontroluje obsah, formát, bezpečnosť a možnosť zobrazenia používateľsky vnímateľným spôsobom doručeného elektronického záznamu. Ak doručený elektronický záznam obsahuje chybný dátový formát, škodlivý kód alebo počítačový program, ktorý môže spôsobiť škole škodu na programovom vybavení alebo ním spracúvaných informáciách (ďalej len „chybný elektronický záznam“), škola ho zničí. V takomto prípade sa chybný elektronický záznam považuje za nedoručený. O tejto skutočnosti škola informuje bezodkladne odosielateľa chybného elektronického záznamu, ak z neho bolo možné zistiť adresu.

9. Overený doručený elektronický záznam škola prevedie do listinnej podoby.

10. Elektronickú kópiu zo záznamu v listinnej podobe a naopak vytvára škola tak, aby obsahovala pôvodné označenie originálu záznamu a aby bola zabezpečená jednoznačná väzba medzi týmito záznamami.

11. Noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, cenníky, katalógy, všeobecne záväzné predpisy, technické normy ani pozvánky, ktoré nemajú formu listu, sa odtlačkom prezentačnej pečiatky neoznačujú.

Čl. 5
Označovanie prijatých záznamov
a ich zaradenie do obehu

1. Označovanie prijatých záznamov upravuje § 6 a § 10 vyhlášky č. 410/2015 Z. z.

2. Prijatý elektronický záznam sa vytlačí v papierovej forme a písomne označí slovom „kópia“, prijatý neelektronický záznam sa označí prezentačnou pečiatkou školy.

3. Na prijaté neelektronické záznamy riaditeľ školy, prípadne písomne poverený zamestnanec odtlačí prezentačnú pečiatku, ktorej vzor tvorí prílohu č. 2 tohto predpisu. V odtlačku prezentačnej pečiatky vyznačí dátum doručenia, počet príloh a evidenčné číslo záznamu, ak sa zaeviduje do registratúrneho denníka. Ďalšie údaje do odtlačku prezentačnej pečiatky vpíše spracovateľ.

4. Riaditeľ školy, prípadne poverený zamestnanec vyznačí na prijatom zázname ceninu, ak k nemu bola priložená, vyznačí jej nominálnu hodnotu a počet kusov. Zásielku odovzdá ekonómovi/ekonómke školy alebo úseku .......... (upraví sa interne).

5. Ak sa po otvorení zásielky zistí, že záznam je určený inému adresátovi, uvedie sa na obálke dátum jej otvorenia, priezvisko a podpis zamestnanca, ktorý ju otvoril. Pôvodná obálka sa vloží spolu s podaním do novej obálky a odošle sa správnemu adresátovi alebo sa vráti odosielateľovi.

6. Prijaté záznamy ako zmluvy, dohody, rozsudky, platobné rozkazy, predvolania na súdne pojednávanie a vykonávacie protokoly sa označia prezentačnou pečiatkou na poslednej zadnej strane.

7. Elektronické záznamy sa odovzdávajú spracovateľovi vytlačené. Spracovateľ je zodpovedný za ochranu záznamov, ktoré prevzal.

8. Ak sa z prijatého elektronického záznamu vytvorí neelektronická kópia, označí sa v pravom hornom rohu slovom „kópia“, dátumom prijatia a identifikátormi pôvodného prijatého elektronického záznamu z registratúrneho denníka .... (pozn.: alebo z inej evidencie, určí sa).

9. Neelektronická kópia sa odtlačkom prezentačnej pečiatky školy neoznačí.

10. Záznam evidovaný v agendových systémoch alebo iných systematických evidenciách sa považuje za riadne zaevidovaný a nepodlieha evidencii v registratúrnom denníku.

11. Pre každý kalendárny rok sa otvára nový registratúrny denník, ktorý sa označí názvom pôvodcu a rokom; registratúrny denník organizačnej zložky pôvodcu sa označí aj jej názvom. Registratúrny denník sa uzatvára v posledný kalendárny deň alebo pracovný deň kalendárneho roka. Ak sa v registratúrnom denníku používajú skratky a rozlišovacie znaky, uvedie sa na jeho poslednej zadnej strane ich zoznam s vysvetlivkami; to neplatí pri vedení registratúrneho denníka prostredníctvom elektronického systému správy registratúry.

Čl. 6
Evidovanie záznamov a spisov bez
využitia elektronického systému správy registratúry

1. Evidovanie záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry upravuje ustanovenie § 9 vyhlášky č. 410/2015 Z. z.

2. Škola vedie evidenciu záznamov a spisov bez využitia elektronického systému správy registratúry centralizovaným spôsobom prostredníctvom registratúrneho denníka.

3. Pre každý kalendárny rok sa prvý pracovný deň otvára nový registratúrny denník. Registratúrny denník sa uzatvára posledný pracovný deň roka. Registratúrny denník sa uzatvára zápisom „uzatvorené číslom“, pripojí sa dátum, odtlačok úradnej podlhovastej nápisovej pečiatky, meno, priezvisko a podpis príslušného vedúceho zamestnanca útvaru.

4. Škola ďalej využíva na evidovanie záznamov a spisov osobitné systematické evidencie a agendové systémy:

na úseku riaditeľa/zástupcu riaditeľa školy:

Rozhodnutia riaditeľa školy

Materiály do zastupiteľstva, komisie (určí sa interne podľa charakteru školy)

Registratúrny denník

Uzatvorené zmluvy a dodatky k nim

Verejné obstarávanie

Oblasť bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci

Hygiena .....

Výsledky kontrol (vonkajšie kontroly, audity, MF SR, Najvyšší kontrolný úrad Slovenskej republiky, školské úrady a inšpekcie, Ministerstvo školstva, vedy, výskumu a športu SR, Inšpekcia práce, hygiena, Regionálne úrady verejného zdravotníctva, kontroly bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci, finančné kontroly a podobne).

Materiály na rokovania so zriaďovateľom

........

na pedagogickom úseku:

Vzdelávacie poukazy

Vzdelávanie zamestnancov školy

Dopravné pre žiakov

Neprevzaté vysvedčenia
Rodičovské združenia

.......

na ekonomickom úseku:

Revízie

Rozpočet

Daňové výkazy

Výkazy preddavkov na poistné na verejné zdravotné poistenie zamestnávateľa

Mesačné výkazy poisteného a príspevkov na sociálne poistenie

Prihlásenie/odhlásenie do zdravotnej a Sociálnej poisťovne

Práceneschopnosti zamestnancov

Evidencia cenín (stravné lístky), Evidencia sociálneho fondu

Evidencia cestovných príkazov

Evidenčné listy dôchodkového poistenia, Štatistické výkazy

Žiadosti do zamestnania

........

5. V registratúrnom denníku sa evidujú všetky záznamy, ktoré sú podnetom pre otvorenie spisu. Do registratúrneho denníka sa preevidujú aj záznamy, ktorým bol zrušený stupeň utajenia.

6. V registratúrnom denníku sa vypĺňajú všetky údaje podľa predtlače. Chybný zápis sa škrtne takým spôsobom, aby zostal čitateľný (pozn.: bližšie o oprave chýb uvádza čl. 8).

7. Registratúrne záznamy patriace do spisu eviduje spracovateľ na osobitnom tlačive s označením „Obsah spisu“, ktoré vzor tvorí Prílohu č. ..... tohto registratúrneho poriadku a je neoddeliteľnou súčasťou spisu.

8. Prvý registratúrny záznam spisu zaevidovaný do registratúrneho denníka sa zároveň zapíše do obsahu spisu bez uvedenia poradového čísla. Do tlačiva „Obsah spisu“ sa zaeviduje v poradí druhý registratúrny záznam v rámci spisu pod poradovým číslom 001. Obsah spisu sa uzatvára podčiarknutím posledného registratúrneho záznamu a zápisom „Uzatvorené dňa ...., počet listov ...., spracoval .... (upraví sa interne).

9. Číslo záznamu obsahuje číslo spisu bez označenia školy a poradové číslo z obsahu spisu.

10. Ak sa do denníka alebo obsahu spisu eviduje registratúrny záznam, ktorého elektronický originál zostáva uložený v elektronickej schránke, vyznačí sa v denníku alebo obsahu spisu aj čas prijatia/odoslania takéhoto záznamu.

11. Škola vedie evidenciu záznamov osobnej zložky žiaka, ktorá je ...