Registratúrny poriadok – zásady do praxe z kontrol z minulých rokov

Oblasť registratúry prešla v roku 2023 a na prelome rokov 2023 a 2024 novelizáciou. Dotkneme sa v príspevku vybraných ustanovení, ktoré sa menili. Primárne upozorníme, že sa zadefinovala zásielka ako pojem a tiež podateľňa. Zásielkou je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry a odosielanie zásielok; v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry je miestom, ktoré zabezpečuje prijímanie a spravidla aj evidenciu doručených zásielok. Ak nie je zriadená podateľňa, na príjem neelektronických zásielok sa určí pracovisko, ktoré plní povinnosti podateľne, alebo zamestnanec, ktorý plní povinnosti podateľne.

Novinka pre pôvodcov registratúry pre rok 2024 (novelizácia vyhlášky č. 410/2015 Z. z. Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu):

Je potrebné dodať, že informácie o podmienkach prijímania zásielok sa zverejňujú na webovom sídle alebo na úradnej tabuli pôvodcu.

Od 1. januára 2024 platí, že pri hodnotení hodnovernosti záznamu sa prihliada na vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť záznamu od okamihu jeho vzniku.

Vierohodnosť pôvodu záznamu sa preukazuje uvedením jednoznačného identifikátora entity registratúry, autorizáciou záznamu, úplnými štruktúrovanými údajmi o obsahu, štruktúre a väzbách elektronického záznamu. Neporušenosť obsahu je zabezpečená, ak zaslaním alebo transformáciou záznamu nenastala zmena obsahu zaznamenaných skutočností v zázname.

Čitateľnosť záznamu je zabezpečená, ak je obsah záznamu zrakom vnímateľný, rozlíšiteľný a obsahovo zrozumiteľný.

Evidenciu a manipuláciu registratúrnych záznamov upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné právne predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (pozn.: napr. sťažnosti, zmluvy, interné predpisy, účtovné záznamy, záznamy personálnej agendy, agenda protispoločenskej činnosti či žiadostí o prístup k informáciám). Podateľňa a registratúrne stredisko sú organizačne začlenené do administrácie v súlade s organizačným poriadkom. Každý vedúci zamestnanec dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval predpisy pri správe registratúry (pozn.: ustanovenia vami spracovaného a účinného registratúrneho poriadku/plánu), a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.

Subjekt verejnej správy spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, správca registratúry vyhotoví zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia podpisuje vedúci zamestnanec, respektíve zodpovedný zamestnanec. V prípade potreby zamestnanec pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.

Zamestnanec pri rozviazaní pracovného pomeru alebo zmene pracovného zaradenia protokolárne odovzdá vedúcemu zamestnancovi alebo ním poverenému zamestnancovi spisy, evidenčné pomôcky, príp. pečiatky a pečatidlá, ak ich mal pridelené. Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov subjektu vykonáva príslušný archívny orgán (pozn. autora: pre jednotku územnej samosprávy/verejnej správy štátny archív s regionálnou pôsobnosťou, resp. Slovenský národný archív). Subjekt územnej samosprávy i verejnej správy či štátnej správy vedie evidenciu záznamov výlučne v štátnom jazyku Slovenskej republiky.

Novelizácia od 1. januára 2024: Ako postupovať v roku 2024 pri konzervovaní a reštaurovaní archívneho dokumentu?

Pred konzervovaním alebo reštaurovaním archívneho dokumentu a po ich uskutočnení sa vyhotoví protokol o stave archívneho dokumentu a o ...