Účtovanie cestovných náhrad v podvojnom a jednoduchom účtovníctve

Zákon o cestovných náhradách upravuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri presne vymedzených právnych úkonoch a presne vymedzenému okruhu osôb, druhy cestovných náhrad, stanovenie sumy v cudzej mene, preddavky na cestovné náhrady a ich výpočet v cudzej mene a ďalšie skutočnosti týkajúce sa cestovných náhrad. Zamestnanec je povinný do desiatich pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok, najdlhšie to môže vykonať do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená. Z účtovného hľadiska sa najčastejšie za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad, ktorý zamestnávateľ stanovuje v internej smernici, považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad.

Podľa § 4 ods. 1 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patria nasledovné náhrady:

a) náhrada preukázaných cestovných výdavkov,

b) náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,

c) stravné,

d) náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,

e) náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.

V príspevku uvádzame účtovanie cestovných náhrad v sústave:

• podvojného účtovníctva v súlade s opatrením MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy účtovania v PÚ“);
• jednoduchého účtovníctva v súlade s opatrením MF SR č. MF/27076/ 2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy účtovania v JÚ“).

Z pohľadu účtovania pracovných ciest a cestovných náhrad je rozhodujúce stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu a prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene a v mene euro.

1. Stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu

Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa § 2 ods. 1 postupov účtovania v PÚ a postupov účtovania v JÚ je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti.

Pri pracovných cestách nie je osobitne určený deň uskutočnenia účtovného prípadu. Záleží na účtovnej jednotke, aby si zvolila kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice, čím sa zvolený postup stane pre ňu záväzným.

Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky podklady týkajúce sa služobnej cesty. Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách, podľa ktorého je zamestnanec povinný do desiatich pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak nie je v kolektívnej zmluve alebo v písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na náhrady skončená.

2. Prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene a v mene euro

2.1 ...