5. Povinnosť zamestnávateľa viesť a uchovávať evidenciu o zamestnancoch

Zamestnávateľ v súvislosti s poskytovaním mzdy vedie rôzne evidencie.

Povinnosť vedenia evidencie na daňové účely, na účely zdravotného poistenia a na účely sociálneho poistenia a náležitosti týchto evidencií sú stanovené zákonom.

Základným dokladom evidencie je mzdový list zamestnanca. Je vhodné, aby mzdové listy v praxi obsahovali všetky náležitosti, ktoré je zamestnávateľ povinný evidovať v zmysle právnych predpisov, t. j.:

• v zmysle Zákonníka práce – údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o vykonaných zrážkach a o celkovej cene práce,
• v zmysle zákona o dani z príjmov – údaje pre zdaňovanie príjmov zo závislej činnosti,
• v zmysle zákona o sociálnom poistení – údaje potrebné pre účely evidencie na starobné poistenie, starobné dôchodkové sporenie,
• v zmysle zákona o zdravotnom poistení – údaje potrebné pre zdravotné poistenie.

5.1. Evidencia na daňové účely

V zmysle § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov je zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ je povinný viesť mzdové listy pre každú fyzickú osobu, ktorej poskytuje príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov, t. j. pre zamestnancov v pracovnom pomere, pre osoby vykonávajúce práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, osoby vykonávajúce závislú prácu na základe iných zmlúv, iné osoby, ktorým poskytuje zdaniteľný príjem, napr. bývalým zamestnancom príjem zo sociálneho fondu. Mzdové listy nie ...