Cestovné náhrady a vyúčtovanie preddavkov

Obsah:

1. Povinnosť zamestnávateľa poskytovať preddavok

2. Forma poskytovania preddavku

3. Spôsob poskytovania preddavku

4. Preddavok vo vzťahu k mene

5. Preddavok na stravné pri zahraničnej pracovnej ceste alebo pri vyslaní do členského štátu Európskej únie v inej mene a prepočet

6. Vyúčtovanie náhrad vo vzťahu k mene

7. Zaokrúhľovanie pri vyúčtovaní náhrad

8. Lehoty na vyúčtovanie náhrad

9. Splatnosť cestovných náhrad

10. Najčastejšie chyby pri poskytovaní preddavku na náhrady a ich vyúčtovaní

Úvod

Podľa § 145 ods. 1 Zákonníka práce zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi za podmienok ustanovených osobitným predpisom cestovné náhrady, náhrady sťahovacích výdavkov a iných výdavkov, ktoré mu vzniknú pri plnení pracovných povinností. Osobitným predpisom v tomto prípade je zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“, ktorý rieši problematiku poskytovania primeraného preddavku na výdavky, ktoré vzniknú zamestnancovi v súvislosti s konanou pracovnou cestou alebo s ďalšími pracovnoprávnymi inštitútmi/skutočnosťami, napr. dočasné pridelenie, vyslanie do členského štátu Európskej únie, vznik pracovného pomeru, výkon práce v zahraničí) a s ním súvisiaca problematika. Výdavky zamestnanca spojené s konanou pracovnou cestou alebo inými pracovnoprávnymi inštitútmi/skutočnosťami musí znášať zamestnávateľ a zamestnanec nie je povinný vynakladať na pracovné cesty alebo na iné pracovnoprávne inštitúty/skutočnosti svoje vlastné finančné prostriedky.

1. Povinnosť zamestnávateľa poskytovať preddavok

Pri poskytovaní preddavku je potrebné podľa § 36 ods. 1 zákona o cestovných náhradách rozlišovať jednotlivé pracovnoprávne inštitúty/skutočnosti, ktoré zakladajú nárok na cestovné náhrady z dôvodu, že zákon o cestovných náhradách:

• pri niektorých pracovnoprávnych inštitútoch/skutočnostiach ukladá zamestnávateľovi povinnosť poskytnúť preddavok, a to aj bez žiadosti zamestnanca a
• pri niektorých pracovnoprávnych inštitútoch/skutočnostiach zamestnávateľovi ukladá povinnosť poskytnúť preddavok iba na žiadosť zamestnanca.

Povinnosť poskytnúť zamestnancovi preddavok na náhrady, ktoré sa poskytujú podľa zákona o cestovných náhradách za podmienok ustanovených v § 36 zákona o cestovných náhradách, má zamestnávateľ v každom prípade, a to bez ohľadu na dobu trvania napr. pracovnej cesty (napr. či trvá 6 hodín v rámci kalendárneho dňa, jeden kalendárny deň, týždeň, mesiac a pod.), aká suma výdavkov mu vznikne a pod.

1.1 Preddavok bez žiadosti zamestnanca

Povinnosť poskytnúť preddavok na cestovné náhrady do sumy predpokladaných náhrad bez žiadosti zamestnanca má zamestnávateľ podľa § 36 ods. 1 zákona o cestovných náhradách pri týchto pracovnoprávnych inštitútoch/skutočnostiach:

• zahraničná pracovná cesta (§ 2 ods. 1 až 3),
• vyslanie do štátu Európskej únie (§ 6 ods. 1 druhá veta).

Suma preddavku má byť primeraná podmienkam zahraničnej pracovnej cesty a podmienkam vyslania do štátu Európskej únie, ktoré zamestnávateľ určil zamestnancovi, a to predovšetkým k času trvania zahraničnej pracovnej cesty a času vyslania do štátu Európskej únie vo vzťahu k sume preddavku na stravné a vreckové, určenému spôsobu dopravy a ubytovaniu a k predpokladaným potrebným vedľajším výdavkom.

1.2 Preddavok na žiadosť zamestnanca

Zamestnávateľ je povinný podľa § 36 ods. 1 zákona o cestovných náhradách poskytnúť zamestnancovi preddavok do sumy predpokladaných náhrad len v tom prípade, ak zamestnanec o jeho poskytnutie požiada, a to pri týchto pracovnoprávnych inštitútoch/skutočnostiach:

• tuzemská pracovná cesta (§ 2 ods. 1 a 3),
• vznik pracovného pomeru (§ 6 ods. 2),
• dočasné pridelenie (§ 6 ods. 1 prvá veta),
• výkon práce v zahraničí (§ 18) a
• cesta v súvislosti s mimoriadnym výkonom práce do miesta pravidelného pracoviska a späť (§ 6a).

Preddavok sa poskytuje do sumy predpokladaných výdavkov. O poskytnutí preddavku je potrebné viesť presnú evidenciu, jeho suma by sa mala uviesť napr. pri vyslaní na tuzemskú pracovnú cestu na cestovnom príkaze.

2. Forma poskytovania preddavku

Najbežnejšou formou poskytnutia preddavku na cestovné náhrady je poskytnutie preddavku v hotovosti.

Okrem poskytnutia preddavku v hotovosti môže zamestnávateľ podľa § 36 ods. 2 zákona o cestovných náhradách preddavok alebo jeho časť po dohode so zamestnancom poskytnúť aj:

• formou cestovného šeku,
• zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej bankovej karty zamestnávateľa,
• prevodom na účet zamestnanca vedený v banke alebo pobočke zahraničnej banky v eurách alebo prevodom na účet zamestnanca vedený v banke ...