Registratúrny poriadok a registratúrny plán

Súvisiace predpisy

• zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v platnom znení,
• vyhláška MV SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

Registratúrny poriadok na správu registratúry – interná firemná smernica

Interná firemná smernica registratúrneho poriadku na správu registratúry vrátane vzorov.

Registratúrny poriadok na správu registratúry ....

Smernica z ................... (deň, mesiac a rok) č............., ktorou sa vydáva registratúrny poriadok na správu registratúry ...; (ak sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú aj na zariadenia subjektu, resp. jeho pobočkovú sieť, uviesť aj ich názvy).

V súlade s § 16 ods. 2 písm. a) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vydávam túto smernicu.

Čl. 1

Registratúrny poriadok na správu registratúry a registratúrny plán, ktoré sú prílohou tejto smernice, sa vzťahujú na činnosť ...; (ak sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú aj na zariadenia subjektu, resp. jeho pobočkovú sieť, uviesť aj ich názvy).Organizačný poriadok

Čl. 2

Táto smernica nadobúda účinnosť ................. .

..............................

konateľ spoločnosti

Príloha smernice č. :

R E G I S T R A T Ú R N Y   P O R I A D O K   A   R E G I S T R A T Ú R N Y   P L Á N

(uviesť presný názov subjektu)

PRVÁ ČASŤ

Čl. 1

Úvodné ustanovenia

(1) Registratúrny poriadok ... (presný názov subjektu) upravuje postup ... (presný názov subjektu) (ďalej len „spoločnosť“) pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.

(2) ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca subjektu) (ďalej len „...“) dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia registratúrneho poriadku.

(3) Správu registratúry spravidla zabezpečuje administratívny zamestnanec spoločnosti poverený vedením registratúrneho denníka, ako aj správou registratúrneho strediska (ďalej len „administratívny zamestnanec“). Zariadenia, resp. pobočková sieť subjektu sú povinné poveriť správou registratúry administratívneho zamestnanca zariadenia, resp. pobočky.

(4) Spoločnosť a zariadenia spravujú registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov (ďalej len „záznam“). Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, administratívny zamestnanec vyhotoví záznam o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry, ktorý predloží ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca).

(5) Zamestnanec spoločnosti pri rozviazaní pracovného pomeru protokolárne odovzdá ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca) alebo ním poverenému zamestnancovi (ďalej len „zástupca“) nevybavené spisy.

(6) Evidenciu a manipuláciu s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi evidenciu sťažností, ako aj účtovných registratúrnych záznamov a registratúrnych záznamov agendy ľudských zdrojov (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) upravuje osobitný predpis.zákon NR SR č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov zákon NR SR č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach zákon NR SR č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov

(7) Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov registratúrnych záznamov spoločnosti vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom Štátneho archívu v Bratislave, pobočka Trenčín (ďalej len „archív“).§ 18 ods. 1 a § 24 ods. 3 zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov znení neskorších predpisov

(8) Spoločnosť a zariadenia vedú záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku.§ 3 ods. 2 písm. c) zákona NR SR č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky

Čl. 2

Základné pojmy

(1) Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi [prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)], ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry spoločnosti. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

(2) Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnostialebo bola spoločnosti doručená.

(3) Registratúrny záznam je informácia, ktorú zaevidoval v registratúrnom denníku.

(4) Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a spoločnosť ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

(5)Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

(6) Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti spoločnosti a všetkých záznamov spoločnosti doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre.

(7) Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení ...