Povinnosti zamestnávateľa v oblasti mzdového účtovníctva pri uzatváraní roku 2017 a prechode na rok 2018

Obsah:

1. Tvorba rezerv súvisiacich so mzdovými nákladmi
2. Náhrady mzdy za nevyčerpanú dovolenku a povinnosť vrátenia náhrad za prečerpanú dovolenku
3. Inventarizácia pohľadávok a záväzkov voči zamestnancom a inštitúciám sociálneho a zdravotného poistenia a správcovi dane
4. Zúčtovanie prostriedkov sociálneho fondu za kalendárny rok
5. Povinnosť zamestnávateľa viesť a uchovávať evidenciu o zamestnancoch
6. Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti za rok 2017
7. Výpočet veličín platných pre rok 2018 z údajov dosiahnutých v roku 2017
8. Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu v roku 2018

Najdôležitejšími dokladmi mzdového účtovníctva sú mzdové listy zamestnancov, ktoré sa po zúčtovaní a vyplatení príjmov za kalendárny rok musia v rámci uzatvárania kalendárneho roka každoročne skontrolovať, uzavrieť a zrekapitulovať. Údaje zo mzdových listov a ostatných dokladov mzdového účtovníctva za rok 2017 sú podkladom predovšetkým pre tvorbu rezerv súvisiacich so mzdovými nákladmi, pre zúčtovanie tvorby sociálneho fondu, pre inventarizáciu pohľadávok a záväzkov voči zamestnancom, Sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam a daňovému úradu k 31. 12. 2017, pre vystavenie potvrdení o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti za rok 2017 a pre výpočet niektorých veličín mzdového účtovníctva, ktoré sa budú uplatňovať v roku 2018.

Povinnosti zamestnávateľa pri ročnej uzávierke v mzdovej učtárni:

• zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve ustanovuje povinnosť:
  • tvorby rezerv v súvislosti so mzdovými nákladmi,
  • inventarizácie pohľadávok a záväzkov voči zamestnancom, inštitúciám zdravotného a sociálneho zabezpečenia a správcovi dane,
  • uchovávania dokumentácie v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach,
• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce ustanovuje povinnosť:
  • rekapitulácie dovoleniek zamestnancov a vyplatenia náhrady mzdy za tú časť nevyčerpanej dovolenky za predchádzajúci rok, ktorá presahuje štyri týždne,
• zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde ustanovuje povinnosť:
  • zúčtovania prostriedkov sociálneho fondu za kalendárny rok,
• zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení ustanovuje povinnosť:
  • vedenia a uchovávania evidencie o zamestnancoch na účely zdravotného poistenia,
• zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení ustanovuje povinnosť:
  • vedenia a uchovávania evidencie o zamestnancoch na účely sociálneho poistenia,
  • vedenia a predkladania evidenčných listov dôchodkového poistenia,
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov ustanovuje povinnosť:
  • vedenia a uchovávania mzdových listov,
  • vystavenia potvrdení o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, ak zamestnancovi nebude vykonávať ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmu zo závislej činnosti.

1. Tvorba rezerv súvisiacich so mzdovými nákladmi

Rezerva je záväzok predstavujúci existujúcu povinnosť zamestnávateľa, ktorá vzniká z minulých udalostí, pričom ak nie je známa výška tohto záväzku, ocení sa odhadom v sume dostatočnej na splnenie existujúcej povinnosti ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka. Povinnosť tvorby rezerv vyplýva z § 26 ods. 3 zákona o účtovníctve. Zásady pre tvorbu a použitie rezerv sú ustanovené v § 19 postupov účtovania v podvojnom účtovníctve. Spôsob tvorby a použitia rezerv by mal byť stanovený vo vnútornom predpise zamestnávateľa. Zamestnávatelia účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva rezervy v súvislosti so mzdovými výdavkami netvoria.

Zamestnávatelia účtujúci v sústave podvojného účtovníctva sú v zmysle § 19 ods. 7 postupov účtovania povinní tvoriť nasledovné rezervy súvisiace so mzdovými nákladmi:

• rezervy na odstupné, ktoré sa tvoria na základe povinnosti zamestnávateľa vyplatiť odstupné v zmysle Zákonníka práce, resp. kolektívnej zmluvy, pričom dôvodom pre tvorbu rezervy je očakávané znižovanie počtu zamestnancov alebo iné reštrukturalizačné opatrenia,
• rezervy na nevyčerpané dovolenky vrátane sociálneho a zdravotného poistenia, ktoré sa tvoria v prípade, ak zamestnanec nevyčerpal svoju riadnu dovolenku za kalendárny rok do konca tohto roka a využije možnosť čerpania zostatku tejto dovolenky do konca budúceho kalendárneho roka, pričom pri výpočte rezervy sa vychádza z priemerného zárobku zamestnanca a z predpokladanej náhrady za nevyčerpanú dovolenku, musí sa tvoriť aj rezerva na sociálne a zdravotné poistenie, ktoré platí zamestnávateľ,
• rezervy na odmeny členom dozornej rady a iných orgánov spoločnosti, ktoré sa vytvárajú na odmeny členom dozornej rady a iných orgánov účtovnej jednotky za ich prácu pre účtovnú jednotku za účtovné obdobie, ktoré budú vyplatené v nasledujúcom účtovnom období, pričom nárok na odmenu vyplýva zo stanov spoločnosti alebo iných interných predpisov,
• rezervy na vyplácanie prémií a odmien, ktoré sa tvoria v prípadoch, ak účtovná jednotka má povinnosť vyplatenia prémií a odmien na základe dosiahnutého výsledku hospodárenia a do dňa, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, nie je známa výška týchto prémií a odmien, preto sa rezerva vytvára vo výške predpokladaných prémií a odmien vrátane povinného sociálneho a zdravotného poistenia plateného zamestnávateľom,
• rezervy na vyplácanie odchodného, vyplácanie plnení pre zamestnancov pri životných jubileách alebo pracovných jubileách a iné plnenia pre zamestnancov, ktoré sa tvoria v prípadoch, ak v nasledujúcom účtovnom období vznikne zamestnancom nárok na odchodné a iné zamestnanecké požitky v zmysle Zákonníka práce, kolektívnej zmluvy alebo iných predpisov, pričom pri výpočte je možné vychádzať z priemerného zárobku zamestnancov.