Osobný spis zamestnanca a nahliadanie doň

Obsah:

Dokumenty v čase predzmluvných vzťahov

Dokumenty v čase trvania pracovnoprávneho vzťahu

Nahliadanie do osobného spisu

Je bežnou praxou, že zamestnávatelia o zamestnancoch vedú tzv. osobný spis, ktorý je súčasťou základnej personálnej dokumentácie, a to aj napriek tomu, že nemá zákonom predpísanú formu (podobu). Najčastejšie sa vedie ako spisový obal, do ktorého sa zakladajú dokumenty personálneho charakteru, ktoré sa vedú počas trvania pracovného pomeru každého zamestnanca. Táto dokumentácia obsahuje všetky informácie súvisiace s pracovnoprávnym vzťahom tohto zamestnanca. Pracovnoprávnym vzťahom je nielen vzťah založený pracovnou zmluvou, ale aj vzťah medzi zamestnancom a zamestnávateľom, ktorý je založený niektorou z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti alebo dohoda o brigádnickej práci študenta).

Osobný spis je zároveň registratúrnym záznamom, ktorý je súčasťou registratúry zamestnávateľa. Zvyčajne obsahuje všetky potrebné dokumenty, ktoré sa týkajú pracovnoprávneho vzťahu zamestnanca so zamestnávateľom, zložky o priebehu tohto vzťahu a jeho ukončenia tohto vzťahu. Obsah osobného spisu teda spravidla tvorí pracovná zmluva (ak ide o zamestnanca pracujúceho v pracovnom pomere) alebo niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ak ide o zamestnanca – dohodára), ale aj mnohé ďalšie dokumenty – napr. životopis, dotazník, záznam z výberového konania (pohovoru), dohoda o hmotnej zodpovednosti, ak bola uzavretá, upozornenie na porušenie pracovnej disciplíny, nahlásenia rôznych zmien zo strany zamestnanca (napr. zmena účtu, zmena zdravotnej poisťovne a pod.), doklad o skončení pracovnoprávneho vzťahu.

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej ...