III. Účtovanie reklamácií, vzor reklamačného poriadku

Pod reklamáciou možno rozumieť písomné oznámenie dodávateľovi, že dodaný tovar nie je v súlade so zmluvne dohodnutými podmienkami. Reklamuje sa napr. kvalita alebo množstvo tovaru, oneskorená dodávka, nevhodne zabalená a tým poškodená zásielka a rôzne ďalšie skutočnosti. Pri reklamácii treba vychádzať z dohodnutých všeobecných či reklamačných podmienok. To znamená dodržať termín a spôsob reklamácie (včas a písomne oznámiť zistené skutočnosti) a dokumentovať ich dohodnutým spôsobom. Reklamácia však môže smerovať aj opačne, t. j. od predávajúceho ku kupujúcemu v prípade, že nezaplatil včas, zaplatil nižšiu ako fakturovanú sumu, nevrátil návratné obaly v dohodnutom termíne a pod.

Reklamačná lehota je termín, v ktorom je potrebné uplatniť reklamáciu. Treba jej venovať mimoriadnu pozornosť, pretože neskoro uplatnená reklamácia môže byť zamietnutá. Záleží potom už len od dobrej vôle dodávateľa, či ju dodatočne uzná a poskytne zľavu z ceny. V prípade, že reklamačná lehota nie je v kontrakte dohodnutá, treba sa riadiť príslušnými právnymi normami (Obchodný alebo Občiansky zákonník, zákon o ochrane spotrebiteľa a pod.).

Reklamačný list v obchodných vzťahoch je oznámenie o chybách alebo nedostatkoch zásielky, ktoré kupujúci „bez zbytočného odkladu“ posiela predávajúcemu. Obsahom reklamačného listu je označenie predávajúceho a kupujúceho (názov a adresa sídla firmy), dodací list, dátum dodávky, názov a množstvo prijatých produktov, chybné množstvo, chyba – nedostatok, vyčíslenie chyby vo finančnej hodnote, označenie dopravného prostriedku, pečiatka a podpis oprávnenej osoby.

Reklamačný záznam v obchodných vzťa­hoch je doklad k reklamačnému listu. Je to zápis o prevzatí zásielky kupujúcim, o prebierke a spôsobe zisťovania nedostatkov zásielky. Okrem náležitostí reklamačného listu je potrebné stanovisko a účasť nestrannej osoby k problému uvádzanému v zázname. Nestranná osoba musí reklamačný záznam podpísať.

Obsah:

1. Účtovanie reklamácií a postupy účtovania

2. Účtovanie reklamácií u odberateľa

3. Účtovanie reklamácií u dodávateľa

4. Výsledok reklamačného konania – účtovanie

5. Účtovanie zásob

6. Príklady účtovania reklamácií u odberateľa

7. Príklady účtovania reklamácií u dodávateľa

8. Účtovanie reklamácie výrobkov u dodávateľa pri spôsobe B účtovania zásob

9. Účtovanie reklamácie tovaru z pohľadu dodávateľa

10. Nárok na paušál na záručné opravy poskytnutého výrobcom

11. Tvorba rezervy na záručné opravy

12. Tvorba rezervy na reklamácie

Príloha č. 1: Reklamačný poriadok (vzor č. 1)

Príloha č. 2: Reklamačný poriadok (vzor č. 2)

1. Účtovanie reklamácií a postupy účtovania

Postupy účtovania v PÚ pre podnikateľov (opatrenie MF SR č. 23 054/2002-92 v znení neskorších predpisov, ďalej len postupy účtovania v PÚ) účtovanie reklamácií osobitne neupravujú, iba ustanovujú účty, na ktorých sa účtujú. Z pohľadu odberateľa: v § 49 ods. 5 v postupoch účtovania je ustanovené, že na účte 315 – Ostatné pohľadávky sa účtujú reklamácie voči dodávateľom a na tomto účte sa účtuje aj nárok na záručný paušál pri prevzatí záväzkov za záručné opravy.

Z pohľadu dodávateľa: podľa § 50 ods. 5 postupov účtovania v PÚ reklamácie uplatnené odberateľmi dodávateľ účtuje na účte 325 – Ostatné záväzky. Na tomto účte dodávateľ účtuje aj záväzok voči obchodnému partnerovi, ktorý preberá záručné záväzky za predané výkony.

Keďže postupy účtovania v PÚ účtovanie reklamácií bližšie neupravujú, pri ich účtovaní je potrebné vychádzať z iných právnych predpisov, ako je Obchodný zákonník, Občiansky zákonník, zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a pod. Podľa týchto právnych noriem a podľa rôznych skutočností zistených z praxe môžu reklamácie vznikať z rôznych dôvodov, napr. z dôvodu:

1. zlej akosti veci,
2. poškodenia dodávky,
3. nesprávne uvedenej ceny,
4. dodania iného tovaru alebo
5. dodania iného množstva než požadovaného a pod.

Spôsob účtovania reklamácií bude závisieť aj od toho:

1. čo je predmetom reklamácie,
2. či sa reklamovaný predmet dá opraviť alebo nie,
3. či sa dá reklamovaný predmet vymeniť za nový,
4. či dodávka bola už zaplatená alebo nie,
5. či je reklamovaná cena v dôsledku nedostatočnej kvality a pod.

Pri účtovaní o reklamáciách je dôležitá aj tá skutočnosť, kedy možno o reklamáciách účtovať a v ktorom účtovnom období a kedy bude reklamácia vybavená. Taktiež odlišný postup pri účtovaní o reklamáciách bude u dodávateľa a iný bude u odberateľa. V príspevku sa venujeme účtovaniu reklamácií aj u dodávateľa (predávajúci) aj u odberateľa (kupujúci).

2. Účtovanie reklamácií u odberateľa

Odberateľ, ak v dodávke zistí nekvalitný výrobok, tovar alebo ak zistí, že mu bola nekvalitne dodaná služba, alebo mu bol dodaný iný tovar alebo iný výrobok, alebo mu bolo dodané iné množstvo tovaru alebo výrobkov než požadované množstvo, môže si uplatniť reklamáciu voči dodávateľovi nasledovne:

1. vystaví doklad, na základe ktorého si bude uplatňovať reklamáciu u dodávateľa. V praxi sa ako doklad najčastejšie používa tzv. „reklamačný list“, v ktorom odberateľ popíše, o aký výrobok ide, aké má vady, v akom počte, alebo popíše, v čom bola nekvalitne vykonaná služba a pod. Ak ide o výrobok (tovar), ten zvyčajne odošle dodávateľovi spolu s reklamačným listom, pričom môže požadovať jeho opravu alebo dodanie nového bezchybného výrobku, alebo ak ide o službu, bude požadovať odstránenie nekvalitne vykonanej služby; alebo
2. na základe vystaveného reklamačného listu môže požadovať od dodávateľa zľa­vy a zrážky z ceny dodávky; alebo
3. po dohode s dodávateľom nekvalitné výroby opraví odberateľ po prijatí finančných prostriedkov na opravu;
4. prípadne môže od zmluvy odstúpiť.

V praxi býva zvykom, že dodávateľ s odberateľom písomne uzatvárajú kúpno-predajnú zmluvu na dodávku výrobkov, tovarov, prác alebo služieb a v tejto zmluve si zároveň dohodnú aj podmienky reklamácie, ak výrobky, tovar, práce alebo služba budú mať chyby. Ak podmienky reklamácií nie sú zmluvne dohodnuté, je potrebné postupovať podľa právnych predpisov, ktoré reklamácie upravujú, ide najmä o Obchodný zákonník a Občiansky zákonník.

Základné súvzťažnosti účtovania reklamácií u odberateľa

Účtovná jednotka prevzala záväzky na záručné opravy

3. Účtovanie reklamácií u dodávateľa

Dodávateľ tovaru, výrobkov, prác alebo služieb pre prípady reklamácií by mal mať vypracovanú internú smernicu, v praxi nazývanú ako „reklamačný poriadok“. V nej by mal byť stanovený postup pre posúdenie a vybavovanie reklamácií (pozri vzor reklamačného poriadku uvedeného v závere tohto príspevku, ktorý si musí účtovná jednotka vypracovať na svoje podmienky).

Dodávateľ výrobkov, tovaru, prác alebo služieb by mal mať v predajnej cene zakalkulované aj náklady na opravu reklamovaného tovaru alebo výrobkov, prípadne služieb. Náklady vynaložené na opravy sa nepovažujú za škodu, ale účtujú sa do nákladov, čím znižujú zisk účtovnej jednotky z podnikateľskej činnosti.

V mnohých prípadoch sa chybné výrobky dajú ešte rozobrať na súčiastky, ktoré po ich ocenení možno predať, alebo ich spotrebovať pri ďalšej oprave, resp. výrobe.

Ocenené súčiastky v reálnej hodnote sa potom zaúčtujú ako prijatie na sklad oproti výnosom. Zmätky, nepodarky vo výrobe sú súčasťou nákladov na výrobu (osobitne sa o nich neúčtuje).

Dodávateľ na uznanú reklamáciu, prípadne na zľavu z ceny pre odberateľa vystavuje tzv. „dobropis“. Dobropis možno definovať ako finančnú čiastku, ktorú pripisuje dodávateľ odberateľovi, napr. pri fakturácii dodaného tovaru za vyššiu ako dohodnutú cenu, pri reklamácii a pod.

Základné súvzťažnosti účtovania reklamácií u dodávateľa

Účtovanie reklamácií pred zaplatením dodávky a po zaplatení dodávky

V praxi býva zvykom, hoci to postupy účtovania konkrétne neustanovujú, že pri účtovaní reklamácií tak u dodávateľa, ako aj u odberateľa sa rozlišuje, či dodávka už bola uhradená pred uplatnením reklamácie alebo ešte nebola.

Účtovanie u odberateľa:

1. pred úhradou faktúru (záväzku zaúčtovanom napr. na účte 321 – Dodávatelia) sa uplatnená reklamácia voči dodávateľovi účtuje ako zníženie záväzku voči dodávateľovi na ťarchu účtu 321 – Dodávatelia,
2. po úhrade faktúry sa uplatnená reklamácia účtuje ako pohľadávka voči dodávateľovi na ťarchu účtu 315 – Ostatné pohľadávky;

Účtovanie u dodávateľa:

1. pred prijatím úhrady od odberateľa (inkaso pohľadávky účtovnej napr. na účte 311 – Odberatelia) sa uplatnená reklamácia odberateľom účtuje ako zníženie pohľadávky voči odberateľovi v prospech účtu 311 – Odberatelia,
2. po prijatí úhrady od odberateľa sa reklamácia od odberateľa účtuje ako záväzok voči odberateľovi na ťarchu účtu 325 – Ostatné záväzky.

Ale ako sme už uviedli, postupy účtovania účtovanie reklamácií osobitne neupravujú, iba ustanovujú účty, na ktorých sa účtujú. Z pohľadu odberateľa reklamácie sa účtujú na účte 315 – Ostatné pohľadávky a z pohľadu dodávateľa na účte 325 – Ostatné záväzky, iné účty postupy neuvádzajú a ani v obsahu náplni účtov 311 – Odberatelia a 321 – Dodávatelia nie je o účtovaní reklamácií nič ustanovené.

Preto sme toho názoru, že ak účtovná jednotka (odberateľ) pri uplatnení reklamácie voči dodávateľovi použije iba jeden účet 315 – Ostatné pohľadávky (účet 321 nebude používať), bez ohľadu na to, či záväzok bol dodávateľovi uhradený alebo nie, bude postupovať v súlade s postupmi účtovania. Rovnako tak aj dodávateľ, ak na vybavovanie reklamácií bude používať iba účet 325 – Ostatné záväzky (účet 311 nebude používať), bude tiež postupovať v súlade s postupmi účtovania.