Ak chce firma fakturovať svoje dodania tovarov, výrobkov a služieb, musí vyhotoviť správny doklad, ktorého dôležitým znakom je preukázateľnosť.
§ 6 zákona o účtovníctve stanovuje, že účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi.
Aby mohol účtovný doklad byť aj daňovo uznaný, musí jeho obsah:
- priamo dokazovať skutočnosť (napr. doručená faktúra od dodávateľa za nákup zásob, na ktorej je potvrdené aj prevzatie tovaru),
- ale aj nepriamo dokazovať skutočnosť prostredníctvom iných preukázateľných účtovných záznamov (napr. došlá faktúra s prepojeným odkazom na konkrétne číslo príjemky, prípadne dodacieho listu, kde je potvrdené prevzatie materiálu).
Účtovná jednotka je zo zákona povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov. Porušením zákona o účtovníctve je, ak sa v účtovnej jednotke účtovné doklady nevystavujú bezodkladne po zistení skutočnosti, ktorú dokumentujú, ale až neskôr, t. j. dodatočne – s časovým odstupom (bližšie správne delikty v § 38 zákona o účtovníctve).
Náležitosti účtovného dokladu sú zadefinované nasledovne:
| Písm.
| Náležitosti účtovného
dokladu – § 10 zákona o účtovníctve
| Doplňujúce poznámky
(Ide o rôzne doklady, pričom najčastejšia
je faktúra alebo zmluva, dobropis, ťarchopis.)
|
| a)
| slovné a číselné označenie účtovného dokladu
| Označenie účtovného dokladu je často prevzaté zo zákona o DPH (číslo faktúry), pričom sa v internej smernici uvedie aj interné číslovanie spôsobom zabezpečujúcim úplnosť účtovných dokladov preukazujúcich uskutočnené účtovné prípady v príslušnom období.
|
| b)
| obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov
| Popis by mal byť čo najpresnejší, vecný a malo by byť zrejmé, kto sa napr. pracovnej cesty zúčastnil a pod.
|
| c)
| peňažná sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva
| Tieto údaje bývajú na faktúre uvedené, tak isto sa vyplnia aj na výdajke, resp. príjemke. Záleží na tom, aký účtovný doklad sa účtuje. Dodací list je objektívny indikátor množstva.
|
| d)
| dátum vyhotovenia účtovného dokladu
| Mal by byť zachovaný chronologický rad číslovania vystavených dokladov s dátumami, ktoré idú za sebou. Pri došlých faktúrach to nie je podmienka, keďže tieto doklady nemá účtovná jednotka „pod kontrolou“, čo sa vystavovania týka. Účtuje sa podľa vzniku účtovného prípadu a ten môže byť posúdený rôzne – podľa zmluvných dohôd. V číselnom rade došlých faktúr tak môžu byť dátumy dodaní aj z iného mesiaca.
|
| e)
| dátum uskutočnenia účtovného prípadu
| Ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia.
|
| f)
| podpisový záznam v účtovnej jednotke
| 1. osoby zodpovednej za účtovný prípad
2. osoby zodpovednej za zaúčtovanie
|
| g)
| označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje
| 1. ak ide o podvojné účtovníctvo
2. ak to nevyplýva z programového vybavenia účtovného softvéru
|
Účtovný doklad môže byť aj príjemka, výdajka alebo tzv. interný doklad. Týmto dokladom sa zaúčtujú účtovné prípady ako rezervy na nevyfakturované dodávky tovarov a služieb alebo tvorba opravných položiek k pohľadávkam ako odhadované riziko z neuhradenia pohľadávky. Prípadne sa ním opravujú aj chybné zápisy. Ak faktúra bola doručená, ale tovar ešte neprišiel, účtuje sa o tovare, prípadne materiáli na ceste a pod.
Tieto účtovné prípady sa viac-menej účtujú na konci roka. Uvedená povinnosť vyplýva zo zákona o účtovníctve. Účtovné zápisy sa môžu vykonávať aj na základe súhrnného účtovného záznamu/dokladu, ktorým sa zoskupujú jednotlivé účtovné záznamy, s cieľom poskytnúť súhrnnú informáciu o rovnorodých účtovných prípadoch (uskutočnených hospodárskych alebo účtovných operáciách), tak aby v účtovnej jednotke bolo možné preukázať mesačne prírastok a úbytok majetku a záväzkov účtovaný priebežne počas účtovného obdobia.
Overovanie dokladov z pohľadu účtovníctva
Pri účtovných dokladoch sa všeobecne overuje vecná a formálna stránka. Účtovný doklad má obsahovať aj podpisový záznam, pričom faktúra vystavená dodávateľom sa doplní o podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad vo firme dodávateľa. Zrkadlovo, keď odberateľ prijme z jeho pohľadu došlú faktúru, uvedie na ňu podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad vo svojej účtovnej jednotke. Skúma sa primárne náklad, či je vyčíslený v súlade s objednávkou, dodacím listom, na čo sa prípadná položka má spotrebovať, na aké nákladové stredisko zaznamenať.
Overuje sa množstvo a druh dodaných zásob a pod. Štandardne si firma (účtovná jednotka) v internom predpise určuje zamestnancov, ktorí budú zodpovední za jednotlivé procesy. Došlé faktúry sa rozdelia napr. na stredisko údržby, reklamácií, technického úseku, výroby a pod. Osoba zodpovedná za zaúčtovanie uvedie na doklad svoj podpis, pričom štandardne nielen účtuje, ale aj overuje správnosť účtovných zápisov vykonávaných inými zamestnancami. Formálnu stránku faktúry dáva na odsúhlasenie zodpovedným osobám. Ide o interné procesy firmy, preto je to individuálne.
NEPREHLIADNITE!
Za predpokladu, že účtovníctvo spracováva externá účtovná firma, zodpovednosť za zaúčtovanie preberá osoba určená v zmluve. Ide ale o zodpovednosť voči svojmu odberateľovi, nie daňovému úradu.
V prípade externého spôsobu vedenia účtovníctva prostredníctvom dodávateľa – účtovníka (fyzickej osoby), resp. účtovnej firmy, je dôležité, aby zo zmluvného vzťahu jednoznačne vyplývali práva a povinnosti oboch účastníkov právneho vzťahu. Dodávateľ služby nemá bez včasného a úplného predkladania dokladov možnosť vykonať práce v súlade s osobitnými predpismi, ktorými sú najčastejšie zákon o DPH a zákon o dani z príjmov. Doklady musia byť preto včas doručené dodávateľskej účtovnej firme s relevantnými prílohami, prípadne už overenou vecnou stránkou fakturácie. Formálnu stránku – skontrolovanie náležitosti účtovného, daňového dokladu, by mal mať v kompetencii účtovník.
V tomto smere je nutné podotknúť, že hoci účtovná jednotka poverí zaúčtovaním transakcií inú firmu, resp. fyzickú osobu na základe dodávateľsko-odberateľského vzťahu, nezbavuje sa zodpovednosti za vedenie účtovníctva, zostavenie a predloženie účtovnej závierky a za preukázateľnosť účtovníctva ako celku. Firma, ktorú externá osoba účtuje, bude v prípade zistenia porušenia zákona o účtovníctve sankcionovaná bez ohľadu na to, či k porušeniu zákona došlo v dôsledku nedodržania uzavretej zmluvy. Bližšie uvedené definuje § 5 zákona o účtovníctve. Správne delikty sa nachádzajú v § 38 zákona o účtovníctve
Príklad č. 1:
Podpisy na prijatých faktúrach
Účtovná jednotka prijíma od dodávateľov väčšinu faktúr cez e-mail (aj takáto faktúra je považovaná za tzv. elektronickú faktúru z pohľadu DPH.) Predmetné doklady sú posielané vo formáte pdf, pričom nie je na nich uvedený žiadny podpis. Je možné ...
Súhlas s použitím cookies
Vlastné nastavenie cookies