Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností podnikateľských subjektov

NEPREHLIADNITE!

• Súbor všetkých písomností je na účely tohto zákona označovaný ako registratúra.
• Každá fyzická a právnická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká, sa považuje za pôvodcu registratúry.

Zákon o archívoch a registratúrach v § 16 ods. 2 ukladá pôvodcovi registratúry tieto základné povinnosti:

1. evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
2. vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou, to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky sú predmetom autorského práva,
3. zabezpečovať správu registratúry,
4. zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu,
5. uchovávať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia, to neplatí, ak ide o registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie,
6. zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie, najvyššie orgány verejnej moci a orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou zabezpečujú správu registratúry aspoň jedným zamestnancom s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné vedy historické alebo v príbuznom študijnom odbore,
7. umiestniť registratúru v priestoroch alebo na technických zariadeniach, ktoré zaručujú jej zachovanie,
8. umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,
9. vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva,
10. označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup slovami „obmedzený prístup“ s uvedením času trvania obmedzenia na spisovom obale, ak ide o elektronické registratúrne záznamy, označenie sa uvedie v štruktúrovaných údajoch,
11. obmedziť prístup k registratúrnym záznamom obsahujúcim osobné údaje,
12. vyhotovovať na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčiť na nich zhodu s registratúrnym záznamom, pôvodcom registratúry osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu,
13. oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
14. odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v ochranných obaloch v lehote, ktorú určil štátny archív, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov,
15. odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi, alebo ak zanikne bez právneho nástupcu:
• predložiť bezodkladne štátnemu archívu návrh na vyradenie registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou vrátane tých, ktorým ešte neuplynula lehota uloženia, a odovzdať ich usporiadané podľa jeho pokynov,
• uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť štátnemu archívu miesto, kde sú uložené.