Povinnosti zamestnávateľa pri a po prijatí zamestnanca z pohľadu nariadenia GDPR

Predpoklad:

Nábor, uzatvorenie pracovnej zmluvy, povinné vstupné školenia, zamestnanecká karta a podobné procesy úzko súvisia. Hoci ide ale o jeden súvisiaci proces, tak z pohľadu nariadenia GDPR ide o niekoľko rozdielnych spracovateľských operácií, a teda aj o niekoľko rôznych účelov spracovania osobných údajov a s najväčšou pravdepodobnosťou aj niekoľko rôznych právnych základov. Toto všetko je potrebné zohľadniť v internej GDPR agende zamestnávateľa (prevádzkovateľa osobných údajov). Preto je tento článok určený primárne pre HR pracovníkov v pozíciách oprávnených osôb. Zodpovednosť je ale z pohľadu nariadenia GDPR na samotnom prevádzkovateľovi.

V tomto článku si popíšeme, čo z pohľadu ochrany osobných údajov by sa malo, resp. nemalo nachádzať v osobnom spise (v karte) zamestnanca.

1. Karta zamestnanca

Doklady a ich kópie

Zamestnávateľ je oprávnený a aj povinný spracúvať osobné údaje dotknutých osôb napr. na účely ochrany a domáhania sa práv daňovníka, zamestnávateľa a správcu dane, preverovania a kontroly správneho postupu preukazovania nároku na zníženie základu dane, na daňový bonus a veľa iného. Ide o spracúvanie osobných údajov bez súhlasu dotknutej osoby, ak sú pre zamestnávateľa nevyhnutné na dosiahnutie účelu a vie si to odôvodniť.

Po prijatí zamestnanca do pracovného pomeru môže zamestnávateľ preto vložiť do karty zamestnanca rôzne dokumenty s osobnými údajmi. Pri takomto spracúvaní osobných údajov je však dôležité dodržiavať princípy GDPR, ako je minimalizácia údajov, transparentnosť a zabezpečenie ochrany údajov. Životopis a ďalšiu dokumentáciu (väčšinou kópie), ako napríklad diplomy, certifikáty, rodné listy detí atď., ukladá do pracovnej karty zamestnanca tak, že napríklad osobné údaje z dokumentácie, ktoré nepotrebuje, na dokumentácii začierni.

Zamestnávateľ musí tiež vopred informovať budúceho zamestnanca (prípadne už zamestnanca) o účele spracúvania jeho osobných údajov a o jeho právach podľa nariadenia GDPR ešte pred prvou spracovateľskou operáciou.

Hoci je problematika oveľa komplexnejšia, nižšie sú uvedené aspoň niektoré príklady spracovateľských operácií, návrhy účelov spracovania osobných údajov a relevantných právnych základov a možnosti riešenia. Treba však upozorniť, že presné nastavenie je z prípadu na prípad u každého zamestnávateľa iné.

2. Nábor

Jednou z častých chýb nastavenia je nepochopenie rozdielu spracovania osobných údajov pri nábore a pri uložení životopisu. Prevádzkovateľ osobných údajov (potenciálny budúci zamestnávateľ) si väčšinou pýta v obidvoch prípadoch od kandidáta súhlas. Nie je to správne.

Účel: pohovor s kandidátom za účelom prípadného uzatvorenia pracovnej zmluvy

Právny základ: predzmluvný/zmluvný vzťah

Poznámka: Nie je teda potrebné si pýtať od kandidáta súhlas k spracovaniu osobných údajov, pretože existuje iný vhodný právny základ.

Po absolvovaní pohovoru môžu nastať nasledovné situácie:

a.    Kandidát nie je prijatý, ale prevádzkovateľ si životopis kandidáta chce ponechať:

Prevádzkovateľ osloví kandidáta (túto situáciu ale môže ošetriť už pri pohovore s ním alebo ešte pred pohovorom, alebo pri inzercii) a požiada ho o súhlas s uschovaním si jeho životopisu.

Účel: uschovanie životopisu za účelom jeho neskoršieho použitia vo forme oslovenia kandidáta na inú vhodnú pozíciu

Právny základ: súhlas kandidáta

b.   Kandidát nie je prijatý a prevádzkovateľ si životopis kandidáta ponechať nechce. V tomto prípade je povinný životopis kandidáta hneď po rozhodnutí o nepokračovaní rozhovorov s ním skartovať/vymazať.

3. Uzatvorenie pracovnej zmluvy: kandidát je prijatý

Účel: spracovanie osobných údajov za účelom uzatvorenia pracovnej zmluvy

Právny základ: osobitný predpis (zákon č. 311/2001 Z. z.)

Poznámka: Dosť často je v pracovných zmluvách vidieť ešte klauzulu, v ktorej budúci zamestnanec dáva budúcemu zamestnávateľovi súhlas k spracovaniu jeho osobných údajov. Je to nelegálne.

Dôvody: Platnosť udeleného súhlasu je podmienená okrem iného aj jej dobrovoľnosťou a slobodným konaním dotknutej osoby. Okrem toho v prípade odvolania tohto súhlasu je prevádzkovateľ osobných údajov/zamestnávateľ povinný takejto žiadosti neodkladne vyhovieť (pri splnení zákonných podmienok).

Inými slovami, ak by sa na účel uzatvorenia pracovnej zmluvy použil ako právny základ súhlas a zamestnanec by svoj súhlas neskôr odvolal, tak zamestnávateľ ho už nemôže ďalej zamestnávať. Zamestnávateľ totiž tieto osobné údaje potrebuje spracovávať v princípe každý mesiac či rok (mzda, odvody, dane, školenia...), ale aj operatívne počas dňa.

Zákonodarca v pracovnoprávnom vzťahu nepovažuje súhlas za najvhodnejší právny základ, pretože...

Autor: Peter Lipták