Inventarizácia pokladnice

Interná účtovná smernica s názvom Inventarizácia pokladnice je spracovaná na základe ustanovení zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov. Smernica môže byť vypracovaná ako samostatný predpis alebo môže byť súčasťou smernice Inventarizácia majetku a záväzkov.

Smernicu si vypracuje každá ÚJ podľa svojich potrieb, tzn. že ak účtovná jednotka neuskutočňuje účtovné operácie v cudzej mene, vypracuje smernicu len pre inventarizáciu pokladnice v slovenskej mene. V prípade, že ÚJ účtuje aj hospodárske operácie v cudzej mene, má povinnosť vykonať inventarizáciu každej pokladnice vedenej v cudzej mene a táto skutočnosť sa musí odzrkadliť aj v internej účtovnej smernici Inventarizácia pokladnice.

(vzor)

FFP, s. r. o., Figová ulica č. 10, 010 01 ŽILINA
IČO: 12312345
IČ DPH: SK12312345

Obsah smernice:    
1. Inventarizácia pokladnice
2. Inventúrny súpis
3. Inventarizačný zápis
4. Inventarizačné rozdiely a ich účtovanie
5. Hmotná zodpovednosť

Použitá legisltíva:
– opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov,
– zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Zoznam použitých skratiek v smernici:
Postupy účtovania – opatrenie Ministerstva financií Slovenskej republiky č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov
ÚJ–účtovná jednotka
ZÚ–zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov

Zoznam príloh:
Príloha č. 1: Inventúrny súpis peňažných prostriedkov v pokladnici vedenej v Sk
Príloha č. 2: Inventarizačný zápis pokladnice vedenej v Sk
Príloha č. 3: Inventárny súpis peňažných prostriedkov v pokladnici vedenej v EUR
Príloha č. 4: Inventarizačný zápis pokladnice vedenej v EUR
Príloha č. 5: Menný zoznam inventarizačnej komisie
Príloha č. 6: Časový harmonogram inventarizácie pokladníc

Záverečné ustanovenia:
Interná účtovná smernica je záväzná pre všetkých zamestnancov spoločnosti FFP, s. r. o. Smernica nadobúda účinnosť dňom vydania.

Nedodržanie pokynov uvedených v smernici sa môže klasifikovať ako porušenie pracovnej disciplíny.

1. Inventarizácia pokladnice

Inventarizáciou pokladnice overuje spoločnosť FFP, s. r. o., či skutočný stav v jednotlivých pokladniciach zodpovedá stavu vykázanému v účtovníctve.

Pri inventarizácii jednotlivých pokladníc postupuje spoločnosť podľa ustanovení § 29 a 30 ZÚ.

V zmysle ustanovenia § 29 ods. 3 ZÚ má spoločnosť povinnosť inventarizovať peňažné prostriedky v hotovosti najmenej 4-krát ročne.

Fyzická inventúra

Samotné zistenie skutočného stavu peňažných prostriedkov v hotovosti vykoná spoločnosť fyzickou inventúrou, a to prepočítaním peňažných prostriedkov v slovenskej aj v cudzej mene.

Termín vykonania inventarizácie pokladnice

O termíne vykonania inventarizácie pokladnice rozhodne zodpovedný vedúci pracovník príkazom. ZÚ ukladá vykonať v priebehu účtovného obdobia minimálne 4 inventarizácie pokladnice. V spoločnosti sa vykonajú inventarizácie podľa schváleného harmonogramu, a to vždy k poslednému dňu kalendárneho štvrťroku. Harmonogram inventarizácie pokladnice na rok 2008 je uvedený v prílohe č. 6.

Spoločnosť FFP, s. r. o., vykoná inventarizáciu pokladnice aj pri:
– uzatváraní dohody o hmotnej zodpovednosti so zamestnancom, ktorý bude mať na starosti pokladnicu,
– preradení tohto zamestnanca na inú prácu,
– skončení pracovného pomeru so zamestnancom,
– zmene vedúceho pracovníka, zamestnanca a podobne.

Postup pri inventarizácii pokladnice

Inventarizácia pokladnice v spoločnosti FFP, s. r. o., predstavuje súbor prác, ktoré je možné rozdeliť do niekoľkých krokov:

1.práce pred začatím inventarizácie, ktoré pozostávajú zo stanovenia pracovníkov, ktorí budú inventarizáciu vykonávať, t. j. členov inventarizačnej komisie a ich zoznámenie s úlohou a cieľom inventarizácie,
2. prípravné práce inventarizácie, ktoré pozostávajú z prác, ako je napríklad zabezpečenie pracovných pomôcok, pripravenie priestorov, kde sa inventarizácia vykoná, zabezpečenie, že počas výkonu inventarizácie sa nebudú vydávať a prijímať peňažné prostriedky do pokladnice a podobne,
3.fyzická inventúra všetkých pokladníc vedených v spoločnosti, ktorá sa vykoná prepočítaním peňažných prostriedkov v jednotlivých pokladniciach,
4.  vypracovanie inventúrnych súpisov v súlade s ustanovením § 30 ods. 2 ZÚ,
5.porovnanie skutočného stavu zisteného inventúrou so stavom vyčísleným v účtovníctve, konkrétne v pokladničných knihách,
6.vyčíslenie inventarizačných rozdielov,
7.vypracovanie inventarizačných zápisov podľa § 30 ods. 3 ZÚ,
8.vypracovanie návrhu na vysporiadanie inventarizačných rozdielov.

Skutočné stavy pokladnice zisťuje inventarizačná komisia. Fyzickej inventúry pokladnice sa okrem členov inventarizačnej komisie zúčastní aj pracovník, ktorý je zodpovedný za stav pokladnice. Takýto pracovník by mal mať podpísanú dohodu o hmotnej zodpovednosti.

2. Inventúrny súpis

Inventúrny súpis je podľa ustanovenia § 30 ods. 2 ZÚ účtovný záznam, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva. Inventúrny súpis musí obsahovať:
– obchodné meno alebo názov ÚJ, právnické osoby uvedú sídlo,
– deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola inventúra vykonaná a deň skončenia inventúry,
– stav majetku s uvedením jednotiek množstva a ceny podľa § 25 ZÚ,
– miesto uloženia majetku,
– meno, priezvisko a podpis hmotne zodpovednej osoby za príslušný druh majetku,
– zoznam záväzkov a ich ocenenie podľa § 25 ZÚ,
– zoznam skutočného stavu majetku a záväzkov,
– odporúčania na posúdenie reálnosti ocenenia majetku a záväzkov k dátumu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, zistené pri vykonaní inventarizácie na účely opravy ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a § 27 ZÚ, ak sú tieto skutočnosti známe osobám, ktoré vykonali inventúru,
– meno, priezvisko a podpis osôb zodpovedných za zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,
– poznámky.

Vzor inventúrneho súpisu peňažných prostriedkov pokladnice vedenej v Sk je uvedený v prílohe č. 1. Vzor inventúrneho súpisu peňažných prostriedkov pokladnice vedenej v EUR je uvedený v prílohe č. 3.

3. Inventarizačný zápis

Inventarizačný zápis je podľa § 30 ods. 3 ZÚ účtovný záznam, ktorým sa preukazuje vecná správnosť účtovníctva.

Inventarizačný záznam musí obsahovať tieto skutočnosti:
– obchodné meno a názov ÚJ, právnické osoby uvedú sídlo,
– výsledky vyplývajúce z porovnania skutočného stavu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov,
– výsledky vyplývajúce z posúdenia reálnosti ocenenia majetku a záväzkov podľa § 26 a § 27 ZÚ,
– meno, priezvisko a podpis osoby alebo osôb zodpovedných za vykonanie inventarizácie.

Vzor inventarizačného záznamu z vykonanej inventúry peňažných prostriedkov pokladnice vedenej v Sk je uvedený v prílohe č. 2. Vzor inventarizačného záznamu z vykonanej inventúry peňažných prostriedkov pokladnice vedenej v EUR je uvedený v prílohe č. 4.

4. Inventarizačné rozdiely a ich účtovanie

Inventarizačný rozdiel je podľa § 30 ods. 5 ZÚ rozdiel medzi skutočným stavom majetku zisteným inventúrou a účtovným stavom majetku zisteným v účtovníctve spoločnosti.

Inventarizačný rozdiel môže mať dvojaký charakter:
– manko, ak je zistený skutočný stav nižší ako stav v účtovníctve a ak ho nie je možné pre­ukázať účtovným záznamom. Pri peňažných prostriedkoch a ceninách sa označuje ako schodok;
– prebytok, ak zistený skutočný stav je vyšší ako stav v účtovníctve a ak ho nemožno preukázať účtovným záznamom.

Účtovanie inventarizačných rozdielov

ZÚ ukladá spoločnosti, aby zaúčtovala inventarizačné rozdiely do účtovného obdobia, v ktorom sa inventúra vykonala.

Podľa Postupov účtovania a v súlade s ustanovením § 30 ods. 7 ZÚ sa inventarizačné rozdiely zaúčtujú do účtovného obdobia, za ktoré sa inventarizáciou overuje stav pokladnice, do mimoriadnych nákladov a mimoriadnych výnosov, t. j.:
– na účet 582 – Škody,
– na účet 688 – Ostatné mimoriadne výnosy.

5. Hmotná zodpovednosť

S osobou hmotne zodpovednou musí byť uzavretá dohoda o hmotnej zodpovednosti. Dohodu o hmotnej zodpovednosti uzavrie na to určený pracovník mzdovej učtárne. Ak prevzal zamestnanec zodpovednosť na základe dohody o hmotnej zodpovednosti za zverenú pokladnicu, zodpovedá aj za rozdiely, ktoré boli pri inventarizácii pokladnice zistené. Ak bol inventarizačným rozdielom schodok, na základe dohody o hmotnej zodpovednosti je povinný nahradiť vzniknutý rozdiel v plnej výške. Zodpovednosti by sa zbavil vtedy, ak preukáže, že schodok vznikol celkom alebo sčasti bez jeho zavinenia, napríklad kľúče od pokladnice mal aj jeho nadriadený.

Autor: Ing. Jarmila Strählová