6. Personálna a mzdová agenda ako súčasť registratúry

Registratúru je povinný viesť každý subjekt. Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovného pomeru. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovného pomeru. Je vhodné uchovávať ich po rovnakú dobu ako ročné mzdové listy zamestnancov. 

Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Sú to najmä: 

a) mzdové listy, výplatné listiny a rekapitulácie miezd za príslušný mesiac – povinnosť ich vedenia ukladá § 39 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, 
b) kópie evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia do 31. 12. 2003 a kópie evidenčných listov dôchodkového poistenia od 1. 1. 2004, originál ktorých je zamestnávateľ povinný predložiť v zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení príslušnej pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od uplatnenia nároku na dávku alebo skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi, 
c) povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne vrátane príloh za jednotlivé kalendárne mesiace a v členení podľa jednotlivých zamestnancov, ktoré je zamestnávateľ povinný predkladať v zmysle § 20 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, 
d) ročné zúčtovanie zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne, ktoré je zamestnávateľ povinný vykonávať v zmysle § 19 zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení, 
e) povinné mesačné výkazy poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu za jednotlivé kalendárne mesiace vrátane príloh v členení na jednotlivých zamestnancov a na nemocenské poistenie, starobné poistenie a dôchodkové sporenie, invalidné, úrazové, garančné poistenie, poistenie v nezamestnanosti a rezervný fond solidarity, ktoré je zamestnávateľ povinný v zmysle § 231 ods. 1 písm. f) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení predkladať príslušnej pobočke Sociálne poisťovne v lehote splatnosti poistného a príspevkov, 
f) rozpis príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie pre jednotlivé doplnkové dôchodkové spoločnosti v zmysle zamestnávateľskej zmluvy s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou, 
g) prehľady o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti za kalendárny štvrťrok a hlásenie o vyúčtovaní dane a úhrne príjmov zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie s uvedením osôb, ktorým bol príjem poskytnutý, ktoré je zamestnávateľ povinný predkladať príslušnému daňovému úradu v zmysle § 39 ods. 9 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, 
h) rôzne kópie potvrdení o hrubej, resp. čistej mzde, o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, dokladov o ročnom zúčtovaní a vysporiadaní nedoplatku, resp. preplatku a pod. 
i) ostatné podklady ku mzdám, ktoré sú potrebné pre výpočet miezd, ako napr. evidencia dochádzky, dovoleniek, nadčasovej práce, zrážky zo mzdy a pod. 

Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, t. j.: 

• stanovenie doby úschovy tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve, 
• povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu, 
• pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve, 
• pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.  

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve, na ktorý sa v § 39 ods. 8 zákon o dani z príjmov ohľadne uchovávania povinne vedených dokladov pre daňové účely odvoláva, ani iné predpisy nestanovujú povinnú dobu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne. Je vhodné stanoviť pomerne dlhú dobu úschovy, pretože ide o dokumenty preukazujúce nároky zamestnancov vyplývajúce zo zákona o sociálnom poistení uplatňované až po uplynutí niekedy aj desiatok rokov. 

Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné a poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené takto: 

Lehoty úschovy dokladov preukazujúcich peňažné a nepeňažné príjmy a ich zdaňovanie je možné odvodiť z povinnosti zamestnávateľa uchovávať kópie povinne vedených dokladov v tejto oblasti: 

Z uvedeného vyplýva, že aj podnikateľské subjekty, ktoré v zmysle zákona o archívoch a registratúrach nie sú povinné vypracúvať registratúrne poriadky a registratúrne plány, sú naďalej povinné viesť registratúru a personálnu a mzdovú dokumentáciu, spolu s ostatnou dokumentáciou uchovávať a zabezpečiť jej ochranu v zmysle uvedených predpisov. 

Autor: Ing. Eva Gášpárová