Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností podnikateľa

Aj keď povinnosť mať registratúrny poriadok a plán nemajú zo zákona všetky podnikateľské subjekty, je vhodné, aby podnikatelia mali vypracovanú internú smernicu na uchovávanie, ochranu a vyraďovanie písomností.

Autori: Ing. Eva Gášpárová
Dátum publikácie: 26. 8. 2020



Image14890

Aj napriek tomu, že povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu pre podnikateľské subjekty, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, nie je daná zákonom, je vhodné, aby podnikatelia mali vypracovanú internú smernicu na uchovávanie, ochranu a vyraďovanie písomností (vzor pozri v prílohe).
 
Ak z činnosti súkromných podnikateľských subjektov vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tieto subjekty s ohľadom na § 16 ods. 4 zákona o archívoch a registratúrach príslušný archív na základe písomnej žiadosti podnikateľského subjektu zaradí do II. kategórie pôvodcov registratúry. Takéto podnikateľské subjekty nie sú povinné vypracovať registratúrny poriadok, ale sú povinné:
 
  • vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie príslušnému archívu,
  • plniť všetky povinnosti ustanovené pre pôvodcov registratúry v § 16 ods. 2 zákona,
  • registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní, pričom vyraďovanie registratúrnych záznamov pozostáva z dvoch etáp, a to z:
  • prípravy vyraďovacieho konania, kde pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia v zmysle registratúrneho plánu,
  • vyraďovacieho konania, kde po predložení návrhu príslušný archív návrh posúdi a vydá rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu, a o tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.

 

Vzor internej smernice:

 

Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností spoločnosti

Spoločnosť: BBB, s. r. o.
Sídlo: Južná 25, 040 03 Košice
IČO: 11222333
DIČ: 1122334455

Účinnosť: od ...............
Príloha: Štruktúra registratúry a lehoty uloženia písomností

Celé znenie vzoru nájdete v produkte EPI Interné firemné predpisy:

Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností podnikateľa

 

Autor: Ing. Eva Gášpárová

Súvisiace odborné články

Súvisiace interné firemné predpisy

Súvisiace právne predpisy ZZ SR


S-EPI, s.r.o. © 2010-2020, všetky práva vyhradené

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.