Osobný spis zamestnanca

Zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákonník práce“) v ust. § 75 ods. 1 ustanovuje právo zamestnanca nahliadnuť do osobného spisu a robiť si z neho výpisy, odpisy a fotokópie. Avšak Zákonník práce pojem osobný spis nedefinuje ani nevymenúva dokumenty, ktoré by mali byť jeho súčasťou.

Podľa § 107 ods. 1 zákona č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov (ďalej len „Zákon o štátnej službe“) osobný spis tvoria všetky písomnosti týkajúce sa štátnozamestnaneckého pomeru štátneho zamestnanca, okrem majetkového priznania. Podľa predmetného ustanovenia platí aj to, že „Osobný spis štátneho zamestnanca, ktorý vedie osobný úrad, obsahuje osobné údaje štátneho zamestnanca, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu práv a povinností vyplývajúcich zo štátnozamestnaneckého pomeru.“

Hoci Zákonník práce výslovne neuvádza povinnosť zamestnávateľa viesť o zamestnancovi osobný spis, možno dospieť k záveru, že táto povinnosť zamestnávateľovi vyplýva z dikcie cit. ust. § 75 ods. 1 Zákonníka práce, ktorý zamestnancovi priznáva právo na nahliadanie do jeho osobného spisu.

Osobný spis zamestnanca je súčasťou základnej personálnej dokumentácie. Nemá zákonom predpísanú formu (podobu), avšak spravidla sa vedie ako spisový obal, do ktorého sa zakladajú dokumenty personálneho charakteru, ktoré sa vedú počas trvania pracovného pomeru každého zamestnanca.

Najčastejšie obsahuje všetky potrebné dokumenty, ktoré sa týkajú pracovnoprávneho vzťahu zamestnanca so zamestnávateľom.

Problematike tvorby a obsahu osobného spisu sa legislatíva venuje len minimálne, čo v praxi spôsobuje problémy a otázky zamestnávateľov, ale aj zamestnancov. V článku sa zameriame na to, čo môže byť obsahom osobného spisu zamestnanca a čo do spisu nepatrí. Tiež poukážeme na možnosť zavedenia procesu nahliadania do spisu zo strany zamestnanca.

Výberové konanie (predzmluvné vzťahy) a osobný spis

Zákonník práce neustanovuje moment, ku ktorému sa zakladá osobný spis zamestnanca. Osobný spis zamestnanca sa spravidla zakladá so vznikom pracovného pomeru a odkladá sa (archivuje) po skončení pracovného pomeru po určenú retenčnú dobu.

Z dikcie ust. čl. 11 Zákonníka práce vyplýva, že zamestnávateľ môže o zamestnancovi zhromažďovať len osobné údaje, ktoré súvisia s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca, a údaje, ktoré môžu byť významné z hľadiska práce, ktorú zamestnanec má vykonávať, vykonáva alebo vykonával. Tvorba a obsah osobného spisu musí rešpektovať súkromie zamestnanca. Obsah osobného spisu determinuje aj odvetvie, v ktorom zamestnávateľ pôsobí, pretože obsah odráža zákonné povinnosti a oprávnené záujmy či potreby zamestnávateľa.

Už v predzmluvných vzťahoch, v procese výberového konania na pracovnú pozíciu, sa osobný spis začína vytvárať, a to prostredníctvom dokumentov, ktoré do výberového procesu zamestnávateľovi predkladá uchádzač o zamestnanie. Medzi prvými dokumentmi, ktoré v tomto štádiu začínajú tvoriť osobný spis, patria zvyčajne:

• žiadosť o prijatie do zamestnania,
• životopis,
• záznam z výberového pohovoru a vyrozumenie o výsledku,
• osobný dotazník.

Prax ukazuje, že sa v spise už počas tohto štádia môžu nachádzať aj iné dokumenty (napr. pracovný posudok). Osobný spis sa však vytvára iba u toho uchádzača o zamestnanie, ktorý je úspešný vo výberovom konaní. Dokumenty ostatných (neúspešných) uchádzačov musí zamestnávateľ zlikvidovať po ukončení výberového konania alebo ich vrátiť uchádzačom o zamestnanie, pokiaľ ich ďalej nespracúva v databáze uchádzačov o zamestnanie, avšak so súhlasom uchádzačov o zamestnanie ako dotknutých osôb.

Význam ust. § 41 Zákonníka práce a význam predzmluvných vzťahov spočíva v zabezpečení vzájomnej informovanosti medzi potenciálnym zamestnávateľom a uchádzačom o zamestnanie v rámci ustanovených pravidiel predtým, než dôjde k uzavretiu pracovnej zmluvy.

Z dikcie ustanovenia § 41 ods. 5 Zákonníka práce vyplýva, že zamestnávateľ môže od uchádzača o zamestnanie, ktorý sa uchádza o prvé zamestnanie, vyžadovať len informácie, ktoré súvisia s prácou, ktorú má vykonávať (napr. informácie o príslušnom vzdelaní, o znalosti cudzích jazykov). Dotazník môže obsahovať aj iné údaje, ktoré môžu byť pre zamestnávateľa dôležité – napr. údaj o vodičskom oprávnení, absolvovaných kurzoch, školeniach a pod.

Od uchádzača o zamestnanie, ktorý už bol zamestnávaný, môže zamestnávateľ vyžadovať aj ďalšie informácie, napr. predloženie pracovného posudku, ktorý vydal predchádzajúci zamestnávateľ, a potvrdenia o zamestnaní. Predloženie týchto dokladov nemôže zamestnávateľ žiadať od bývalého zamestnávateľa uchádzača o zamestnanie.

V priebehu výberového procesu, napr. pri pracovnom pohovore, sa zamestnávatelia často dopúšťajú chýb, keď od uchádzača o zamestnanie vyžadujú informácie uchádzačov o zamestnanie, ktoré zamestnávateľ podľa § 41 ods. 6 Zákonníka práce nesmie vyžadovať.

Autor: JUDr. Tatiana Mičudová, PhD.