Správa registratúrnych záznamov a archívnych dokumentov

Dňa 1. januára 2003 nadobudol účinnosť zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. Tento zákon dopĺňa aj zákony č. 111/1990 Zb. o štátnom podniku a č. 328/1991 Zb. o konkurze a vyrovnaní. Na uvedený zákon nadväzuje vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov. 

Autori: Bibiána Špániková
Právny stav od: 1. 1. 2003
Právny stav do: 1. 1. 2004
Dátum publikácie: 7. 7. 2005
Prameň: Dane a účtovníctvo / DaÚ - 2005 / DaÚ - 5/2005
Oblasti práva: Správne právo / Správne právo / Archívnictvo



Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach upravuje organizáciu a pôsobnosť orgánov štátnej správy na úseku archívov a registratúr, organizáciu archívov, práva a povinnosti zriaďovateľa archívu, vlastníka archívneho dokumentu, prístup k archívnym dokumentom, ako aj práva a povinnosti pôvodcu registratúry. Na úvod vysvetlenie niektorých základných pojmov: 

Archív – odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty. 

Archívny dokument – záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu hodnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov, archívnym dokumentom je aj filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950; archívnym dokumentom nie je knižničný a zbierkový predmet (muzeálny predmet). 

Archívny fond – súbor archívnych dokumentov pochádzajúcich z činnosti registratúry toho istého pôvodcu alebo z činnosti fyzickej osoby, ktorá nevytvára registratúru (osobné veci, napr. aj rodný list). 

Archívna zbierka – súbor archívnych dokumentov vytvorený zberateľskou činnosťou právnických a fyzických osôb. 

Archívny informačný systém – evidencia archívneho dedičstva a archívne pomôcky (sprievodca, inventár, katalóg a register). 

Povinnosti zriaďovateľa archívu: 

  • požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zriadením archívu, 
  • zabezpečiť, aby činnosti v archíve vykonávali iba osoby odborne spôsobilé na túto činnosť (iba osoby zapísané v zozname osôb), 
  • oznámiť bezodkladne Ministerstvu vnútra SR vznik a skončenie pracovného pomeru, vznik, skončenie a zánik štátnozamestnaneckého pomeru týchto osôb, 
  • zabezpečiť ochranu archívnych dokumentov a umožniť prístup k nim, 
  • požiadať Ministerstvo vnútra SR o súhlas so zrušením archívu. 

Sústavu archívov na Slovensku tvoria verejné a súkromné archívy. 

Podnikateľov (právnické osoby aj samostatne podnikajúce fyzické osoby) budú najviac zaujímať práva a povinnosti pôvodcu registratúry. Pretože ide o veci pre mnohých celkom nové, s ktorými sa v doterajšej praxi počas podnikania nestretli, hoci ich obsah nie je nový, je potrebné vysvetliť základné pojmy: 

Pôvodca registratúry – právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra. 

Registratúrny záznam – informácia evidovaná pôvodcom registratúry. 

Registratúra – súbor všetkých registratúrnych záznamov (informácií) evidovaných pôvodcom registratúry. 

Registratúra organizačného útvaru – miesto dočasného uloženia spisov na organizačnom útvare maximálne za uplynulé dva roky. 

Registratúrne stredisko – organizačný útvar organizácie, ktorý organizuje a zabezpečuje v stanovených termínoch preberanie spisov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, označovanie a ukladanie, bezpečnú úschovu a všestrannú ochranu, operatívne využívanie, ako aj hodnotenie a vyraďovanie spisov. 

Poznáme aj špeciálne registratúrne strediská: 

  • pre tajné záznamy, 
  • pre technickú dokumentáciu, 
  • pre účtovné záznamy. 

Správa registratúry – je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Správu registratúry upravujú aj iné všeobecne záväzné právne predpisy (napr. zákon na ochranu osobných údajov, zákon o ochrane utajovaných skutočností, vyhláška o administratívnej bezpečnosti a podobne). 

Vyraďovanie registratúrnych záznamov – odborná činnosť, ktorá spočíva v hodnotení záznamov z hľadiska uplynutia lehoty uloženia, ako aj rozhodnutie, že registratúrny záznam má trvalú dokumentárnu hodnotu a je určený na uloženie do archívu alebo nemá trvalú dokumentárnu hodnotu a takýto registratúrny záznam sa zničí. 

Lehota uloženia – počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť; lehota uloženia začína plynúť po 1. januári roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol registratúrny záznam (spis) uzatvorený. 

Úložné lehoty účtovných písomností upravuje zákon o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov

Znak hodnoty – v súčasnosti existuje iba jeden znak hodnoty, ktorý vyjadruje dokumentárnu hodnotu spisov, a to symbol „A“, ktorým sa označuje registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou. U všetkých ostatných registratúrnych záznamov, ktoré nespĺňajú požiadavky na označenie znakom hodnoty A, sa uvedie iba lehota ich uloženia. 

Smernica na správu registratúry – interná norma organizácie, ktorá ustanovuje spôsob manipulácie so záznamami, spôsob ich ochrany a bezpečného uloženia a ich riadne vyraďovanie, t. j. registratúrny poriadok spolu s registratúrnym plánom. 

Registratúrny poriadok – interná norma, ktorá upravuje postup organizačných útvarov pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a so spismi, ako aj pri vyraďovaní spisov. 

Registratúrny plán – interná norma na ukladanie spisov, ktorá člení registratúru organizácie podľa príbuznosti obsahu spisov do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, určuje štruktúru uloženia vybavených spisov v registratúre príslušného organizačného útvaru, ako aj v registratúrnom stredisku organizácie. 

Registratúrny denník – povinná kniha alebo iná forma evidovania záznamov, ktoré poskytujú údaje o prijatí, tvorbe, vybavení a odoslaní, ako aj uložení a vyradení spisov, registratúrnych záznamov. 

Pôvodca registratúry je podľa ustanovenia § 16 zákona č. 395/2002 Z. z. oprávnený požiadať Štátny ústredný archív alebo Štátny archív s regionálnou pôsobnosťou o informáciu, odbornú radu a usmernenie pri prácach spojených s vypracovaním registratúrneho poriadku, registratúrneho plánu a zabezpečovaním správy registratúry. Pôvodca registratúry je ďalej oprávnený zveriť správu registratúry inej osobe. 

Poznámka 

Pôvodca registratúry je podľa ustanovenia § 16 zákona č. 395/2002 Z. z. povinný: 

a) vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán a predložiť ich na posúdenie a schválenie prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou, 

b) zabezpečovať správu registratúry, 

c) zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu; ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, papier musí spĺňať požiadavky technickej normy, 

d) zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie, 

e) umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie, 

f) umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry, či sa postupuje podľa schváleného registratúrneho poriadku, 

g) vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva prostredníctvom štátnych archívov, vyraďovať len vo vyraďovacom konaní najmenej raz za päť rokov, 

h) označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami „obmedzený prístup“ a uvedením času trvania obmedzenia, 

i) oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry, 

j) odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov a s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku, 

k) odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi, alebo ak zanikne bez právneho nástupcu: 

1. odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou usporiadané podľa jeho pokynov, 

2. uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu miesto, kde sú uložené. 

Registratúrny poriadok 

Registratúrny poriadokje interná norma, ktorá upravuje postup organizačných útvarov pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a so spismi, a to: 

1. príjem a triedenie registratúrnych záznamov, 

2. evidenciu v registratúrnom denníku, 

3. pridelenie čísla spisu, 

4. vybavovanie spisov, 

5. tvorbu záznamov a používanie pečiatok, podpisové právo, 

6. odosielanie zásielok, 

7. registratúrny plán a ukladanie spisov, 

8. vyraďovanie spisov. 

Príjem a triedenie registratúrnych záznamov 

Každá organizácia má určené pracovisko, ktoré je poverené preberaním zásielok. Väčšinou je to podateľňa, v menších organizáciách je preberaním zásielok poverený zamestnanec v kumulovanej funkcii s inými činnosťami. Príjem zásielok je realizovaný formou poštovej služby, prípadne aj služby iných špecializovaných firiem, pomocou spojových alebo elektronických prostriedkov (fax, elektronická pošta) alebo osobným doručovaním (osobným podaním, prostredníctvom kuriéra). Registratúrny poriadok musí upravovať aj postup pri manipulácii s elektronickými zásielkami. 

Po skontrolovaní prijatých zásielok prichádza na rad ich triedenie. Roztriedia sa na zásielky, ktoré podliehajú evidencii, na zásielky, ktoré sa nebudú evidovať, napr. noviny, časopisy, propagačné materiály, knihy, a na zásielky, u ktorých nie je jasné, či sa budú evidovať. 

Neotvárajú sa zásielky adresované na meno zamestnanca, zásielky obsahujúce utajované skutočnosti, zásielky adresované priamo vedúcim zamestnancom a zásielky adresované personálnemu oddeleniu, u ktorých je zrejmé, že obsahujú osobné údaje. Neotvorené zásielky, ktoré neobsahujú utajené ani osobné údaje, vrátia príslušní zamestnanci, ktorým boli zásielky adresované, spätne do podateľne na zaevidovanie. Prijaté zásielky sa ďalej môžu triediť podľa jednotlivých organizačných útvarov. 

Obálky sa ponechávajú v prípadoch, ak na spise chýba dátum, prípadne sa dátum uvedený na spise podstatne odlišuje od časového údaja na prezentačnom odtlačku pečiatky, ak spis nie je podpísaný, ak dátum podania zásielky na pošte má právny význam na dodržanie lehôt na vybavenie, ak ide o sťažnosť, prípadne ak ide o zásielku, ktorá bola doručená s návratkou. V ostatných prípadoch sa obálky obyčajných zásielok nemusia uchovávať vôbec a organizácia si sama určí, či obálky doporučených zásielok bude vyraďovať až po určitom čase (týždeň, mesiac) mimo vyraďovacieho konania. 

Poznámka 

Po otvorení zásielky sa riadne skontroluje obsah spisu a počet príloh, tieto údaje sa vyznačia na odtlačku prezentačnej pečiatky. Každá príloha má byť označená podacím číslom záznamu, ku ktorému patrí. Ak je nutné prílohy oddeliť, poznačí sa táto skutočnosť aj na samotnom zázname. Ak ide o zásielku, ktorá obsahuje ceniny, musí byť zaevidované, čo spis obsahuje. 

Zásielky označené stupňom utajenia sú zásielky so zvláštnym režimom manipulácie a odovzdávajú sa príslušnému organizačnému útvaru ako neotvorené. Zvláštny režim manipulácie upravuje zákon č. 241/2001 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonovvyhláška NBÚ č. 455/2001 Z. z. o administratívnej bezpečnosti

Zásielky účtovného charakteru sa môžu zatriediť medzi zásielky, ktoré podliehajú evidencii v podateľni a po odovzdaní príslušnému organizačnému útvaru sa prevedú a zaevidujú do príslušnej ekonomickej evidencie. V registratúrnom poriadku môžu byť niekedy zásielky účtovného charakteru zaradené medzi tie, ktoré sa neoznačujú, lebo sú vedené v špecializovanej evidencii na ekonomickom úseku. Tento spôsob ale nespĺňa všetky kritériá odbornej správy registratúrnych záznamov. Účtovná, ale aj technická dokumentácia spravidla zostávajú tam, kde sa zaevidovali a spracovali. 

Poznámka 

Registratúrny poriadok musí teda podrobne upravovať povinnosti pracovníka podateľne, zaobchádzanie s obyčajnými aj doporučenými zásielkami, zaobchádzanie so zásielkami obsahujúcimi ceniny, zaobchádzanie s balíkmi a ostatnými špeciálnymi zásielkami. 

Evidencia v registratúrnom denníku 

Ešte pred vypracovaním registratúrneho poriadku sa organizácia musí rozhodnúť, či bude používať centralizovanú formu (menšie organizácie) alebo decentralizovanú formu evidencie v registratúrnych denníkoch. Možné je aj používanie kombinovaného systému. Platí ale zásada, že jeden spis nemôže byť zaevidovaný v dvoch alebo viacerých registratúrnych denníkoch. Môžu sa viesť aj pomocné evidencie, tie však musia byť podrobne upravené v registratúrnom poriadku. 

Cieľom evidovania záznamov v registratúrnom denníku je vytvorenie základného prehľadu o doručení, pridelení, vybavovaní, uložení a obsahu záznamov. 

Registratúrny denník je registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou označený symbolom „A“, nevyraďuje sa a zostáva v archíve. 

Pod správou registratúrnych záznamov sa nerozumie iba správa záznamov, ktoré prišli do organizácie zvonku, ale aj evidovanie a správa interných záznamov vyhotovených samotnou organizáciou a určených na odoslanie. 

Registratúrny denník má byť iba jeden na doručené aj odoslané záznamy a evidujú sa v ňom všetky záznamy, nielen záznamy subjektívne, považované za dôležité. Počítačový program na automatizovaný systém správy registratúry sa nedá ovplyvniť, ale ak sa správa registratúry vedie ručne, správne je mať jeden registratúrny denník. 

Registratúrny denník sa musí označiť názvom organizácie, názvom organizačného útvaru pri decentralizovanej forme evidencie a kalendárnym rokom. Jeden registratúrny denník sa nesmie používať počas viacerých kalendárnych rokov

Poznámka 

V registratúrnom denníku sa vypĺňajú nasledujúce údaje: 

Číslo – poradové, podacie, ktoré sa záznamom priraďuje podľa času doručenia v chronologicko-numerickom poradí. 

Dňa – dátum zápisu záznamu do registratúrneho denníka. 

Zaslal kto, dňa – adresa odosielateľa a dátum odoslania, ak ide o záznamy, ktoré vznikli v organizácii, vpíšeme do rubriky označenie „vlastné“. 

Predchádzajúce číslo – uvedie sa predchádzajúce číslo podania v rámci jedného spisu. 

Počet listov a listov príloh – počet listov záznamu, ak sú, aj počet listov príloh. 

Vec – stručné vyjadrenie obsahu záznamu. 

Pridelené kedy a komu – dátum pridelenia na vybavenie a meno, prípadne iné označenie toho, kto bude spis vybavovať. 

Vybavené dňa a komu – dátum odoslania a adresa vybavenia prideleného záznamu. 

Vybavené ako – stručný popis, ako bol spis vybavený. 

Uložené/značka a počet listov – uvedie sa registratúrna značka záznamu podľa registratúrneho plánu organizácie, znak hodnoty, lehota uloženia a počet listov uloženého záznamu. 

Záznam o vyradení – uvedie sa údaj o vyradení záznamu z evidencie. 

Pridelenie čísla a spisu 

Všetky registratúrne záznamy doručené organizácii musia byť označené odtlačkom prezentačnej pečiatky. Jej forma nie je nikde presne určená, ale mala by obsahovať názov organizácie, dátum doručenia zásielky, podacie číslo, číslo spisu, počet listov príloh, údaje o tom, komu bol záznam pridelený na vybavenie a údaje o uložení. Ak ide o zásielku, ktorá sa v podateľni neotvára, prezentačná pečiatka sa umiestni na obálku. 

Označenie registratúrnych záznamov iba podacími číslami bez ohľadu na ich vecnú náplň je nepostačujúce. Z tohto dôvodu sa musia registratúrne záznamy označiť registratúrnymi značkami. Registratúrna značka je numerický, alfanumerický alebo alfabetický symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov, určujúci ich miesto v registratúre. 

Poznámka 

Povinnosť prideliť spisu registratúrnu značku má vždy zamestnanec, ktorý je poverený vec vybaviť. Spôsob prideľovania spisu, kto prideľuje registratúrnu značku, kto má prístup ku spisu, musí byť tiež upravené v registratúrnom poriadku. 

Registratúrna značka môže obsahovať napr. evidenčné číslo pridelené v podateľni, rok a organizáciou stanovený kód organizačného útvaru alebo referenta, ktorému bol spis pridelený. 

Vybavovanie spisov 

Registratúrny denník upravuje aj pohyb registratúrnych záznamov v rámci organizácie. Vedúci zamestnanec posúdi doručené záznamy a pridelí ich zamestnancom povereným vybavením veci, prípadne určí aj lehotu na vybavenie. Registratúrne záznamy potom odchádzajú na zaevidovanie v registratúrnom denníku a sú odovzdané určenému zamestnancovi na vybavenie. Spracovateľ rozhodne, či založí nový spis (vypíše alebo vytlačí spisový obal) alebo došlý registratúrny záznam pridelí k už založenému spisu.  

Spisový obal musí obsahovať názov organizácie, názov organizačného útvaru, ktorý spis vybavuje, podacie číslo, stručný popis, lehotu na vybavenie a spracovateľ doplní do spisu aj registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu a spôsob uloženia. Všetky registratúrne záznamy, ktoré sa týkajú jednej veci, sa evidujú v rámci jedného roka pod jedným číslom spisu, tzv. základným číslom, ktoré sa napíše na spisový obal. Ak prídu k jednej veci ďalšie zásielky – podania, zaevidujú sa v denníku pod nové podacie čísla a tieto sa tiež zapisujú na spisový obal. Ani jeden registratúrny záznam nemá zostať bez zaradenia do spisu. 

Je samozrejmé, že každý registratúrny záznam má byť vybavený vecne správne pri dodržaní všeobecne záväzných predpisov, prípadne aj interných predpisov, lehota na vybavenie má byť dodržaná a každé omeškanie má byť oznámené aj odosielateľovi. 

Pri vybavovaní spisu má byť dodržaná aj formálna úprava záznamu, pre ktorú platí norma STN 016910 Pravidlá písania a úprava písomností. Ak sa spis vybaví ústne alebo telefonicky, urobí sa osobitný interný doklad, kde sa stručne opíše vybavenie. Registratúrnym poriadkom majú byť upravené aj vzory na používanie hlavičkového papiera. 

Ak sa napr. jeden druh registratúrneho záznamu rozposiela na množstvo adries, príp. boli doručené odpovede rovnakého druhu od viacerých odosielateľov, nemusia sa prácne všetky zapisovať, ale sa vyhotovujú zberné hárky. 

Štádiá vybavovania spisu poznáme: 

Uzavretý spis – už nebude ku spisu žiadny ďalší registratúrny záznam, spis je ukončený. Tieto údaje sa tiež zaznačia do registratúrneho denníka. 

Vybavený spis – postupné vybavovanie spisu, pri ktorom sa predpokladá vznik ďalších registratúrnych záznamov, každé jednotlivé vybavenie sa zaznačí do registratúrneho denníka. 

Tvorba záznamov, používanie pečiatok, podpisové právo 

Registratúrnym poriadkom sú upravené aj také samozrejmé veci ako to, kto vyhotoví čistopis, kto ho podpíše, kto vypíše obálku. Pri vybavovaní spisu sa vyhotoví aj kópia, ktorá sa založí do spisu. 

Každý registratúrny záznam má byť podpísaný. V podpisovom poriadku, prípadne v inom internom predpise, má byť určený počet podpisov a ich poradie. Nie je dôvod naďalej používať skratku v. z., lebo v podpisovom poriadku má byť určené, kto záznam podpíše v zastúpení. Originál a prvá kópia registratúrneho záznamu sa podpisujú vlastnoručne. Podpis má byť umiestnený v pravej dolnej časti pod odtlačok pečiatky. 

Poznámka 

Podpis nesmie zasahovať do odtlačku pečiatky alebo predtlačeného mena, priezviska a funkcie podpisujúceho. Ak sú na registratúrnom zázname napr. dva podpisy, podpis funkčne vyššie zaradeného zamestnanca je uvedený vľavo. Podpisy zamestnancov na rovnakej funkčnej úrovni sa umiestňujú vpravo pod sebou v abecednom poradí. 

Predpis určujúci používanie pečiatok v organizácii má trvalú dokumentárnu hodnotu „A“, archivuje sa. Ak sa používa viac rovnakých pečiatok (pečiatok s rovnakým textom), rozlišujú sa číslom uvedeným na pečiatke. Odtlačok pečiatky je kritériom pre posúdenie hodnovernosti registratúrneho záznamu. Na odtláčanie podlhovastých pečiatok sa používa modrá farba, na odtláčanie okrúhlych pečiatok sa používa farba červená. 

Odosielanie zásielok 

Vybavené registratúrne záznamy sa odovzdávajú zvyčajne podateľni na odoslanie. Táto záznamy skontroluje a roztriedi ich na zásielky obyčajné, zásielky doporučené, zásielky na doručenku alebo do vlastných rúk a elektronickú poštu. Evidované zásielky sa zapíšu do poštového doručovacieho hárku, na ktorom pošta potvrdí prijatie zásielky. Zásielky obsahujúce ceniny sa zasielajú ako cenné listy alebo kuriérnou službou. 

Poznámka 

Vybavenie, odoslanie, ale aj spôsob odoslania registratúrnych záznamov sa zapíše do registratúrneho denníka. Do registratúrneho denníka sa zaeviduje aj odoslaná elektronická pošta a faxy. V registratúrnom poriadku musí byť upravené aj to, čo urobiť so zásielkou, ktorá sa nedá doručiť. Údaje o jej vrátení, prípadne o jej opätovnom odoslaní, sa tiež vyznačia do registratúrneho denníka. 

Registratúrny plán a ukladanie spisov 

Ako bolo definované v úvode, registratúrny plánje interná norma na ukladanie spisov, ktorá člení registratúru organizácie podľa príbuznosti obsahu spisov do vecných skupín a určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia, určuje štruktúru uloženia vybavených spisov v registratúre príslušného organizačného útvaru, ako aj v registratúrnom stredisku organizácie. Akékoľvek zmeny a úpravy registratúrneho plánu musia byť vykonávané iba so súhlasom Štátneho archívu. Členenie registratúry organizácie do vecných skupín má výhodu v tom, že ho neovplyvňujú žiadne zmeny organizačnej štruktúry. 

Registratúrny plán určuje, ako dlho zostáva spis – registratúrny záznam, uložený priamo na pracovisku príslušného organizačného útvaru. Táto registratúra sa označuje pojmom príručná registratúra. Lehotu uloženia záznamov v príručnej registratúre, kedy je potrebné, aby záznamy boli k dispozícii príslušnému organizačnému útvaru, sa odporúča stanoviť 2 roky. 

Poznámka 

To znamená, že v príručnej registratúre sa nachádza registratúra aktuálneho kalendárneho roka a kompletná registratúra predchádzajúceho kalendárneho roka. Spisy sa ukladajú v príručnej registratúre roztriedené podľa registratúrnych značiek v chronologicko-numerickom poradí s najvyšším číslom navrchu. Spisy sa ukladajú v samostatných obaloch, najlepšie v spisových doskách so šnúrkami. 

Správa registratúryje zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania. Správca registratúry je zamestnanec organizácie, ktorý vypracúva registratúrny poriadok a registratúrny plán, metodicky usmerňuje úsek správy registratúry v organizácii, dohliada alebo priamo riadi činnosť podateľne a registratúrneho strediska, zabezpečuje školenia pre jej zamestnancov na úseku správy registratúry a pripravuje vyraďovacie konanie. 

Keďže správa registratúry zabezpečuje aj prístup k uloženým registratúrnym záznamom počas celej lehoty ich uloženia, v registratúrnom poriadku musia byť stanovené presné pravidlá ukladania a manipulácie so spismi v rámci príručnej registratúry, ako aj v rámci registratúrneho strediska. Registratúrny poriadok musí upravovať aj nazeranie do spisov, ich vyberanie a požičiavanie spisov z príručnej registratúry, ako aj interné alebo externé požičiavanie spisu v rámci registratúrneho strediska. Ľubovoľné vyberanie spisov bez vedomia zodpovedného zamestnanca je zakázané. 

Správca registratúry stanovuje aj časový harmonogram odovzdávania spisov z príručnej registratúry do registratúrneho strediska, spravidla to býva v apríli v máji. Spisy sa odovzdávajú riadne upravené, povyťahujú sa všetky sponky, lístočky s poznámkami. Kovové súčasti podliehajú veľmi rýchlo korózii a poškodzujú spisy. Odovzdávané spisy musia byť riadne označené a uložené v tzv. úložnej jednotke. Môže to byť balík, spisové dosky so šnúrkami a podobne. Úložná jednotka vždy obsahuje iba spisy označené rovnakou registratúrnou značkou. Súčasťou označenia je ukladací štítok, ktorého vzor tvorí tiež prílohu registratúrneho poriadku. Na ukladacom štítku musí byť uvedený názov organizácie a organizačného útvaru, vec – obsah spisov, registratúrna značka, ročník – rok vzniku uložených spisov, znak hodnoty uloženia a lehota uloženia. Ak to rozsah uložených spisov dovolí, na ukladací štítok sa uvedú aj čísla spisov, ktoré obsahuje, prípadne sa takýto zoznam vloží dovnútra spisových dosiek. 

Súčasťou odovzdávaných spisov do registratúrneho strediska musí byť vždy preberací zoznam (odovzdávací zoznam) – súpis spisov (záznamov), ktoré odovzdáva ich pôvodca do registratúrneho strediska. Zoznam obsahuje názov organizácie a organizačného útvaru, dátum odovzdania a odovzdávaný ročník – rok vzniku uložených spisov. 

Poznámka 

Zoznam ďalej musí obsahovať registratúrnu značku, znak hodnoty uloženia a lehotu uloženia. Ak sa do poznámky zapíše znak „0“, znamená to neodovzdaný spis, ktorý zatiaľ zostáva v organizačnom útvare. Na konci zoznamu sú uvedené podpisy preberajúceho registratúrneho strediska a odovzdávajúceho organizačného útvaru. Zoznam odovzdávaných spisov musí byť uvedený podrobne spis po spise s uvedením poznámky, či je spis kompletný. Na udanie celkového množstva uložených záznamov sa používajú údaje v bežných metroch (bm). 

Knihu registratúrneho strediska tvoria všetky zoznamy odovzdaných (prebratých) záznamov, ktoré zároveň slúžia ako pomôcka pri vyraďovaní záznamov, pri vypracúvaní zoznamov vyradených záznamov. Lokačný prehľad je užitočná orientačná pomôcka registratúrneho strediska o uložení jednotlivých častí registratúry. 

Lehota uloženia spisov v registratúrnom stredisku sa môže po dohode so štátnym archívom predĺžiť, ale nesmie sa skrátiť. Optimálna lehota uloženia býva 5 rokov, prípadne býva stanovená násobkom čísla päť, ale môže sa stanoviť aj iná hodnota lehoty uloženia. Registratúrne záznamy s hodnotou uloženia „A“ musia existovať počas celej doby trvania – existencie firmy. 

Odporúčané lehoty uloženia niektorých záznamov: mzdové listy – odporúča sa lehota uloženia 50 rokov, osobné spisy – odporúča sa lehota uloženia 70 rokov od dátumu narodenia. 

Poznámka 

Špecializované registratúry sa zriaďujú najmä na organizačných útvaroch manipulujúcich s účtovnými záznamami, so záznamami, ktoré obsahujú utajované skutočnosti a so záznamami obsahujúcimi osobné údaje o zamestnancoch. Takéto registratúrne záznamy a spisy bývajú v týchto špecializovaných registratúrach príslušných organizačných útvarov uložené až do uplynutia svojich lehôt uloženia. Organizačný útvar je potom povinný informovať správcu registratúry na možnosť zaradenia tejto časti registratúry do vyraďovacieho konania. 

Vyraďovanie spisov 

Vyraďovanie registratúrnych záznamov je odborná činnosť, ktorá spočíva v hodnotení záznamov z hľadiska uplynutia lehoty uloženia, ako aj rozhodnutie, že registratúrny záznam má trvalú dokumentárnu hodnotu a je určený na uloženie do archívu alebo nemá trvalú dokumentárnu hodnotu a takýto registratúrny záznam sa zničí. Pre vyraďovanie registratúrnych záznamov je najdôležitejší práve registratúrny plán, v ktorom je registratúra rozdelená do týchto dvoch skupín – záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a bez trvalej dokumentárnej hodnoty. 

Registratúrne záznamy sa môžu vyraďovať iba vo vyraďovacom konaní v pravidelných intervaloch dohodnutých so Štátnym archívom, zvyčajne po piatich rokoch. 

Po uplynutí lehoty uloženia registratúrnych záznamov sa vypracujú dva zoznamy záznamov určených na vyradenie: 

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov so znakom hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie. Tieto záznamy sa odovzdajú do podnikového archívu. Ak firma nemá archív, môže ich ponúknuť na odovzdanie do Štátneho archívu. 

Zoznam vecných skupín registratúrnych záznamov bez znaku hodnoty „A“ navrhnutých na vyradenie. Tieto záznamy sú určené po ukončení vyraďovacieho konania na skartáciu. 

Poznámka 

Zoznamy musia obsahovať nasledujúce údaje: 

  • poradové číslo vecnej skupiny registratúrnych záznamov, 
  • registratúrnu značku a názov vecnej skupiny vyraďovaných registratúrnych záznamov podľa registratúrneho plánu, 
  • znak hodnoty podľa registratúrneho plánu, ak ho vecná skupina má, 
  • lehotu uloženia, 
  • rok uzatvorenia vecnej skupiny registratúrnych záznamov, 
  • množstvo vyraďovaných ukladacích jednotiek – počet fasciklov, balíkov, krabíc, šanónov a podobne. 

Súčasťou zoznamov vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie je aj sprievodný list – návrh na vyradenie registratúrnych záznamov. V návrhu na vyradenie registratúrnych záznamov organizácia uvedie počet položiek obidvoch zoznamov, obdobie ich vzniku a návrh na ich odovzdanie do príslušného Štátneho archívu, prípadne návrh na ich zničenie, ak ide o záznamy bez znaku hodnoty „A“. 

Súčasťou návrhu na vyradenie musí byť aj vyhlásenie, že všetkým registratúrnym záznamom navrhnutým na vyradenie uplynula lehota uloženia a vyhlásenie, že registratúrne záznamy navrhnuté na vyradenie už nepotrebuje na svoju činnosť. Pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie všetky registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia. Ak niektoré z registratúrnych záznamov, ktorým uplynula lehota uloženia, ešte potrebuje, prerokuje vo vyraďovacom konaní jej predĺženie. 

Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov a spolu aj dva zoznamy vecných skupín registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie sa predkladajú na posúdenie Štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou v dvoch exemplároch. Vyradenie registratúrnych záznamov potom správca registratúry vyznačí aj do registratúrneho denníka. 

Neprehliadnite! 

Vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z.

ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach, podrobnejšie upravuje: 

1. hodnotenie záznamov, vyraďovanie registratúrnych záznamov a preberanie archívnych dokumentov do archívu. 

2. ochranu archívnych dokumentov a registratúrnych záznamov, 

3. evidenciu archívneho dedičstva Slovenskej republiky a prístup k archívnym dokumentom. 

Pri rozhodovaní o trvalej dokumentárnej hodnote záznamov sú rozhodujúce tieto kritériá: 

a) obsah záznamu, 

b) význam pôvodcu záznamu, 

c) obdobie vzniku záznamu, 

d) jedinečnosť vyhotovenia záznamu, 

e) hodnovernosť záznamu, 

f) vlastnosti nosiča záznamu. 

Priestory registratúrneho strediska sa nesmú nachádzať na mieste, ktoré by mohlo ohroziť fyzický stav uložených registratúrnych záznamov. Sú chránené elektrickou požiarnou signalizáciou. Priestory registratúrneho strediska musia byť vybavené iba práškovými alebo plynovými hasiacimi prístrojmi. Ich počet určuje STN 92 0202. Dvere musia priestory vzduchotesne uzatvárať od okolia, musia byť plné a musia mať vlastnosti požiarneho uzáveru. 

Priestory registratúrneho strediska musia byť chránené pred degradačnými činiteľmi, ako je teplo, vlhkosť, svetlo, prašnosť, chemické degradačné činitele a biologické degradačné činitele, ako sú plesne, hlodavce. Predpísaná teplota v ukladacích priestoroch je 16 °C s toleranciou + 2 °C a - 2 °C. Prípustná relatívna vlhkosť vzduchu je 50 % s toleranciou + 5 % a - 5 %. 

Upozornenie na niektoré dôležité termíny: 

30. jún 2005 – vypracovať registratúrny poriadok aj registratúrny plán a predložiť ich na schválenie príslušnému Štátnemu archívu. 

31. december 2005 – archív musí spĺňať podmienky ochrany archívnych dokumentov podľa ustanovenia § 18 ods. 1, ustanovenia § 21 ods. 3 a ustanovenia § 24 ods. 3 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. 

1. január 2006 – uviesť do platnosti schválený registratúrny poriadok aj registratúrny plán a postupovať podľa nich. 

Upozornenie na niektoré vybrané správne delikty podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach

Ministerstvo môže uložiť pokutu do: 

1 000 000 Sk tomu, kto zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania, 

500 000 Sk tomu, kto neumožní výkon štátneho odborného dozoru, 

100 000 Sk tomu: 

  • kto nezabezpečí správu registratúry, 
  • kto nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu, 
  • kto nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie, 
  • kto umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany, 
  • kto neodovzdá registratúru právnemu nástupcovi, 

50 000 Sk tomu, kto nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu. 

Ministerstvo vnútra SR vydalo na zabezpečenie postupu samostatne podnikajúcich fyzických osôb pri plnení povinností podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonovmetodický návod č. SVS-204-2004/00844 z 22. novembra 2004. Tento metodický návod nadobúda účinnosť od 1. januára 2005 a upravuje postup pri zabezpečovaní správy registratúrnych záznamov (dokumentov) vzniknutých z činnosti samostatne podnikajúcich fyzických osôb. Vyradenie dokumentov oznámi samostatne podnikajúca fyzická osoba príslušnému Štátnemu archívu. 

Zničenie dokumentov sa môže vykonať až potom, ak príslušný Štátny archív neuplatní do 30 dní nárok na prevzatie niektorých z dokumentov navrhnutých na vyradenie do trvalej archívnej starostlivosti a vezme oznámenie o ich vyradení na vedomie. Z toho vyplýva, že list oznamujúci vyradenie dokumentov musí obsahovať všetky potrebné údaje o vyraďovaných dokumentoch. Prílohou metodického návodu je aj vzorový registratúrny plán pre samostatne podnikajúce fyzické osoby. 

Zoznam „A“ minima registratúrnych záznamov: 

  • dokumenty o vzniku a zániku organizácie, jej organizačných zmenách 
  • štatúty, stanovy a organizačné normy 
  • písomnosti zo zasadnutí orgánov a vedenia 
  • riadiace akty vedúceho organizácie 
  • nariadenia, predpisy, smernice a obežníky vydávané organizáciou 
  • správy a analýzy o činnosti organizácie 
  • písomnosti o majetku organizácie 
  • dokumentácia objavov, vynálezov, vlastných ochranných známok 
  • licenčné zmluvy a využívanie priemyselných práv 
  • správy a protokoly z kontrol a revízií 
  • sociálne programy organizácie 
  • kolektívne zmluvy a vyhodnotenie ich plnenia 
  • vyznamenania, diplomy, ocenenia, čestné uznania 
  • výkazy a prehľady smrteľných úrazov a chorôb z povolania 
  • plány a programy organizácií 
  • rozbory 
  • štatistiky 
  • ročné účtovné závierky a bilancie 
  • účtovné výkazy ročné 
  • cenníky vlastné 
  • výrobný program 
  • výrobno-technické pasporty a technické normy – vlastné 
  • katalógy a technické popisy vlastných výrobkov 
  • záverečné správy vedecko-výskumných a tematických úloh 
  • technická dokumentácia výnimočných stavieb 
  • kroniky, publikácie, časopisy, tlačoviny – vlastné 
  • vzory tlačív, formulárov, odtlačky pečiatok, pečiatky (typáriá) 
  • vzorkovanie písomností podľa vlastného uváženia 
  • propagačné, filmové, fotografické výstrižky z tlače a iné materiály viažuce sa  k organizácii 
  • voľné   

Autor: Bibiána Špániková

Súvisiace právne predpisy ZZ SR


S-EPI, s.r.o. © 2010-2020, všetky práva vyhradené

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.