Buďte manažérmi svojho času

V článku prinášame vybrané techniky, ktoré vás naučia definovať ciele, správne určiť priority, eliminovať časové straty, a tak zlepšiť organizáciu svojej práce a efektívnejšie využívať čas.

Autori: Ing. Cecília Olexová, PhD.
Právny stav od: 1. 1. 2007
Právny stav do: 31. 12. 2007
Dátum publikácie: 24. 8. 2007
Prameň: Personálny a mzdový poradca podnikateľa / PMPP - 2007 / PMPP - 13-14/2007
Oblasti práva: Pracovné právo / Pracovné právo a personalistika / Personalistika



Obsah

„Málo ľudí má dostatok času, a predsa každý vlastní celý čas, ktorý je k dispozícii.“ 

Paradox času 

Čas je najvzácnejší majetok, ktorý máme zadarmo. Nemôžeme ho predať ani kúpiť, alebo prenajať, zastaviť, vymeniť či uskladniť. Stále plynie, míňa sa a jediné, o čom môžeme rozhodnúť, je, ako čas, ktorý máme k dispozícii, využijeme. V článku sú uvedené vybrané techniky, ktoré vám pomôžu definovať ciele, správne určiť priority, eliminovať časové straty i tipy, ako zlepšiť organizáciu svojej práce a efektívne využívať čas. 


1. Analýza využívania času

„Vy aj ja disponujeme dvadsiatimi štyrmi hodinami denne. A pokiaľ viem, je to rovnaký počet hodín, aký mal k dispozícii Michelangelo i Pasteur.“ 

Lewis 

Ak ste sa rozhodli, že sa pokúsite lepšie využívať svoj čas, zamyslite sa najprv nad tým, ako trávite čas, aké máte organizačné nedostatky, čo môže byť príčinou zlej organizácie práce. Ujasnite si aj to, či naozaj chcete zmeniť svoj prístup k riadeniu času a čo je najsilnejším podnetom na zlepšenie využívania času. Pomôžte si týmito otázkami: 

  • Mám jasné ciele, podľa ktorých sa orientujem a viem, čo chcem dosiahnuť? 
  • Viem, ktoré sú moje kľúčové úlohy na splnenie cieľov?  
  • Stanovujem si priority? 
  • Plánujem si svoj čas?  
  • Používam pomôcky na plánovanie času? 
  • Mám pod kontrolou vyrušovanie a prerušovanie mojej práce? 
  • Stane sa mi, že na konci dňa mám na zozname vecí na vybavenie viac položiek ako ráno? 
  • Dodržiavam termíny? 
  • Mám tendenciu odkladať úlohy, ktoré ma nebavia? 
  • Beriem na seba príliš veľa úloh, ktoré by sa dali odmietnuť? 
  • Poznám svoje silné a slabé stránky organizácie práce? Viem, v čom mám najväčší potenciál na zlepšenie? 
  • Mám motiváciu zlepšiť organizáciu svojej práce?  
  • Viem, na čo vlastne využívam svoj čas? 

Pomocou odpovedí na tieto otázky skúste identifikovať nedostatky v organizácii práce a odhaliť príčiny, ktoré ich spôsobujú. Všeobecne možno rozlišovať tri skupiny príčin dezorganizácie:  

1. vonkajšie okolnosti – preťaženie, vonkajšie prekážky, problémy s pracovným prostredím; 
2. chyby v systéme práce – absencia stratégie a pravidiel na organizovanie času, nedostatok informácií, neschopnosť vhodne využívať dostupné prostriedky; 
3. osobné faktory – obavy z niektorých úloh, túžba po niečom novom, ktorá vedie k tomu, že sa človek púšťa do nových úloh skôr, ako dokončí predošlé, sklony k perfekcionizmu, zlozvyk brať si na seba príliš veľa povinností, neochota delegovať alebo povedať „nie“. 

Po sformulovaní problémov, ktoré chcete riešiť, a hlavného motívu, ktorý vás k tomu vedie, začnite s konkrétnou analýzou využívania vášho denného času. V prvom kroku tejto analýzy si spíšte všetky činnosti, ktorými ste sa zaoberali počas niekoľkých typických pracovných dní a doplňte čas trvania týchto činností. Zároveň si odpovedzte na otázky:  

  • Bolo vykonanie jednotlivých činností skutočne potrebné? 
  • Bolo možné vykonať tieto činnosti aj za kratší čas? 
  • Bola väčšina činností plánovaná? 
  • Vykonali sa jednotlivé činnosti vtedy, keď to bolo potrebné?  

Pri vyhodnocovaní odpovedí platí, že ak ste:  

  • vykonali viac ako 10 % činností, ktoré neboli bezpodmienečne nutné, je potrebné viac delegovať a určovať si priority; 
  • vynaložili na viac ako 10 % činností dlhší čas, musíte preskúmať dôvody, napr. pracovné techniky, koncentráciu atď.; 
  • uskutočnili viac ako 10 % činností z dôvodu, že boli v danej chvíli súrne, je potrebné zlepšiť plánovanie času, organizáciu práce alebo sebadisciplínu. 



2. Stanovenie osobných a profesijných cieľov

„Keď neviem, do ktorého prístavu chcem doplávať, nie je pre mňa žiaden vietor ten pravý.“  

Seneca 

Za každým úspechom stoja správne ciele. Len keď viete, čo chcete, môžete plánovať spôsoby, ako svoje ciele dosiahnete. Pri stanovení cieľov sa riaďte základnými pravidlami:  

1. Formulujte ciele jasne, konkrétne a písomne. Čím všeobecnejšie sú ciele, tým ťažšie by ste si určili spôsoby, ako ich dosiahnuť. 
2. Ciele by mali byť merateľné. Pri formulovaní cieľov si pomáhajte otázkami typu: Kto? Čo? Kde? Kedy? Prečo? 
3. Ciele by mali byť reálne. Ciele by mali byť pre vás výzvou, avšak mali by byť dosiahnuteľné. V prípade, že máte pred sebou veľký cieľ, rozdeľte si ho na malé, jednoduché a dosiahnuteľné ciele. Splnenie týchto cieľov vás bude motivovať k ďalším krokom pri plnení náročnejších cieľov.  
4. Ciele zamerajte na výsledky, nepopisujte ich ako činnosti. Napríklad namiesto cieľa „každý týždeň sa budem učiť angličtinu aspoň 2 hodiny“ si stanovte cieľ, že sa každý týždeň naučíte 1 lekciu.  
5. Ciele by mali byť časovo vymedzené. Termíny sú užitočné, motivujú a pobádajú k činnosti. Ak je konečný termín príliš vzdialený, je vhodné rozdeliť plán na menšie úseky a určiť si priebežné termíny. 
6. Formulujte ciele pozitívne a motivujúco. Záporným a negatívnym vyjadrovaním by ste sa iba brzdili.  
7. Aj keď sú dobre stanovené ciele predpokladom úspechu, nepodceňte ani spôsoby, ako tieto ciele dosiahnuť. Predsa len tým budete tráviť mnoho dní a možno až rokov.  

Praktické cvičenie 

Nasledujúce cvičenie vám pomôže zistiť, čo je pre vás v živote najpodstatnejšie. Pomôže vám pri stanovovaní dlhodobých cieľov. Vyhraďte si na cvičenie aspoň 20 minút a myšlienky si zaznamenávajte písomne, aby ste sa k nim mohli vrátiť. 

Predstavte si, že je o päť rokov neskôr. Pozorujete pohreb. Prišlo veľa ľudí a všetci sú veľmi dojatí. Vznášate sa nad týmto zhromaždením a zistíte, že je to váš pohreb. Veľa ľudí prednáša krátku a dojemnú smútočnú reč: jeden z vašich kolegov, váš nadriadený, váš životný partner, vaše deti, jeden z osobných priateľov. Každý rečník niekoľkými vetami zhrnie to najdôležitejšie, čo ste preňho znamenali. 

Poznačte si: Čo by asi títo ľudia povedali? Čo by ste si priali, aby o vás povedali? Ako by zneli tieto príhovory, ak by ste dovtedy žili svoj život presne tak ako doteraz? 

Z tohto cvičenia si vyvoďte svoje životné ciele a aktívne ich sformulujte pomocou otázok: 

  • Čo chcem vo svojom živote dosiahnuť? 
  • Aké sú moje sny a priania? 
  • Kto sú najdôležitejšie osoby v mojom živote? 

Takto stanovené životné ciele potom rozložte na čiastkové krátkodobé ciele. 



3. Určenie priorít

„Treba robiť správne veci namiesto robiť veci správne.“ 

Peter F. Drucker 

Rozhodovanie o prioritách je, podobne ako proces stanovenia cieľov, individuálna záležitosť. Ideálne by bolo, keby ste si mohli všetko dopredu naplánovať, a potom systematicky plniť. V priebehu pracovného dňa však pravdepodobne musíte riešiť množstvo rutinných úloh, krízy, nové požiadavky, prerušenia. V tejto záplave úloh je nevyhnutné, aby ste si určili jednoznačné priority a tieto vaše rozhodnutia, ak je to možné, opierali o fakty. Na určenie priorít možno použiť viaceré techniky, a to Paretovo pravidlo, analýzu ABC alebo Eisenhowerov princíp. 

Paretovo pravidlo 80 : 20 

Paretovo pravidlo je pomenované po Vilfredovi Paretovi, talianskom ekonómovi, ktorý sa zaoberal otázkami rozdelenia bohatstva. Objavil opakujúci sa matematický vzťah medzi podielom ľudí (vyjadreným percentom z celkového relevantného počtu obyvateľstva) a výškou príjmov alebo bohatstva tejto skupiny. Zistil, že v rôznych krajinách sa vždy 80 % majetku sústredí u 20 % obyvateľov. V Paretovom pozorovaní ani nejde tak o presné percentuálne rozdelenie, ale skôr o skutočnosť, že rozdelenie bohatstva medzi obyvateľmi je nevyvážené. Tento fenomén sa objavuje i v ďalších oblastiach života a bol prenesený aj do iných odborov. Americkí odborníci aplikovali Paretov princíp pri inventarizácii a zistili, že 20 % zásob tvorí 80 % hodnoty celkových tovarov. Pri kontrole zásob sa sústredili na toto menšie množstvo (20 %) dôležitých položiek a dosiahli omnoho väčšiu efektivitu než pri ostatných inventúrach. Iné príklady poukazujú, že iba 20 % zákazníkov vytvorí 80 % obratu, zvyšných 80 % zákazníkov vytvorí len 20 % obratu alebo iba 20 % výrobkov spotrebuje 80 % výrobných nákladov, ostatných 80 % výrobkov spotrebuje len 20 % výrobných nákladov. Typický vzor rozdelenia teda ukazuje, že 80 % výsledkov je dosiahnutých pomocou 20 % námahy. Toto pravidlo možno preniesť aj do manažmentu času, kde všeobecne platí, že za 20 % času možno zvládnuť 80 % úloh rozhodujúcich pre dosiahnutie výsledkov. Zostávajúcich 80 % času prináša len 20 % výsledkov. 



Obr. 1: Paretovo pravidlo riadenia času 

O presnosti pomeru 80 : 20 by sa iste dalo diskutovať, ale faktom zostáva, že úsilie by sa nemalo sústrediť na množstvo ľahkých, najzaujímavejších či menej náročných aktivít, ale prednosť by mali dostať úlohy, ktoré prinesú najvýznamnejšie výsledky.  

Analýza ABC 

Podobne ako Paretovo pravidlo, aj analýza ABC vychádza zo skúsenosti, že percentuálne podiely dôležitých a menej dôležitých úloh sú všeobecne konštantné. Pomocou písmen A, B a C sa úlohy delia do troch kategórií podľa ich dôležitosti pre dosiahnutie osobných a pracovných cieľov.  



Obr. 2: Analýza ABC 


Úlohy A sú najdôležitejšie úlohy a tvoria približne 15 % z množiny všetkých úloh a činností, ktoré je potrebné vykonať. Ich podiel na celkových výsledkoch tvorí 65 %. Tieto úlohy musia byť vybavené a ťažko sa delegujú. 
Úlohy B sú stredne dôležité úlohy, ktoré je možné aj delegovať, prípadne úlohy, ktoré sú veľmi dôležité, avšak zatiaľ nie sú naliehavé. Tvoria 20 % z množiny všetkých úloh a činností a ich hodnota je 20 %.  
Úlohy C sú najmenej dôležité, rutinné úlohy, ktoré možno delegovať, ako napr. telefonovanie, formality, korešpondencia. Ich podiel na počte všetkých úloh je 65 %, na výsledkoch iba 15 %. 
Deň by ste podľa tohto princípu mali začať plnením tých úloh, ktoré sú v kategórii A. Rozhodovanie o tom, ktoré úlohy patria k úlohám typu A, môžu uľahčiť tieto otázky: 

  • Aké úlohy musím splniť, aby som sa čo najviac priblížil k svojim cieľom (ročným, mesačným, týždenným a denným)? 
  • Môžem vyriešením jednej úlohy vyriešiť niekoľko ďalších úloh? 
  • Akú úlohu musím splniť, aby som tým maximálne prispel k dosiahnutiu celkových cieľov organizácie, oddelenia, pracovného tímu? 
  • Akú úlohu musím splniť, aby som dosiahol maximálny úžitok? 
  • Pri akých úlohách, ak ich nesplním, musím počítať s najväčšími negatívnymi následkami? 

Eisenhowerov princíp 

Autorom tejto techniky časového manažmentu je bývalý americký prezident Dwight D. Eisenhower, ktorý úlohy posudzoval podľa dvoch kritérií, a to dôležitosť a naliehavosť. Dôležité úlohy vás posunú bližšie k splneniu cieľov, kým súrne aktivity si predovšetkým vyžadujú vašu bezprostrednú pozornosť. Kombinovaním kritérií dôležitosť a naliehavosť vznikajú štyri skupiny úloh – A, B, C, D. 

A 
dôležité a súrne úlohy – reaktívne úlohy 

B 
dôležité a menej naliehavé úlohy 
– proaktívne úlohy 

C 
súrne a menej dôležité úlohy – priority niekoho iného 

D 
menej dôležité a menej súrne úlohy – zlodeji času 

Obr. 3: Eisenhowerov princíp 


Úlohy A sú úlohy, ktoré sú dôležité a súrne. Tieto úlohy musíte splniť okamžite a osobne (napr. kríza, termínované projekty, naliehavé problémy – hľadanie okamžitej náhrady za chýbajúceho zamestnanca, pracovný úraz a pod.). Nie vždy sa dajú tieto úlohy ľahko identifikovať. Neodbytný kolega vás môže presviedčať, že čo je dôležité preňho, tomu by ste mali dať prednosť aj vy. Alebo môžete sami seba presvedčiť, že vedľajšia činnosť je dôležitá úloha, ktorá jednoducho nepočká. Dôležité však v tomto kontexte znamená dôležité pre realizáciu vašich vlastných cieľov.  
Úlohy B sú úlohy, ktoré sú dôležité. Zatiaľ nie sú súrne, a preto je tendencia odsúvať ich riešenie. Sú však významné pre splnenie cieľov, a preto si na ne plánujte čas a stanovte si termíny. Priebežným riešením týchto úloh (napr. plánovanie inovácií, zlepšovanie komunikácie, tvorba nového motivačného programu, vzdelávanie zamestnancov a pod.) je možné predchádzať problémom a stresu, aby sa tieto úlohy nedostali do kategórie A.  
Úlohy C sú úlohy, ktoré nie sú dôležité, ale sú evidentne súrne (prerušenia, telefóny, niektoré stretnutia, návrh inzerátu atď.). Tieto úlohy sa snažte redukovať, odmietnuť a delegovať. Inak podľahnete diktátu neodkladnosti a roztrieštite svoj čas medzi príliš veľa nutných, ale relatívne nedôležitých úloh na úkor riešenia významných úloh. 
Úlohy D sú úlohy, ktoré nie sú dôležité ani súrne (zbytočná pošta, drobná rutinná práca náročná na čas, riešenie drobných problémov vyplývajúcich z nedodržiavania štandardov a pod.). Tieto úlohy odrieknite, delegujte, prípadne použite odpadkový kôš. Týmto úlohám sa síce môžete venovať, ale iba obmedzene v prípade, že vám poskytnú zotavenie a uvoľnenie zo stresu. 
Pripustite si, že nikdy nebudete mať dostatok času na to, aby ste urobili všetko, čo by ste mohli a čo by od vás chceli iní. Aj v každodennom zhone však majte na mysli, že dôležitosť má vždy prednosť pred naliehavosťou.  



4. Časové straty a ako im zabrániť

„Všimol som si, že väčšina ľudí sa dostáva dopredu v priebehu času, ktorý iní premárnia.“ 

Henry Ford 

Zlepšiť hospodárenie s časom môžete aj zredukovaním času, ktorý premrháte. Medzi najväčších zlodejov času patria: 

  • Hľadanie stratených vecí 

Hlavným argumentom pre istú mieru poriadku je úspora času. Neporiadok neprináša stratu času len tým, že neviete nájsť, čo potrebujete, ale tiež množstvom vecí, ktoré odvádzajú vašu pozornosť. Vyhoďte preto všetko, čo nepotrebujete a vytvorte si vlastný systém zakladania vecí. Aj keď patríte k tým ľuďom, ktorí tvrdia, že vedia byť kreatívni iba v chaose, podstatné je, aby ste mali svoj systém a boli schopní rýchlo nájsť to, čo hľadáte.  

  • Snaha niesť záťaž sám 

Môžete robiť čokoľvek, ale nie všetko. Nerobte preto osobne to, čo môžete delegovať. Riaďte sa zásadou, že každá úloha by mala byť vykonávaná najnižšie postaveným pracovným miestom, ktoré má ešte dosť potrebných odborných kompetencií na vybavenie tejto úlohy. Podriadených neriaďte príliš detailne – uistite sa, či rozumejú vašim nariadeniam, prípadne ich občas skontrolujte v priebehu plnenia úloh, ale nestojte sústavne nad nimi. Rovnako neriešte namiesto nich problémy – podriadených vypočujte, poraďte im, naznačte možné riešenia, a potom ich nechajte riešiť problém samých. Ak úlohu delegovať nemôžete, zvážte využitie platených externých služieb rôznych agentúr či poradenských firiem.  

  • Ľutovanie, denné snívanie 

Mnohí ľudia strácajú čas tým, že premýšľajú o chybách, ktoré urobili, ľutujú príležitosti, ktoré v minulosti nevyužili, alebo denne snívajú o budúcnosti. Namiesto denného snenia radšej konajte a približujte sa k dosiahnutiu svojich dlhodobých cieľov. 

  • Odkladanie úloh 

Odkladaniu úloh sa pri zaplnenom pracovnom rozvrhu nikdy nedá celkom vyhnúť, nemalo by sa to však stať pravidlom. Zvlášť by ste sa mali vyvarovať toho, že sa budete namiesto podstatných úloh zaoberať nedôležitými maličkosťami a významné úlohy začnete riešiť na poslednú chvíľu, s veľkým vypätím a pod tlakom. Tým sa len vystavíte zbytočnému stresu a znížite vlastnú výkonnosť. Medzi bežné výhovorky odkladania úloh patrí, že nemáte dostatok informácií na vyriešenie úlohy, že musíte vybaviť niečo dôležitejšie alebo že ak tú prácu neurobíte, snáď sa nič nestane. Častými príčinami odkladania úlohy sú neistota pri rozhodovaní, ako sa do úlohy pustiť, strach zo zlyhania alebo omylu či perfekcionizmus – neochota začať s úlohou, pokiaľ ju nemôžete zvládnuť celkom dokonale. Ľudia majú tendenciu odkladať na neskôr aj úlohy, ktoré sú rozsiahle, náročné a zdĺhavé. Navyše, ak sa do takej úlohy pustia, chýba im v priebehu riešenia dobrý pocit z dosiahnutých výsledkov, čo ich nemotivuje pokračovať v práci. Pri tendencii odkladať úlohy na neskôr si najprv vyjasnite, prečo a ktoré úlohy odkladáte, a potom si vyberte vhodný postup na prekonanie problému: 

    • Ak neviete, ako pri riešení úloh postupovať, skúste tú najjednoduchšiu cestu. Dôležité je vôbec nejako začať. 
    • Zaznamenajte si presne čas, kedy sa budete venovať úlohám, ktoré vás nebavia. Urobte si z nich rituály tým, že si na ne vymedzíte presný čas až dovtedy, kým sa nestanú rutinou.  
    • Uvedomte si, ako často ste úlohy, ktorým ste sa vyhli, museli nakoniec zvládnuť a nebolo to také hrozné. 
    • Myslite na to, že týchto úloh sa zbavíte iba tým, že ich urobíte. 
    • Uveďte tieto úlohy v zozname úloh na prvé miesto. 
    • Hľadajte výhody, ktoré pre vás plynú z okamžitého riešenia problému. 
    • Prekonávajte nechuť pomocou krátkych riadených prestávok vo vopred určenom čase alebo v určitej fáze riešenia.  
    • Pri veľkých a zložitých úlohách použite tzv. sloniu techniku. Rozdeľte úlohu, projekt na niekoľko menších čiastkových úloh, ktoré sa nezdajú nezvládnuteľné a začnite ich postupne riešiť. (Ak chcete skonzumovať slona, nedá sa to zvládnuť naraz, ale v malých pravidelných dávkach áno.) Prvé výsledky vás zároveň budú motivovať k plneniu ďalších čiastkových cieľov. 
    • Buďte disciplinovaný a po splnení náročnej úlohy si doprajte odmenu. 
  • Unáhlenosť 

Protikladom odkladania úloh je tendencia začať riešiť úlohy skôr, než je k dispozícii dostatok informácií dôležitých na efektívne a inteligentné riešenie. Unáhlené konanie a závery spôsobujú problémy a časové straty najmä vtedy, ak sa vyskytne nová informácia, ktorá ovplyvní riešenie úlohy. Ak patríte medzi takýchto ľudí, musíte sa naučiť čakať, kým nedostanete potrebné informácie a skutočne nepochopíte danú úlohu. Tiež si premyslite riešenie úlohy skôr, ako ju začnete riešiť. 

  • Prerušovanie 

Pri každom vyrušení z práce sa spotrebuje nielen čas skutočného prerušenia, ale aj čas, kým sa opäť začnete sústrediť na rozpracovanú úlohu a naplno pracovať. Snažte sa preto minimalizovať prerušenia: 

    • Buďte úprimní – ak máte prácu, povedzte to tomu, kto vás ruší a navrhnite alternatívny termín. 
    • Naučte sa úspešne hovoriť nie – existuje veľa situácií, v ktorých vám ostatní bez závažného dôvodu kradnú čas. Možno si váš kolega chce teraz trošku poklebetiť alebo máte pre iných zariadiť niečo, čo nie je vašou úlohou. Proti tomu musíte bojovať minimálne vtedy, keď vám to berie drahocenný čas. Riaďte sa pritom základným pravidlom – povedať nie, ak je to možné, povedať áno, keď to treba. 
    • Každý deň si vymedzte čas, počas ktorého budete k dispozícii pre iných. Ľudia si na to postupne zvyknú a budú vás počas zvyšku dňa menej vyrušovať. 
    • Zakomponujte si do svojho denného plánu čas na svoje strategické úlohy, tzv. tiché hodinky a zabezpečte, aby vás vtedy nikto nerušil.  
    • Naučte sa pracovať v časových blokoch. Ak robíte na niečom veľkom, pracujte vo veľkých časových blokoch, 4 až 6 hodín vcelku. Ten, kto sústavne prerušuje prácu, alebo ho rušia ostatní, potrebuje na vybavenie väčšej úlohy omnoho viac času než ten, kto sa venuje výlučne tejto jedinej aktivite. Šesťkrát 10 minút prerušovanej práce trvá, odhliadnuc od matematických zákonov, dlhšie než jedenkrát 60 minút sústredenej práce na jednej úlohe. Racionalizačný efekt dosiahnete aj vtedy, keď spojíte niekoľko menších podobných aktivít do pracovného bloku, napr. kontrola elektronickej pošty, telefonovanie, kontrola plnenia úloh podriadených a pod. 
    • Naučte sa Management by Exception (manažment výnimiek). To znamená, že vaši spolupracovníci konajú relatívne samostatne a vy sa zapojíte radou, pomocou či pokynmi iba vtedy, ak sa niečo nepodarí alebo nejde podľa plánu. 
    • Zmeňte spôsob, akým používate telefón. Mnohí ľudia sa dnes stávajú otrokmi svojich telefónov. Jedným zo spôsobov, ako sa tomu vyhnúť, je zabrániť vyzváňaniu telefónu priamo vo vašej kancelárii. Hovory by mala preberať vaša sekretárka, značiť súrne odkazy a informovať volajúcich na čas (od – do hodiny), kedy vám budú môcť volať priamo bez toho, aby vás vyrušovali, prípadne kedy vy zavoláte späť. Pamätajte si, že telefón existuje pre vaše pohodlie a nikdy nie naopak. 



5. Ďalšie tipy, ako získať čas a zvládnuť nadmerné množstvo úloh

„Odporúčam vám starať sa o minúty, hodiny sa už potom o seba postarajú.“ 

Lord Chesterfield 

  • Plánujte prezieravo. Do svojho časového plánu si zaznačte nielen stretnutia a termíny, ale napíšte si všetko, čo máte počas dňa zariadiť a odhadnite čas, ktorý na to potrebujete.  
  • Nepreceňujte sa, naplánujte si iba 60 % svojho času. 20 % času si vyhraďte na neočakávané udalosti a 20 % na rozhovory a kreatívne aktivity. Toto pravidlo je všeobecné a v prípade potreby, ak je napríklad vašou pracovnou náplňou riešiť náhodné udalosti, stanovte si vlastný kľúč na plánovanie pracovného dňa. Presné a detailné plány na celý deň by vás iba frustrovali, ak by ste ich nestíhali plniť.  
  • Ranná hodina – zlatá hodina. Najdôležitejšie úlohy vybavujte pokiaľ možno skoro ráno. Nečakané udalosti pracovného dňa dokážu zničiť všetky dobré úmysly a plány z rána. Ale to, čo ste už urobili ráno pred všetkými inými aktivitami, vám nikto nevezme. Tajomstvo všetkých úspešných manažérov času tkvie v tom, že dôležitú vec vybavia alebo aspoň pre jej vybavenie urobia rozhodujúci krok zavčasu ráno, buď doma, alebo v kancelárii pred začiatkom pracovného času. Takto získaný náskok sa v každom prípade oplatí. 
  • Porady veďte efektívne. Pred poradou si zostavte jasný písomný program a určite si, aké výsledky chcete dosiahnuť. Vopred si stanovte aj pevný časový limit a snažte sa o jeho dodržiavanie. Dohodnite si pravidlá komunikácie a spolupráce, napr. obmedzenie času prejavu, pravidlá pre spätnú väzbu či prijímanie rozhodnutí. Dávajte pozor na časovo kritické body: odbiehanie od témy, odchýlky, obvyklé názorové rozdiely, boje o moc a pod. Na konci porady zhrňte výsledky a úlohy zaznamenajte písomne. 
  • Pri plánovaní pracovného dňa berte do úvahy osobnú krivku výkonnosti. Výkonnosť nie je konštantná, ale v priebehu dňa kolíše nezávisle od toho, či patríte k „ranným vtáčatám“ alebo k tým, ktorí radšej pracujú večer. Najdôležitejšie úlohy sa preto snažte vykonávať v čase svojho výkonnostného maxima. Slabšie chvíle využite na rutinné činnosti a papierovanie. 
  • Nerobte príliš veľa vecí naraz – na konci dňa by ste tak zistili, že ste sa venovali nepodstatným veciam alebo ste nič nedotiahli do konca. Radšej sa stále zamerajte iba na jednu úlohu a tej sa venujte dôsledne a cieľavedome. 
  • Ak pracujete doma, dôkladne oddeľujte prácu od ostatného života. Určite si svoj pracovný čas a dôsledne ho dodržiavajte. 
  • Využívajte pomôcky plánovania času, ktoré vám najviac vyhovujú – zoznamy úloh, plánovacie záznamníky, kalendáre, profesionálne diáre, softvérové systémy. 
  • Robte prestávky – tie nie sú iba plytvaním času, ale zvýšia produktivitu. Tento problém vystihuje anekdota o drevorubačovi, ktorý bez prestávky píli stromy. Jeden človek sa naňho hodinu pozerá a povie: „Prepáčte, ale nešlo by vám to rýchlejšie, keby ste sa na chvíľu zastavili, napili sa, a potom si nabrúsili pílu, ktorá sa medzitým otupila?“ Drevorubač odpovie: „To by ma iba zdržalo a už teraz som pozadu.“ 

Záver 

„Som presvedčený o tom, že môj život sa skladá z 10 % z toho, čo sa mi stane a z 90 % z toho, ako na to reagujem.“  

Charles Swindoll 

Čas ako taký riadiť nemôžete, vaše zaobchádzanie s ním áno. Rôzne techniky časového manažmentu vám iste pomôžu zlepšiť využívanie času, rovnako dôležitý a možno aj dôležitejší je však váš vnútorný postoj, odhodlanie k zmenám a sebadisciplína.  

Literatúra: 

1. Caunt, J.: Time management : Jak hospodařit s časem. Brno : Computer Press, 2007. ISBN 978-80-251-1538-1 
2. Čepelová, A.: Manažment zmien a času riadiaceho pracovníka. Bratislava : Ekonóm, 2003. ISBN 80-225-1629-5 
3. Knoblauch, J., Wöltje, H.: Time management : Jak lépe plánovat a řídit svůj čas. Praha : Grada Publishing, 2006. ISBN 80-247-1440-X 



S-EPI, s.r.o. © 2010-2021, všetky práva vyhradené

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.