Archivovanie zápisnice z valného zhromaždenia

Ako dlho je spol. s r. o. povinná archivovať zápisnice z valného zhromaždenia, resp. rozhodnutie jediného spoločníka?

A. Zákonné požiadavky na archiváciu zápisnice

V zákonných predpisoch sú určité pravidlá pre archivovanie záznamov, opierajú sa o všeobecne záväzné predpisy. Okrem iného i § 35 - § 36 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov.

Zápisnica z valného zhromaždenia sa používa i ako účtovný doklad. Ustanovenie § 35 ods. 3 písm. d) zákona o účtovníctve definuje, že ostatné účtovné záznamy sa uchovávajú počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia zákona o účtovníctve a osobitných predpisov. 

V praxi sa uplatňuje zásada, že zápisnice zo všetkých valných zhromaždení sú archivované v spoločnosti počas jej existencie. Ustanovenie § 189 ods. 3 Obchodného zákonníka totiž definuje, že zápisnica s pozvánkou alebo oznámením a zoznamom prítomných akcionárov (ktorý však už je prílohou zápisnice) sa uchováva po celú dobu trvania spoločnosti, resp. jej právneho nástupcu. Po zániku spoločnosti bez právneho nástupcu (zvyčajne po ukončení likvidácie) sa odovzdá príslušnému štátnemu archívu (náklady s tým spojené je potrebné zahrnúť do likvidácie). Vzhľadom na význam zápisnice je zákonom upravený nárok akcionárov na vydanie kópie zápisnice a jej príloh s tým, že stanovy môžu tento nárok rozšíriť.

Dopĺňame, že na vyhotovenie zápisnice je stanovená 15-dňová lehota. Podpisujú ju určené osoby (predseda, zapisovatelia a overovatelia), pričom jej prílohu tvorí predovšetkým listina prítomných akcionárov a schválené dokumenty.

B. Archivácia – vecná stránka úkonu

Podnikatelia musia aj po ukončení činnosti zabezpečiť skladovanie a archiváciu všetkých dokumentov, ktoré súvisia s ich podnikaním, následne odporúčame informovať sa v pobočke štátneho archívu podľa miesta bydliska, či povinnosť odovzdať určité písomnosti do štátneho archívu na právnické osoby spadá alebo nie (detaily sú bližšie uvedené v zákone č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ale taktiež i vo vyhláške Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., avšak konkrétne prípady – napríklad ohľadne zápisnice z valného zhromaždenia – tam nie sú špecifikované). Povinnosť uložiť zápisnice do štátneho archívu je definovaná už v spomínanom ustanovení Obchodného zákonníka (§ 189 ods. 3).

Trvalú dokumentárnu hodnotu (dokumenty sa vtedy označujú znakom "A") majú najmä registratúrne záznamy, ktoré obsahujú:

  • informácie o vzniku, organizačných zmenách a zániku pôvodcu registratúry,
  • informácie o činnosti, majetkových a finančných pomeroch a ľudských zdrojoch pôvodcu registratúry,
  • interné predpisy, smernice, nariadenia vydané pôvodcom registratúry,
  • zápisnice a rozhodnutia z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry.
Príklad vypracovania registratúrneho plánu (v danom prípade je zvolená lehota 10 rokov):

Registratúrny plán 

Znak VS

RZ

Názov vecnej skupiny

ZH

LU

10

 

10. 1

10. 2

10. 3

10. 4

10. 5

10. 6

Riadenie a správa

Spoločenská zmluva, stanovy spoločnosti, notárske zápisnice, výpisy z obchodného registra

Príkazy, pokyny, nariadenia

Obchodné zmluvy

Nájomné zmluvy

Úverové zmluvy

Poistné zmluvy

Zápisnica z valného zhromaždenia – počas doby trvania spoločnosti

 

A

 

10

10

10

10

10

10


Vysvetlivky:

RZ – registratúrna značka
ZH – znak hodnoty
LU – lehota uloženia

Pre doplnenie uvádzame, že napríklad zápisnice z rokovaní a rozhodnutia spoločníkov sa uchovávajú po dobu 10 rokov, zápisnice z pracovných porád po dobu 5 rokov.  

Záver: 

Zápisnica zo zasadnutí valného zhromaždenia by sa mala uchovávať po celý čas trvania spoločnosti. Uvedené vyplýva z Obchodného zákonníka. Je vhodné túto skutočnosť uviesť i do registratúrneho plánu, resp. do samotnej zápisnice z valného zhromaždenia. Pri zániku spoločnosti bez právneho nástupcu ich spoločnosť odovzdá príslušnému štátnemu archívu. 


Poznámka redakcie:
§ 35 - § 36 zákona č. 431/2002 Z. z.
§ 189 ods. 3 Obchodného zákonníka

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

Súvisiace odborné články

Súvisiace príklady z praxe


Autori

  • Ing. Nadežda Cígerová

Právny stav od

  • 1. 5. 2004

Dátum publikácie

  • 19. 10. 2015

S-EPI, s.r.o. © 2010-2017, všetky práva vyhradené