Revúca dala STOPKU predraženej tlači | Inzercia

Náročná byrokracia, široká náplň práce, či  nedostatok vlastných kapacít núti štátne, ako aj miestne úrady hľadať výpomoc v podobe externých firiem. Svoje služby poskytujú pri zabezpečovaní tlače dokumentov, oznámení, ale aj mestských časopisov. Neraz aj za cenu zvýšených nákladov. Revúca však našla vlastné riešenie. V spolupráci so značkou Konica Minolta  všetky tlačové úlohy rieši interne. Výhody sa dostavili takmer okamžite.

Mestský úrad Revúca ešte donedávna tlačil dokumenty, výmery daní a poplatkov na niekoľkých malých kancelárskych tlačiarňach priamo vo svojom sídle. Miestny  dvojtýždenník „Revúcke listy“ a propagačné materiály zveril do rúk externej tlačiarne, ktorá mu dodala konečnú papierovú podobu. „Ročne sme tlačili tisícky dokumentov, externý dodávateľ bol drahší a mesto si ku svojim nákladom muselo pripočítať aj zložitú logistiku,“ konštatuje Ing. Pavel Kochjar z oddelenia vnútornej prevádzky Mestského úradu Revúca. Distribúciu vytlačených dokumentov, ako aj Revúckych listov totiž museli riešiť cez individuálny rozvoz. Mestský úrad tak začal hľadať alternatívy, ako znížiť náklady a zjednodušiť tlač novín a dokumentov.

Revúca:

  • okresné mesto v Banskobystrickom kraji
  • 12 466 obyvateľov
  • prvá písomná zmienka z roku 1243
  • otvorené prvé slovenské gymnázium na Slovensku

Revuca 01

Rozhodli financie a servis

Mesto Revúca sa rozhodlo sústrediť tlač všetkých dokumentov pod jednou strechou. Malé tlačiarne, ktoré neboli stavané na veľké tlačové úlohy mesto vymenilo za multifunkčné zariadenia Konica Minolta, ktoré poskytujú väčší komfort pri spracovávaní jednotlivých tlačových úloh ako aj nové služby, ktoré  zamestnancom výrazne uľahčia prácu. V súčasnosti pre mesto už kvalitná tlač, kopírovanie a skenovanie neznamená vysokú finančnú záťaž. Vďaka prenájmu multifunkčných zariadení  mesto Revúca nemuselo vynakladať žiadne počiatočné investície a súčasne na ne získali  aj záruku počas celej doby prenájmu. Servis aj údržbu  zahŕňajú služby spoločnosti Konica Minolta, čím mesto odbremenila od časovo náročnej povinnosti.  Okrem toho sa postará aj o  pravidelnú výmenu opotrebovaných častí a tiež dodávku originálneho spotrebného materiálu. „Naše multifunkčné zariadenia dokážu plnohodnotne vyriešiť potreby tlače aj na mestských úradoch. Či už ide o tlač dokumentov alebo aj mestských novín,“ konštatuje Jaroslav Šouc, obchodný riaditeľ Konica Minolta Slovakia.

Jedným z dôvodov výmeny bolo náročné zabezpečovanie prevádzky predchádzajúcich zariadení. Vnútorná prevádzka si vyžadovala mať vždy k dispozícií dostatok tonerov najrôznejších typov a na tlač sa využívali zariadenia, ktoré na takýto nápor neboli stavané. Rovnako nevedeli v prípade potreby zabezpečiť náhradnú tlačiareň, alebo náhradné diely.

Dnešné multifunkčné zariadenia disponujú autentifikačným systémom, prostredníctvom ktorých sa zamestnanci úradu identifikujú čipovou kartou pri spracovávaní akejkoľvek tlačovej úlohy. Tým sa nepovolaným osobám zabráni prístup k dôverným materiálom, či  už sú to výplatné pásky, zmluvy, alebo iné dokumenty. Rovnako ak zamestnanec  zistí, že dal vytlačiť nesprávne dokumenty, tlačovú úlohu môže vymazať priamo zo zariadenia. Autentifikačný systém zároveň umožňuje, aby mohli tlačiť na ktoromkoľvek zariadení.

Výrazné úspory

Obyvatelia si často neuvedomujú, aké množstvo dokumentov ich mestský úrad je povinný ročne zabezpečiť. Týka sa to nielen bežnej prevádzky úradu, ale aj informačnej povinnosti  k obyvateľom obce. Či už je to každoročná daň za nehnuteľnosti, psa, poplatky za smeti, vystavenie faktúr. Ide zväčša o cyklicky sa opakujúce obdobia. Zvýšený nápor mesto zažíva na začiatku roka,  v období  konania volieb, referenda, alebo pri zmenách  zákonov. Naposledy  sa tak stalo pri zmene zákona o odpadoch, kedy sa rozhodli vytlačiť oznam do každej domácnosti. Nezanedbateľnú  položku predstavujú aj spomínané mestské noviny – Revúcke listy. Vychádzajú vo formáte A4 s celkovým rozsahom 8-12 strán.

01

Multifunkčné zariadenia Konica Minolta dokážu iba na tlačí novín ušetriť Mestskému úradu Revúca takmer 1 200 eur ročne. Ďalších cca 800 eur ročne sa ušetrí na tom, že sa mesto nemusí starať o ich údržbu. Vďaka tejto úspore si mohli dovoliť tlač prednej a zadnej strany mestských novín farebne.  Doteraz boli totiž Revúcke listy iba čiernobiele. „Ak by sme noviny tlačili čiernobielo, dokázali by sme mesačne usporiť ešte viac,“ konštatuje Ing. Pavel Kochjar z oddelenia vnútornej prevádzky Mestského úradu Revúca.

Odpadli problémy a ťažkosti

 Mestský úrad sledovaním najnovších trendov zistil, že tlač dokumentov si dokáže zabezpečiť po vlastnej osi za nižšie náklady, odbremenia celý úsek prevádzky od  časovo náročných úloh a súčasne zvýšia komfort zamestnancov. „Pokiaľ je jedno multifunkčné zariadenie obsadené, zamestnanec môže okamžite tlačiť na inom zariadení,“ konštatuje Jaroslav Šouc. Za veľkú výhodu zariadení Konica Minolta mesto považuje aj možnosť  skenovať a konvertovať dokumenty do editovateľného formátu. Práca s tabuľkami a potrebnými údajmi sa tak stáva rýchlejšia a efektívnejšia, bez nutnosti prepisovania. Tlač Revúckych listov  sa zase plne automatizovala. V minulosti bolo potrebné zabezpečovať auto a priniesť výtlačky. Dnes len zamestnanec sleduje, či sa  v multifunkčnom zariadení nachádza dostatok papiera, alebo či nie je potrebné odobrať výtlačky.  Zo zariadenia totiž vyjdú hotové poskladané noviny.

Chceli by digitalizovať

Výmena malých tlačiarní za plnohodnotné multifunkčné zariadenia Konica Minolta sa mestskému úradu v Revúcej vyplatilo a pripravuje ďalšie vylepšenia. Uvažuje  nad elektronickou dochádzkou, ako aj digitalizáciou dokumentov. V súčasnosti prebieha informatizácia verejnej správy a na jej výsledok si mesto Revúca musí počkať.  Ich zámerom je však postupne prejsť na digitalizované dokumenty. Efektívna práca so zmluvami, dohodami a faktúrami môže výrazne uľahčiť chod mesta a súčasne usporiť financie. Dnes digitalizácia dokáže zredukovať stohy papierov a pracovať so súbormi výlučne vo virtuálnom prostredí, ktoré otvára nové možnosti zdieľania, zálohovania, alebo zverejňovania dokumentov. Digitalizácia dokumentov predstavuje tak ekonomickú, ako aj ekologickú alternatívu, ku ktorej sa mesto Revúca chce postupne dopracovať.

Výhody:

  • zníženie tlačových nákladov o 1 200 eur ročne pri tlači mestských novín
  • úspora na údržbe malých kancelárskych tlačiarní cca 800 eur ročne
  • odpadli problémy so servisom, dodávkou tonerov a náhradných dielov
  • za usporené peniaze začali tlačiť Revúcke listy farebne
  • odpadli starosti s logistikou vytlačených dokumentov
  • bezpečnosť tlačených dokumentov

 

Autor: Michal Ondruš

Autor foto: Peter Poboček, archív MsÚ, Konica Minolta


Dátum publikácie

  • 30. 11. 2016

S-EPI, s.r.o. © 2010-2017, všetky práva vyhradené