Dokumentácia o ochrane osobných údajov v advokátskej kancelárii

Právny základ spracúvania osobných údajov, vzor evidenčného listu a poučenia oprávnených osôb.

Advokátska kancelária spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby v informačnom systéme, a to s cieľom výkonu advokácie najmä podľa zákona o advokácii. Prevádzkovateľ pri spracúvaní osobných údajov v informačnom systéme „Advokát“ je povinný vypracovať potrebnú dokumentáciu, teda mať evidenčný list, poučenia oprávnených osôb, bezpečnostné opatrenia vo forme bezpečnostného projektu a prípadne sprostredkovateľskú zmluvu.

Ochrana osobných údajov sa týka každého, kto spracúva osobné údaje bez ohľadu na to, či ide o právnickú osobu, fyzickú osobu – podnikateľa, alebo fyzickú osobu – nepodnikateľa. Dôležitá je podmienka, aby išlo o spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb – fyzických osôb v zmysle Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb.

Spracúvanie osobných údajov sa uskutočňuje podľa zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení zákona č. 84/2014 Z. z. (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“).

Prevádzkovateľ je každý, kto spracúva osobné údaje vo vlastnom mene. V prípade prevádzkovateľa advokátskej kancelárie účel a prostriedky spracúvania osobných údajov určil osobitný predpis, ktorým je zákon č. 586/2003 Z. z. o advokácii a o zmene a doplnení zákona č. 455/1991 Zb. o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) v znení neskorších predpisov (ďalej len: „zákon o advokácii“).

Právny základ spracúvania osobných údajov je upravený v ustanovení § 9 až § 11 zákona o ochrane osobných údajov. V tomto prípade ide o ustanovenie § 10 ods. 2 cit. zákona, teda prevádzkovateľ spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby, pretože ich spracúva na základe osobitných predpisov, ako je napríklad zákon o advokácii. Podľa § 18 ods. 6 zákona o advokácii: „Advokát spracúva osobné údaje klientov a iných fyzických osôb v rozsahu nevyhnutnom na účely výkonu povolania v súlade s osobitným predpisom.“ A podľa odseku 7 toho istého ustanovenia: „Advokát je oprávnený získavať a spracúvať osobné údaje nevyhnutné na účely výkonu povolania kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním úradných dokladov na nosič informácií bez súhlasu dotknutej osoby.“ Z uvedeného vyplýva, že advokátska kancelária spracúva osobné údaje bez súhlasu dotknutej osoby v informačnom systéme, a to s cieľom výkonu advokácie najmä podľa zákona o advokácii.

Evidenčný list

O tých informačných systémoch, ktoré nepodliehajú oznámeniu alebo osobitnej registrácii, je prevádzkovateľ povinný viesť evidenciu. Informačný systém osobných údajov IS Advokát na základe § 34 ods. 2 písm. d) zákona o ochrane osobných údajov nepodlieha oznamovacej povinnosti, teda je potrebné o ňom viesť iba evidenciu (evidenčný list). Evidenčný list prevádzkovateľ na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky nezasiela, necháva si ho u seba.

Vzor Evidenčného listu spolu s neskrátenou verziou príspevku si prečítajte v produkte Odborné články:

Dokumentácia o ochrane osobných údajov v advokátskej kancelárii

Súvisiace právne predpisy


Autori

  • JUDr. Marcela Macová, PhD.

Dátum publikácie

  • 17. 2. 2017

S-EPI, s.r.o. © 2010-2017, všetky práva vyhradené