Cestovné náhrady ako daňové výdavky


Anotácia:

Zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov akceptuje daňové výdavky zaúčtované v účtovníctve daňovníka alebo zaevidované v evidencii podľa ustanovenia § 6 ods. 11 zákona o dani z príjmov, a to preukázateľne vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie alebo udržanie príjmov, ak zákon o dani z príjmov neustanovuje inak. Ak výšku výdavkov limituje osobitný predpis, potom výdavok môže byť daňovo akceptovateľný len do výšky tohto limitu. Z pohľadu daňového ide vo vzťahu k zákonu o dani z príjmov o osobitný predpis, a tým je zákon o cestovných náhradách. Pre zdaňovacie obdobie roku 2005 upravuje cestovné náhrady zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení zákona č. 530/2004 Z. z. a s účinnosťou od 1. apríla 2005 v znení zákona č. 81/2005 Z. z. 


Popis článku

Názov: Cestovné náhrady ako daňové výdavky
Titul: Dane a účtovníctvo
Ročník: 2005
Číslo: 6
Strana: 61-78
Dátum právneho stavu [od]: 1. 4. 2005
Dátum právneho stavu [do]: 14. 7. 2005

Autori:

Ing. Eva Jurášková


Preto je dôležité dôsledne akceptovať jednotlivé ustanovenia zákona o dani z príjmov, ktoré upravujú výdavky na pracovné cesty alebo výdavky spojené s výkonom činnosti fyzickej osoby na inom mieste, než je jej pravidelné pracovisko, resp. pravidelný výkon činnosti. 

Prijaté náhrady cestovných výdavkov zamestnancom alebo osobou takto považovanou sú príjmom, ktorý však nie je predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti podľa ustanovenia § 5 ods. 5 písm. a) zákona o dani z príjmov. Výnimkou je príjem zo závislej činnosti za poskytnutie motorového vozidla na používanie na služobné i súkromné účely podľa ustanovenia § 5 ods. 3 zákona o dani z príjmov. Ide o druh príjmu zo závislej činnosti vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia na takéto účely. Takýto prípad nie je forma cestovných náhrad. Až následné použitie vozidla na pracovné cesty sa riadi zákonom o cestovných náhradách v prepojení na uplatnenie výdavkov podľa ustanovenia § 19 zákona o dani z príjmov. 

Vyplatené alebo zúčtované cestovné náhrady sú daňovými výdavkami zamestnávateľa, resp. firmy vysielajúcej osoby na pracovné cesty, a to podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov, ak sú zaúčtované a preukázané dohodou o pracovnej ceste, napríklad aj formou cestovného príkazu a jeho vyúčtovaním, a to podľa ustanovenia § 3 ods. l zákona o cestovných náhradách. Uvedené ustanovenie ukladá zamestnávateľovi vysielajúcemu zamestnanca na pracovnú cestu písomne určiť miesto jej nástupu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto skončenia pracovnej cesty, prípadne ďalšie podmienky. 

Vynaložené výdavky na cesty podnikateľa alebo osoby samostatne zárobkovo činnej sú upravené v ustanovení § 19 ods. 2 písm. e) a l) zákona o dani z príjmov. Podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e), ak samostatne zárobkovo činná osoba vynaloží výdavky v súvislosti s činnosťou vykonanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva, môže si uplatniť výdavky daňovo akceptovateľné najviac vo výške, aká je ustanovená pre zamestnancov podľa osobitného zákona, a tým je zákon o cestovných náhradách. Tu je potrebné akceptovať limity vo výške zákona o cestovných náhradách, a to na stravovanie, ubytovanie, cestovné dopravnými prostriedkami, nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto inom mieste. V súvislosti s činnosťou vykonávanou v zahraničí si môže daňovo uplatniť aj sumu do výšky 40 % nároku na stravné podľa zákona o cestovných náhradách. Ak použije samostatne zárobkovo činná osoba na cestovanie vlastné motorové vozidlo nezahrnuté do obchodného majetku, uplatňuje si aj výdavky do výšky náhrad za spotrebované pohonné látky a sadzbu základnej náhrady na každý kilometer jazdy podľa zákona o cestovných náhradách. Ak použije vozidlo vložené do obchodného majetku, potom si môže samostatne zárobkovo činná osoba uplatniť výdavky na spotrebované pohonné látky podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov a neuplatňuje náhradu cestovných výdavkov a ani výpočet spotreby podľa zákona o cestovných náhradách, ale prepočítava spotrebu podľa technického preukazu a podľa cien platných v čase nákupu pohonných látok. 

Daňová povinnosť voči dani z motorových vozidiel 

Použitie motorového vozidla zamestnancom na pracovné cesty sa nepovažuje podľa zákona o dani z motorových vozidiel za podnikanie, a preto nevzniká zamestnancovi daňová povinnosť na daň z motorových vozidiel. 

Iná situácia nastane, ak zamestnanec prenajme alebo vypožičia podnikateľovi súkromné vozidlo za účelom podnikania, potom vozidlo je predmetom dane z motorových vozidiel a držiteľ vozidla zapísaný v technickom preukaze, hoci aj v postavení zamestnanca, je daňovníkom dane z motorových vozidiel. Rovnako aj, ak konateľ spoločnosti je súčasne aj spoločníkom alebo spoločník spoločnosti je súčasne v postavení zamestnanca a použije vlastné vozidlo na podnikanie pre spoločnosť, má ako držiteľ vozidla daňovú povinnosť voči dani z motorových vozidiel. 

I. Náhrady pri pracovnej ceste zamestnancov – daňový výdavok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov 

Podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov na pojem pracovná cesta, zahraničná pracovná cesta, pravidelné pracovisko odkazuje aj daňový zákon, ktorý sa odvoláva na zákon o cestovných náhradách v plnom rozsahu. 

Pracovnou cestou sa rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, než je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do ukončenia tejto cesty. Napr. cesta účtovníčky z miesta firmy do banky alebo na poštu, prípadne ekonóma na daňový úrad, do Sociálnej poisťovne a podobne. Z pohľadu uplatnenia výdavkov pri dani z príjmov pracovnú cestu je potrebné rozlišovať od cesty za výkonom činnosti: 

  • Výdavky na pracovné cesty sa daňovo uznávajú podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov ako cestovné náhrady
  • Výdavky na výkon činnostidaňové výdavky (náklady) spojené so zabezpečovaním, dosiahnutím a udržaním príjmov z podnikateľskej činnosti vykonávanej v inom mieste, ako je miesto, v ktorom sa táto činnosť pravidelne vykonáva. Napríklad výdavky na prácu dispečerskej služby, autoškoly, taxikára, autodopravcu, kuriérske zasielateľské služby, daňového poradcu, ale i živnostníka, ktorý vykonáva svoju činnosť na viacerých miestach a podobne. V prípade výkonu činnosti vozidlom evidovaným v obchodnom majetku je možné daňovo uznať výdavky týkajúce sa spotreby pohonných látok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov v znení neskorších predpisov. Ostatné výdavky spojené s cestou sa účtujú do výšky cestovných náhrad. Ak výkon činnosti je na inom než pravidelnom mieste u podnikateľa s príjmami podľa § 6 ods. 1 alebo 2, zákona o dani z príjmov, napríklad podnikateľ v stavebníctve vykonáva činnosť na rôznych miestach mimo miesta prevádzky vymedzenom na oprávnení na podnikanie, komerčný právnik pri cestách za klientmi mimo svojej kancelárie, tlmočník pri svojej tlmočníckej činnosti mimo miesta podnikania, potom tieto výdavky môžu byť daňové len v rozsahu určenom v ustanovení § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov a najviac do výšky podľa zákona o cestovných náhradách. 

U zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, môže zamestnávateľ podľa ustanovenia § 3 ods. 2 písm. b) zákona o cestovných náhradách určiť podmienky cesty na viacero ciest jedným rozhodnutím alebo jedným hromadným cestovným príkazom. V takomto prípade sa vopred stanovia rovnaké podmienky pre každú opakujúcu sa cestu zamestnancovi a môže sa výsledne vyúčtovať hromadne. Zamestnávateľ by mal mať internú smernicu a v zmysle ustanovenia § 36 ods. 3 zákona o cestovných náhradách upraviť spôsob predkladania dokladov k zúčtovaniu, resp. vyúčtovaniu preddavku na cesty, a to najneskôr do 30 kalendárnych dní po skončení cesty. Takto vytvorený súhrnný účtovný doklad môže účtovať aj samostatne zárobkovo činná osoba za viac ciest súhrnne, najneskôr však za kalendárny mesiac. 

1a Zamestnanec podľa zákona o cestovných náhradách a podľa zákona o dani z príjmov 

Dôležité pre posúdenie daňových výdavkov je i vymedzenie pojmu zamestnanec

Poznámka 

Podľa ustanovenia § 1 ods. 1 a ods. 2 zákona o cestovných náhradách možno chápať zamestnanca ako: 

pracovníka v pracovnom pomere alebo obdobnom pracovnom vzťahu (štátny zamestnanec), 

  • členov družstiev, u ktorých súčasťou členstva je aj pracovný vzťah, 
  • občanov činných na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (dohody o vykonaní práce a dohody o brigádnickej práci študentov), ak je to dohodnuté, 
  • osoby, o ktorých tak ustanovuje zákon o cestovných náhradách, ako aj iné právne predpisy, 
  • osoby, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, napríklad členovia dozorných rád, predstavenstva, správnej rady, kontrolnej komisie alebo iného orgánu obchodnej spoločnosti, družstva, nadácie, fondov a inej právnickej osoby, 
  • osoby, ktoré pre právnickú osobu alebo aj fyzickú osobu plnia úlohy a nie sú voči týmto osobám v pracovnoprávnom vzťahu ani inom obdobnom právnom vzťahu, ak sú náhrady dohodnuté, pričom už nie je potrebná písomná zmluva pre plnenie úlohy. 

Podľa zákona o dani z príjmov sa ako zamestnanec označuje aj osoba podliehajúca zdaneniu podľa príjmov zo závislej činnosti podľa ustanovenia § 5 ods. 1 zákona o dani z príjmov bez ohľadu na právny dôvod príjmov, ich pravidelnosť, nepravidelnosť alebo aj jednorazové príjmy. Pre účely uplatnenia daňových výdavkov, konkrétne týkajúcich sa cestovných náhrad u takejto osoby, sa uplatňuje ustanovenie § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov v znení neskorších predpisov. Medzi takéto osoby patria aj členovia družstiev, spoločníci a konatelia spoločností s ručením obmedzeným a komanditisti komanditných spoločností, a to i vtedy, ak nie sú povinní pri výkone práce pre družstvo alebo spoločnosť dodržiavať príkazy inej osoby. Ide o osoby s príjmami podľa ustanovenia § 5 zákona o dani z príjmov. 

1b Určenie pracovnej cesty 

Pre správne určenie uplatnenia cestovných náhrad je vždy podstatné určiť, či skutočne ide o pracovnú cestu

Pracovnou cestou sa rozumie doba od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, než je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do ukončenia tejto cesty. 

Za pravidelné pracovisko sa považuje miesto dohodnuté medzi zamestnávateľom a zamestnancom. Ak takéto miesto nie je dohodnuté, za pravidelné pracovisko sa považuje miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. 

Ustanovuje sa, aby takýmto miestom bola obec, organizačná časť alebo inak určené miesto. Pritom nie je vylúčené dohodnúť viacero miest výkonu práce alebo aj určitý obvod pôsobnosti zamestnávateľa, resp. objednávateľa prác. 

Miesto výkonu práce je spravidla širší pojem ako pracovisko. Pracoviskom môže byť dielňa, stavenisko, kancelária. V pojme miesto výkonu práce môžu byť zahrnuté viaceré pracoviská, napríklad výkon práce v pôsobnosti celého podniku. 

Je možné, že sa vyskytne činnosť, kde existencia častej zmeny pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania. V takom prípade je možné dohodnúť ako pravidelné pracovisko aj miesto pobytu. Môže ísť o trvalý i prechodný pobyt s nadväzujúcou právnou normou zákona č. 135/1982 Zb. o hlásení a evidencii občanov v znení zákona č. 441/2001 Z. z., zákona č. 253/1998 Z. z. o hlásení pobytu občanov SR a registri obyvateľov a zákona č. 48/2002 Z. z. o pobyte cudzincov. Novelou zákona o cestovných náhradách od 1. 4. 2005 sa upravuje situácia niektorých cestovných náhrad vo väzbe na dohodnutý pobyt, čím sa už právne účinky nespájajú len s trvalým pobytom. 

Obdobne ako slovenský občan sa posudzuje pre účely cestovných náhrad aj cudzinec, ak spĺňa podmienky zamestnanca špecifikované osobitným predpisom (zákon č. 387/1996 Z. z. o zamestnanosti týkajúci sa povolenia k pobytu a povolenia zamestnať sa).  

V prípade podnikateľských subjektov sa za pravidelné pracovisko považuje miesto podnikania uvedené v živnostenskom liste, koncesnej listine alebo miesto, kde je zriadená stála prevádzkareň.  

V praxi sa často vyskytujú chyby práve z nesprávnej interpretácie pojmu zamestnanec a miesto pracoviska. Preto sme si pripomenuli niektoré podstatné pojmové znaky. 

Ďalej uvažujme, že ide výlučne o vykonanie pracovných ciest osobou v zmysle zákona o cestovných náhradách, resp. osobou s povahou zamestnanca poberajúcou príjmy zo závislej činnosti. 

Príklad č. 1: 

Člen dozornej rady akciovej spoločnosti cestuje z Košíc do Bratislavy na zasadanie svojím osobným vozidlom Toyota. V prvom rade ide o osobu, ktorá má nárok na cestovné náhrady podľa ustanovenia § 1 ods. 2 písm. b) zákona o cestovných náhradách. 

Odchádza z Košíc prvý deň o 8 hod., ubytuje sa v hoteli v Bratislave, kde sa poskytujú raňajky v cene ubytovania a za noc preukázateľne uhradí sumu 2 000 Sk. Z cesty sa vráti do Košíc druhý deň o 22 hod.  

Výpočet náhrad ako daňovo akceptovateľných výdavkov akciovej spoločnosti podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) bude vo väzbe na zákon o cestovných náhradách nasledovný: 

1. stravné podľa ustanovenia § 5 ods. 1 a ods. 7, 

2. ubytovanie podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. b), 

3. cestovné náhrady podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. a), 

4. vedľajšie výdavky podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. d), 

1. Stravné podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. b) zákona o cestovných náhradách za prvý deň bude od nástupu na cestu o 8 hod. v pásme 12 až 18 hodín a podľa opatrenia MPSVaR SR o úprave sadzieb náhrad stravného pri tuzemských pracovných cestách č. 467/2003 Z. z. účinného od 1. 12. 2003 v sume 122 Sk. 

Druhý deň cesta trvá do 22 hod., čo predstavuje pásmo nad 18 hodín a nárok na stravné podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. c) zákona o cestovných náhradách v sume 188 Sk. Keďže druhý deň už boli poskytnuté raňajky v cene ubytovania, je potrebné sumu 188 Sk krátiť podľa ustanovenia § 5 ods. 7 platného od 1. apríla 2005 tak, že sa nepreukázateľná suma raňajok vypočíta ako suma 25 % zo sumy 188 Sk, čo je 47 Sk a o túto sumu sa zníži celkový nárok stravného v druhom dni pracovnej cesty. To znamená, že akceptovateľná suma stravného druhý deň bude 188 - 47 = 141 Sk. 

Stravné celkom bude 122 + 141 = 263 Sk. 

Uplatnilo sa novelizované ustanovenie § 5 ods. 7 zákona o cestovných náhradách, a to znamená, ak má zamestnanec v účtovnom doklade preukázané poskytnutie raňajok, zamestnávateľ poskytne stravné určené podľa časových pásiem podľa ustanovenia § 5 ods. 1 znížené o preukázanú sumu za raňajky alebo najviac 25 % zo stravného určeného podľa časového úseku podľa ustanovenia § 5 ods. 1 (v tomto prípade to bola suma 188 Sk). Suma 25 % je najvyššia suma krátenia za raňajky, aj keby bola na doklade vyššia suma raňajok alebo ak by suma raňajok nebola vyčíslená.  

2. Ubytovanie podľa priloženého dokladu o ubytovaní bude suma 2 000 Sk uplatnená podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. b) zákona o cestovných náhradách a daňový výdavok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. 

3. Náhrady cestovných výdavkov podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. a) pri použití vlastného vozidla patria členovi dozornej rady, ak sa písomne dohodlo použitie cestného motorového vozidla neposkytnutého spoločnosťou, vo výške prepočítanej podľa ustanovenia § 7 zákona o cestovných náhradách. To znamená, že podľa evidencie jázd a ubehnutých kilometrov patrí suma náhrad za spotrebované pohonné látky a sadzba základnej náhrady. Preukazovanie ceny pohonných látok v čase použitia vozidla nie je zákonne upravené, ale vzhľadom na súkromný sektor a trhové ceny odporúča sa priložiť doklad o nákupe pohonných látok, ak v deň uskutočnenia cesty bolo tankované. 

Výpočet spotreby bude nasledovný: 

V technickom preukaze vozidla TOYOTA je uvedená spotreba len v EHK, takže prepočet sa vykoná podľa ustanovenia § 7 ods. 4 písm. b) zákona o cestovných náhradách aritmetickým priemerom uvedených spotrieb v technickom preukaze a pri ceste v meste sa uvádza spotreba uvedená v technickom preukaze pre mesto. 

Priemerná spotreba podľa technického preukazu je: 

(8,7 + 5,5 + 7,2) : 3 = 7,13 l/100 km. 

Celkom bolo ubehnutých na trase Košice – Bratislava a späť 800 km. Cena benzínu bola 34,60 Sk. 

Náhrada spotreby pohonných látok po prepočte bude: 

(7,13 : 100) x 34,60 Sk x 800 km = 1 974 Sk. 

Základná náhrada bude podľa opatrenia MPSVaR SR č. 260/2004 Z. z. účinného od 1. 5. 2004 pri ubehnutých 800 km = 800 x 6,20 Sk = 4 960 Sk. 

Spolu náhrady cestovných výdavkov budú: 

1 974 Sk + 4 960 Sk = 6 934 Sk

4. Vedľajšie náhrady budú môcť byť uplatnené podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. d) zákona o cestovných náhradách, a to preukázateľne podľa dokladov o výdavku. Za parkovanie v noci bola uhradená suma 200 Sk. 

Výsledná suma pre zúčtovanie v nákladoch akciovej spoločnosti podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov a zároveň ako cestovná náhrada pre člena dozornej rady bude vo výške: 

– stravné 263 Sk,
– ubytovanie 2 000 Sk,
– cestovné výdavky 6 934 Sk,
– vedľajšie výdavky 200 Sk. 

Spolu zúčtované cestovné náhrady predstavujú sumu 9 397 Sk. 


1c Pracovná cesta zamestnanca vlastným motorovým vozidlom  

Pri náhrade za používanie cestného motorového vozidla daňovým výdavkom bude výdavok podľa ustanovenia § 7 ods. 1 zákona o cestovných náhradách, pričom musí byť písomne dohodnuté použitie cestného motorového vozidla. Môže teda ísť aj o vozidlo zamestnancom prenajaté, vozidlo obstarané na základe zmluvy o nájme s právom kúpy prenajatej veci (lízingové), vozidlo vypožičané. Dôležité je, aby vozidlo nebolo poskytnuté zamestnávateľom.  

Cestovné náhrady spojené s použitím vozidla zamestnanca sú také výdavky, ktorých plnenie sa realizuje pri pracovných cestách, pri dočasnom pridelení na výkon práce k inej právnickej alebo fyzickej osobe, pri vzniku pracovného pomeru, štátnozamestnaneckého alebo obdobného vzťahu a pri výkone práce v zahraničí. 

Určitá forma dohody medzi zamestnávateľom a zamestnancom pri použití vozidla je písomná dohoda obojstranne vopred podpísaná na cestovnom príkaze alebo v iných prípadoch je možno uzatvoriť napríklad aj dohodu o použití cestného motorového vozidla. Použitie tlačiva „cestovný príkaz“ známe ako typové tlačivo ŠEVT je možné považovať za písomnú dohodu, ak bude opatrené pred pracovnou cestou potrebnými náležitosťami. Je na zamestnávateľovi, ako si upraví formálnu stránku tlačiva. Tlačivo musí mať vypovedaciu schopnosť vo väzbe na účtovníctvo i na zákon o cestovných náhradách. 

Písomne musí byť dohodnuté miesto nástupu na cestu, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a miesto ukončenia cesty. A tu môže zamestnávateľ zakomponovať aj dôležitú podmienku písomného súhlasu zamestnávateľa o použití vlastného motorového vozidla zamestnanca s určením druhu i spotreby podľa technického preukazu. Príkaz pred pracovnou cestou vypisuje zamestnanec a podpisuje ho zamestnávateľ vždy vopred. 

V zmysle ustanovenia § 57 Zákonníka práce sa odporúča, aby tlačivo cestovný príkaz obsahovalo aj súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu. Okrem uvedeného musí cestovný príkaz obsahovať nárokované náhrady podľa ustanovenia § 4 zákona o cestovných náhradách, prípadne iné vyššie náhrady podľa ustanovenia § 9 zákona o cestovných náhradách, ak sú dohodnuté a ak cestovný príkaz nahrádza inú formu písomnej dohody, čo vyplýva z jednotlivých ustanovení zákona o cestovných náhradách. 

Príklad č. 2: 

Konateľ spoločnosti s r. o. používa na pracovné cesty svoje osobné vozidlo, pričom vozidlo nadobudol do osobného vlastníctva na základe zmluvy o práve kúpy prenajatej veci. 

Keďže ide o zamestnanca podľa zákona o dani z príjmov s príjmami podľa ustanovenia § 5 zákona o dani z príjmov a pri aplikácii cestovných náhrad aj podľa § 2 ods. 6 zákona o cestovných náhradách, aplikuje sa pre uznanie daňových výdavkov zamestnávateľa (spoločnosti s r. o.) ustanovenie § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov v rozsahu zákona o cestovných náhradách. 

To znamená, že ako zamestnanec má nárok na cestovné výdavky v spojitosti s motorovým vozidlom, ktoré mu neposkytol zamestnávateľ vo výške: 

– spotreby pohonných látok spojenej s pracovnou cestou vo výške prepočítanej podľa technického preukazu a ustanovenia § 7 ods. 4 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách podľa cien platných pre pohonné látky v čase použitia vozidla, 

– základnej náhrady ustanovenej v ustanovení § 7 ods. 2 zákona o cestovných náhradách, ktorá sa vyhlasuje uverejnením opatrenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR v Zbierke zákonov SR a v súčasnosti je 6,20 Sk na ubehnutý kilometer pre osobné motorové vozidlo. 

Suma základnej náhrady potom už zohľadňuje amortizáciu vozidla, drobné opravy, údržbu, náklady na pneumatiky, poplatok za umývanie auta, cenu nadobudnutého vozidla, oleje, zákonné povinné poistenie, zmes do ostrekovačov, chladičov, brzdovú kvapalinu.  

Daňovo akceptovateľné náklady ako preukázateľne vynaložené výdavky konateľa z pohľadu cestovných náhrad sú aj výdavky: 

– na ubytovanie na pracovnej ceste na základe riadneho účtovného dokladu, 

– na dopravu hromadnými dopravnými prostriedkami, ak sa na pracovnej ceste využívajú, 

– nevyhnutné výdavky spojené s pracovnou cestou zamestnanca ako napr. telefón, poplatky za parkovanie, časovú diaľničnú známku, a to len v preukázateľnej výške. 

Zamestnanec musí priložiť doklady o takýchto svojich výdavkoch pri zúčtovaní pracovnej cesty. 

Okrem vyššie uvedených náhrad patrí konateľovi aj náhrada za výdavky na stravné v tuzemsku i v zahraničí a vreckové pri zahraničných pracovných cestách do výšky 40 % nároku na stravné podľa limitov v zmysle zákona o cestovných náhradách v závislosti na krajine, kde sa pracovná cesta vykonáva, a to podľa opatrenia MF SR č. 712/2004 Z. z. pre rok 2005. Stravovanie sa nepreukazuje dokladmi zo stravovacích zariadení s výnimkou možnosti účtovania raňajok popri poskytnutých ubytovacích službách. Raňajky môžu byť buď v cene ubytovania, alebo v preukázateľnej výške a vtedy sa kráti prislúchajúce stravné podľa ustanovenia § 5 ods. 7 zákona o cestovných náhradách. 

Nárok na stravné je len za podmienky, že zamestnávateľ neposkytne bezplatné stravovanie celkom alebo len čiastočne. V tom prípade sa kráti stravné výpočtom percentuálne z najvyššieho časového pásma podľa ustanovenia § 5 ods. 6 zákona o cestovných náhradách.  

Zamestnanec si vyúčtuje pracovnú cestu po jej ukončení podľa ustanovenia § 36 ods. 3 zákona o cestovných náhradách a priloží kópiu veľkého technického preukazu, doklad z registračnej pokladnice o nákupe pohonných látok pre účely zistenia ceny PHL v čase nákupu, ak v čase vykonanej cesty tankoval (inak sa u zamestnanca nepožaduje preukazovať objem nákupu PHL a môže sa účtovať vyhlásená cena pohonných látok spoločnosťou Slovnaft, a. s.). Ďalej priloží doklad o ubytovaní, prípadne iné doklady o preukázateľných výdavkoch počas pracovnej cesty a záznam o prevádzke vozidla ako evidenciu hospodárne najazdených kilometrov v súvislosti s výkonom pracovnej cesty. Povinnosť zúčtovať cestovné náhrady je do 10 dní po skončení pracovnej cesty. 

Podľa ustanovenia § 4 ods. l písm. e) zákona o cestovných náhradách zamestnanec, občan SR aj cudzinec, má nárok okrem iných náhrad podľa ustanovenia § 4 aj na náhradu týkajúcu sa cestovných výdavkov na návštevu rodiny do miesta pobytu. Toto miesto pobytu musí byť so zamestnávateľom písomne dohodnuté vopred a miesto pobytu musí byť určené na území Slovenskej republiky. Náhrada prináleží podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. e), ak pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe idúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je dohodnuté inak a najdlhšie za mesiac. 

Príklad č. 3: 

Cudzinec zamestnaný v tuzemskej firme má pobyt v Bratislave. Dočasne je vyslaný na pracovnú cestu v trvaní šesť týždňov do Žiliny. So zamestnávateľom sa dohodol, že môže navštíviť rodinu po štrnástich dňoch v Bratislave. Cudzinec je v postavení zamestnanca v pracovnoprávnom vzťahu k slovenskému zamestnávateľovi. 

Zamestnanec si môže nárokovať cestovnú náhradu preukázateľného výdavku podľa ustanovenia § 4 ods. 2 zákona o cestovných náhradách za cestovné výdavky podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. a) za cestu na návštevu za rodinou buď vo výške cestovného lístka verejnou dopravou, alebo po písomnej dohode náhradu za použité cestné motorové vozidlo, a to do výšky podľa ustanovenia § 7 zákona o cestovných náhradách. 

Aj takýto dohodnutý výdavok za návštevu rodiny bude zároveň daňovým výdavkom zamestnávateľa podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. 


2. Jedna pracovná cesta v trvaní dvoch dní a výpočet stravného ako daňového výdavku 

Pri pracovnej ceste vykonanej v rámci dvoch kalendárnych dní bude zamestnávateľ postupovať pri výpočte cestovnej náhrady, konkrétne stravného, podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. c) v súlade s ustanovením § 5 ods. 4 písm. b) zákona o cestovných náhradách. Toto ustanovenie ukladá výpočet stravného, keď pracovná cesta trvá menej než 5 hodín v každom kalendárnom dni, ale pracovná cesta je vykonaná v rámci dvoch kalendárnych dní a celkovo najmenej päť hodín. Stravné sa poskytne ako celok za jednu cestu a nie za každý kalendárny deň samostatne, pričom musí byť dodržaná podmienka trvania cesty najmenej päť hodín a poskytuje sa náhrada stravného ako v pásme 5 až 12 hodín. 

Príklad č. 4: 

Zamestnávateľ sa dohodne so zamestnancom, že mu vykoná urgentnú prepravu v nočných hodinách z Považskej Bystrice do Bratislavy (2 x 200 km) od priateľa vypožičaným motorovým vozidlom s prívesom. Dňa 5. 4. 2005 o 21 hod. odíde z Považskej Bystrice a do Bratislavy dôjde dňa 6. 4. 2005 o 0.30 hod. v noci a po hodine vykládky sa vracia späť, takže o 4.30 hod. ráno dňa 6. 4. 2005 je zamestnanec naspäť v Považskej Bystrici. 

1. deň nástup na pracovnú cestu je od 21.00 hod. a cesta trvá do 24.00 hod. – 3.00 hodiny. 

2. deň po vykládke sa zamestnanec vracia späť a na ceste vozidlom strávi čas do 4.30 hod. ráno. 

Spolu strávi zamestnanec na pracovnej ceste 7 a pol hodiny, pričom v každom kalendárnom dni je to menej ako 5 hodín a celkovo presahuje 5 hodín. 

a) Zamestnanec má nárok na stravné vo výške uvedenej v ustanovení § 5 ods. 4 písm. b) určenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín. V zmysle opatrenia MPSVaR SR č. 467/2003 Z. z. účinného od 1. 12. 2003 to predstavuje sumu 80 Sk. Takto nárokovaná výška stravného sa nepreukazuje dokladom, len sa zúčtuje pri vyúčtovaní cestovného príkazu. 

Za použitie diaľnice patrí zamestnancovi preukázateľná vedľajšia cestovná náhrada v zmysle ustanovenia § 4 ods. 1 písm. d). Preukázateľne v sume zaplatenej diaľničnej známky 150 Sk a zaplateného parkovného 60 Sk a spolu vedľajšie výdavky predstavujú 210 Sk a musia byť preukázané dokladom. 

Pri použití motorového vozidla, ktoré zamestnancovi neposkytne zamestnávateľ, patrí náhrada cestovných výdavkov podľa ustanovenia § 7 zákona o cestovných náhradách a v súlade s ustanovením § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov to bude aj daňový výdavok zamestnávateľa. 

Podľa evidencie jázd, t. j. ubehnutých kilometrov, patrí zamestnancovi náhrada za spotrebované pohonné látky a základná náhrada. Za použitie prívesu sa zvýši podľa ustanovenia § 7 ods. 2 zákona o cestovných náhradách základná náhrada15 % naviac. Pritom nezáleží na tom, či ide o vlastné vozidlo zamestnanca alebo či ide o vozidlo vypožičané, resp. vozidlo prenajaté zamestnancom, ako je to v tomto prípade. 

Poznámka 

Všeobecne platí pri výpočte podľa ustanovenia § 7 ods. 4 zákona o cestovných náhradách, že sa použije cena za spotrebované pohonné látky v čase použitia vozidla, pričom nie je zákonná povinnosť dokladovať nákup pohonných látok, ale odporúča sa preukazovať konkrétnu cenu tankovaného benzínu. Spotreba je ďalej limitovaná prepočtom podľa spôsobu vykazovania spotreby v technickom preukaze. Preto nie je možné do výdavkov zamestnávateľa zahrnúť akúkoľvek nadspotrebu nad vypočítaný priemer spotreby pohonných látok z technického preukazu, resp. nadspotrebu podľa režimu jazdy vozidlom. 

b) Náhrada za spotrebované pohonné látky 

Požičané vozidlo je Škoda Favorit 135 a má v technickom preukaze uvedenú spotrebu pohonných látok v ČSN 7,2 litrov na 100 km (v súčasnosti ide o STN). Okrem tejto spotreby je zaevidovaná spotreba podľa EHK takto: 

– mesto 7,9 litrov/100 km, 

– 90 km/hod. 5,5 litrov/100 km, 

– 120 km/hod. 7,3 litrov/100 km. 

Podľa ustanovenia § 7 ods. 4 písm. b) zákona o cestovných náhradách, ak je v technickom preukaze vozidla uvedená spotreba aj v STN aj v EHK, prepočítava sa spotreba tak, že norma uvedená v STN sa neberie do úvahy a z normy podľa EHK sa prepočíta aritmetický priemer. 

Výpočet priemernej spotreby: (7,9 + 5,5 + 7,3) = 6,9 litrov na 100 km. 

Pri vzdialenosti ubehnutej vozidlom tam i späť 2 x 200 km a cene benzínu v čase použitia vozidla 34,90 Sk za liter bude výpočet spotreby pohonných látok nasledovný: 

(6,9 : 100) x (200 + 200) x 34,90 = 963,24 Sk, zaokrúhlene 964 Sk. 

c) Základná náhrada 

Ubehnuté kilometre x sadzba základnej náhrady = 

(200 + 200) x 6,20 = 2 480 Sk. 

Zvýšená základná náhrada za použitie prívesu o 15 % = 

2 480 x 0,15 = 372 Sk. 

Za vykonanú pracovnú cestu vyplatí zamestnávateľ svojmu zamestnancovi na základe vyúčtovania cestovného príkazu cestovné náhrady celkom 4 106 Sk, čo predstavuje: 

80 Sk ako stravné. Táto suma ako príjem u zamestnanca nie je predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti a na druhej strane u zamestnávateľa je daňovým výdavkom preukázateľne vynaloženým na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie zdaniteľných príjmov; 

za cestovné výdavky 3 816 Sk = 964 + 2 480 + 372 (výsledná suma základnej náhrady a náhrady za spotrebované pohonné látky sa zaokrúhľuje podľa ustanovenia § 7 ods. 7 na celé koruny nahor); 

– 210 Sk za vedľajšie výdavky spojené s pracovnou cestou. 

Pre úplnosť: 

Za takto použité motorové vozidlo na výkon práce pre podnikateľský subjekt nebude povinný zamestnanec ani držiteľ vypožičaného motorového vozidla (priateľ) zaplatiť daň z motorových vozidiel, pretože za podnikanie sa nepovažuje použitie osobného motorového automobilu zamestnanca, ktorý je jeho držiteľom, na pracovnú cestu, na ktorú ho vysiela zamestnávateľ. 

3. Pracovná cesta v prípade dohody o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru – výdavok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov 

Zákon o cestovných náhradách upravuje poskytovanie cestovných náhrad aj fyzickej osobe činnej na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to tak dohodnuté

Aj dočasne zamestnaná osoba môže poberať cestovné náhrady podľa zákona o cestovných náhradách, ak sa písomne dohodne so zamestnávateľom, že bude práce vykonávať mimo dohodnutého miesta pravidelného pracoviska. Pravidelné pracovisko nemusí byť zhodné so sídlom spoločnosti, so sídlom prevádzky. Kým do 30. 3. 2005 mohol zamestnávateľ dohodnúť cestovné náhrady odchylne alebo vo forme aj nižších súm stravného popri pracovných zmluvách len pri dohodách o vykonaní práce, ak dochádzalo k častým zmenám pracoviska, od 1. 4. 2005 už aj študenti pri dohode o brigádnickej práci môžu poberať náhrady stravného odchylne dohodnuté, pričom zníženie môže byť najviac o 25 % z ustanovenej sumy stravného. Suma stravného sa zaokrúhli na celé koruny nahor.  

Podľa ustanovenia § 2 ods. 3 zákona o cestovných náhradách len na základe dohody o vykonaní práce v mieste mimo miesta pobytu môže dohodnúť zamestnávateľ, že mu poskytne i pri ceste z miesta pobytu do miesta výkonu práce a späť náhrady ako pri pracovnej ceste. 

3a Výpočet cestovných náhrad pri dohode o vykonaní práce 

Príklad č. 5: 

Akciová spoločnosť v Trnave zamestnáva na dohodu o vykonaní práce manželku zamestnanca, a to pani Janu. Počas plnenia výkonu práce musí pani Jana absolvovať týždennú pracovnú cestu do Bratislavy (65 km). Zamestnávateľ sa dohodol, že cestovné náhrady bude akceptovať z miesta pobytu pani Jany. Na cestu použije motorové vozidlo, ktorého držiteľ v technickom preukaze je zapísaný jej manžel, pričom súkromné vozidlo je obstarané na lízing. Dňa 4. 4. 2005 odišla pani Jana z miesta pobytu na Myjave o 8.00 hod. a do Bratislavy pricestovala o 9.00 hod., ubytovala sa v hoteli s nocľažným 1 200 Sk na 1 noc vrátane raňajok. Dňa 8. 4. 2005 odchodom z Bratislavy o 13.00 hod. a príchodom do miesta pobytu na Myjave ukončila pracovnú cestu o 14.15 hod. 

Dohoda o vykonaní práce zakladá pracovnoprávny vzťah medzi fyzickou osobou ako zamestnancom a obchodnou spoločnosťou – zamestnávateľom. Podľa ustanovenia § 1 ods. 1 písm. c) zákona o cestovných náhradách sa poskytujú náhrady fyzickým osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak je to v nich dohodnuté. 

Keďže v súlade so zákonom o cestovných náhradách bolo dohodnuté, že cestovné náhrady patria pani Jane aj za cestu z miesta pobytu, patria jej za viacdňovú pracovnú cestu nasledujúce náhrady: 

a)    stravné podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. c) a ustanovenia § 5 ods. 1, ods. 7, 

b)    náhrada cestovných výdavkov podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. a) a ustanovenia § 7, 

c)    náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. b), 

d)    náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. d). 

Za 1. deň

  • stravné podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. b) a ods. 2 (opatrenie MPSVaR č. 467/2003 Z. z.) vo výške 122 Sk, pretože pracovná cesta trvala viac ako 12 a menej ako 18 hodín (od 8.00 do 24.00 hod.) 
  • cestovné výdavky podľa ustanovenia § 7 ods. 4 a opatrenia MPSVaR SR č. 260/2004 Z. z. vo výške spotrebovaných pohonných látok na vozidlo Škoda Fabia prepočítaných podľa ustanovenia § 7 ods. 4 písm. c) a základnej náhrady 6,20 Sk za l km. Podľa uvedeného ustanovenia sa prepočítava spotreba podľa smerníc Európskeho spoločenstva tak, že sa použije spotreba uvedená v technickom preukaze zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného motorového vozidla. 

Cestou do Bratislavy bola vykonaná cesta v režime kombinovaného cyklu (mesto i mimo mesta) v dĺžke 65 km, pri cene benzínu v čase použitia vozidla 33,50 Sk za liter. Náhrada výdavkov bude akceptovateľná v zmysle nasledovných údajov: 

V technickom preukaze Škoda Fabia je uvedená spotreba paliva mesto 9 l, mimo mesta 5 l, kombinovaná 7,1 l. 

Výpočet spotreby PHL: (65 x 7,1) : 100 x 33,50 = 155 Sk. 

Základná náhrada: 65 x 6,20 = 403 Sk. 

Náhrady cestovných výdavkov za prvý deň budú 558 Sk. 

Za použitie diaľnice si nebude pani Jana nárokovať vedľajšie náhrady, pretože už má uhradenú diaľničnú známku za vozidlo manžela slúžiace na súkromné účely (pani Jana nemá doklad o zakúpení časovej diaľničnej známky). 

  • ubytovanie na základe dokladu za štyri noci vrátane raňajok 4 x 1 200 Sk = 4 800 Sk. 

Za 2. až 4. deň: 

  • stravné podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. c) v sume 188 Sk na deň musí byť znížené o poskytnuté raňajky v cene ubytovania podľa ustanovenia § 5 ods. 7. Stravné za raňajky sa kráti vo výške 25 % ustanovenej sumy stravného opatrením MPSVaR SR, t. j. 25 % zo 188 Sk pri pracovnej ceste nad 18 hodín v daný deň, t. j. 188 - 47 = 141 Sk. 

Stravné celkom za druhý, tretí a štvrtý deň = 3 dni x 141 = 423 Sk. 

  • cestovné po meste Bratislava v utorok, stredu a štvrtok po 40 km denne, pri spotrebe pre režim mesto 9,6 l/100 km bude predstavovať sumu náhrad: 

Výpočet spotreby pohonných látok: (9,6 x 40) : 100 x 33,50 x 3 dni = 385,92 Sk a zaokrúhlene 386 Sk. 

Základná náhrada: 6,20 x 40 x 3 dni = 744 Sk. 

Spolu cestovné výdavky za druhý až štvrtý deň predstavujú sumu zaokrúhlene 1 130 Sk (386 + 744). 

  • vedľajšie výdavky za parkovanie, telefón dokladované účtovným dokladom o výdavku boli 240 + 120 = 360 Sk. 

Za 5. deň: 

  • stravné za čas strávený na pracovnej ceste posledný deň do 14.15 hod bude podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. b) vo výške 122 Sk krátené podľa ustanovenia § 5 ods. 7 o poskytnuté raňajky v cene ubytovania (a to vo výške 25 %), čo predstavuje sumu stravného po zaokrúhlení 92 Sk. 
  • cestovné náhrady pri ceste späť do Myjavy budú prepočítané podľa ustanovenia § 7 ods. 4 písm. c) a pri použití režimu kombinovaná jazda predstavujú sumu obdobne ako pri ceste do Bratislavy, t. j.: 

(7,1 x 65) : 100 x 33,50 = 155 Sk a základnú náhradu vo výške 65 x 6,20 = 403 Sk. 

Spolu cestovné výdavky piaty deň predstavujú sumu 558 Sk. 

Úhrnom cestovné náhrady za týždennú pracovnú cestu si bude pani Jana účtovať vo výške 122 + 558 + 4 800 + 423 +1 130 + 360 + 92 + 558 Sk = 8 043 Sk a táto suma bude aj daňovým výdavkom akciovej spoločnosti podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. 

3b Cestovné náhrady študenta na brigádnickej práci: 

Príklad č. 6: 

Študent z Ružomberka bude vykonávať na dohodu o brigádnickej práci dohodnuté práce tri dni v Liptovskom Mikuláši. Študent bude dochádzať vlastným vozidlom denne 2 x 20 km a má zabezpečený obed prvé dva dni. V dohode sa písomne uviedlo, že cestovné bude vo výške náhrad za použité cestné motorové vozidlo a pri trvaní cesty posledný deň 5 hodín bude krátené stravné o 25 %. 

Ide o fyzickú osobou s nárokom na cestovné náhrady podľa ustanovenia § 1 ods. 1 písm. c) zákona o cestovných náhradách s daňovými výdavkami zamestnávateľa podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. 

Prvý deň: 

  • stravné pri odchode o 7.00 hod. a príchode späť do Ružomberka o 17.00 hod. podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. a) v sume 80 Sk krátené podľa ustanovenia § 5 ods. 6 za bezplatne poskytnutý obed (40 % zo sumy stravného v pásme nad 18 hodín, čo je aktuálne 188 Sk), t. j. 80 Sk znížené o 75,20 Sk = zaokrúhlene na celé koruny nahor 5 Sk, 
  • cestovné výdavky podľa ustanovenia § 7 náhrady za spotrebované pohonné látky a sadzbu základnej náhrady. 

Vozidlo, ktoré použije študent, nemá v technickom preukaze zapísanú spotrebu PHL. 

Podľa ustanovenia § 7 ods. 6 zákona o cestovných náhradách, ak technický preukaz cestného motorového vozidla údaje o spotrebe neobsahuje, pre výpočet sa použije spotreba podľa technického preukazu vozidla rovnakého typu s rovnakým objemom valcov a s rovnakým druhom pohonných látok. 

Podobným vozidlom ako používa študent bude napríklad vozidlo Octavia, ktoré má v technickom preukaze uvedenú spotrebu podľa smernice ES (Európskeho spoločenstva) podľa jednotlivých cyklov: 

1. pre mesto 9,9 litrov, 

2. mimo mesta 7,2 litrov, 

3. kombinovanú 8,8 litrov. 

Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa smerníc ES, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov odvodených od jednotlivých režimov jazdy vozidla. 

Študent bude jazdiť mimo mesta a použije spotrebu 7,2 l/100 km. 

Výpočet cestovného bude: 

– 2 x 20 km x 7,20 : 100 x 33,50 Sk = 96,50 Sk za pohonné látky, 

– 2 x 20 km x 6,20 = 248 Sk ako základná náhrada. 

Celkovo bude náhrada cestovných výdavkov po zaokrúhlení podľa ustanovenia § 7 ods. 7 zákona o cestovných náhradách za prvý deň 345 Sk. 

Druhý deň: 

  • stravné pri odchode o 7.00 hod. a príchode späť do Ružomberka o 17.00 hod. podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. a) v sume 80 Sk krátené podľa ustanovenia § 5 ods. 6 za bezplatne poskytnutý obed (40 % zo sumy stravného v pásme nad 18 hodín, čo je aktuálne 188 Sk), t. j. 80 Sk znížené o 75,20 Sk = zaokrúhlene na celé koruny nahor 5 Sk 
  • cestovné výdavky podľa ustanovenia § 7 náhrady za spotrebované pohonné látky a sadzbu základnej náhrady rovnako ako prvý deň. 

Výpočet cestovného bude: 

– 2 x 20 km x 7,20 : 100 x 33,50 Sk = 96,50 Sk za pohonné látky, 

– 2 x 20 km x 6,20 = 248 Sk ako základná náhrada. 

Celkovo bude náhrada cestovných výdavkov 345 Sk. 

Tretí deň: 

  • stravné pri odchode o 7.00 hod. a príchode späť do Ružomberka o 13.00 hod. podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. a) v sume 80 Sk, lebo obed už nebol bezplatne zabezpečený a cesta trvala viac ako 5 hodín. Zamestnávateľ sa dohodol vopred, že uplatní ustanovenie § 5 ods. 5 a poskytne stravné nižšie o 25 % a v pásme od 5 do 12 hodín uhradí náhradu stravného študentovi len 60 Sk, 
  • cestovné výdavky podľa ustanovenia § 7 náhrady za spotrebované pohonné látky a sadzbu základnej náhrady. 

Výpočet cestovného bude: 

2 x 20 km x 7,20 : 100 x 33,50 Sk = 96,50 Sk za pohonné látky 

2 x 20 km x 6,20 = 248 Sk ako základná náhrada 

Celkovo bude náhrada cestovných výdavkov 345 Sk. 

Výsledná hodnota cestovných náhrad študenta na dohodu o brigádnickej práci bude rovná sume 5 + 345 + 5 + 345 + 60 + 345 = 1 105 Sk

II. „Cestovné náhrady“ samostatne zárobkovo činnej osoby – výdavok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov 

Samostatne zárobkovo činná osoba si môže uplatniť podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov výdavky vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva. To znamená, že napríklad podnikateľ – fyzická osoba, už neúčtuje svoje výdavky ako výdavky na pracovné cesty. Pracovné cesty účtuje len svojim zamestnancom. Výdavkom samostatne zárobkovo činnej osoby sú však výdavky akceptovateľné najviac vo výške, aká je ustanovená pre zamestnancov, a to: 

  • na stravovanie, 
  • na ubytovanie, 
  • na cestovné dopravnými prostriedkami, 
  • nevyhnutné výdavky v inom mieste, 
  • vreckové pri zahraničnej ceste, 
  • cestovné výdavky do výšky najviac podľa § 7 zákona o cestovných náhradách ako základnú sadzbu náhrady na odjazdený kilometer, tak i spotrebu pohonných látok, ak je výkon činnosti na inom mieste, ako sa pravidelne vykonáva a fyzická osoba použije vlastné motorové vozidlo.  

Od 1. 11. 2004 tu vznikol rozdiel v uplatňovaní daňových výdavkov v súvislosti so sadzbou základnej náhrady. Uvedené ustanovenie bolo upravené v tom zmysle, že ak podnikateľ s príjmami podľa ustanovenia § 6 ods. 1 a ods. 2 použije na cestovanie vlastné osobné motorové vozidlo nezahrnuté do obchodného majetku, môže si uplatniť aj sadzbu základnej náhrady. 

To znamená, že aj v prípade, že sa o vozidle už niekedy účtovalo a vozidlo bolo vyradené z obchodného majetku samostatne zárobkovo činnej osoby a preradené na osobné účely, môže si ďalej uplatniť základné náhrady podľa ubehnutých kilometrov. Podmienkou je teda len, že ide o vlastné vozidlo nezahrnuté v obchodnom majetku, pričom zákon o dani z príjmov bližšie nevykladá pojem vlastné vozidlo. 

Ak vychádzame z Občianskeho zákonníka vlastníctvo hnuteľných vecí sa nadobúda kúpnou, darovacou alebo inou zmluvou, dedením, rozhodnutím štátneho orgánu alebo na základe iných skutočností ustanovených zákonom. 

Motorové vozidlo si podnikateľ mohol nadobudnúť spolu ako majetok súkromný v bezpodielovom spoluvlastníctve na základe kúpnej zmluvy. V bezpodielovom spoluvlastníctve manželov podľa ustanovenia § 143 Občianskeho zákonníka je všetko, čo môže byť predmetom vlastníctva a čo nadobudol niektorý z manželov za trvania manželstva, s výnimkou vecí získaných dedičstvom alebo darom, ako aj vecí, ktoré podľa svojej povahy slúžia osobnej potrebe alebo výkonu povolania len jedného z manželov a vecí vydaných v rámci predpisov o reštitúcii majetku jednému z manželov, ktorý mal vydanú vec vo vlastníctve pred uzatvorením manželstva alebo ktorému bola vec vydaná ako právnemu nástupcovi pôvodného vlastníka. 

V prípade manželov je vlastníctvo k veciam nadobudnutým počas manželstva spoločným majetkom, ak nie sú majetkovo vyporiadaní. Preto v takomto prípade je splnená podmienka vlastného vozidla pre uplatnenie základnej sadzby náhrady na kilometer ako daňovo akceptovateľného výdavku. Často je vozidlo zapísané na manžela v technickom preukaze ako doklade o vozidle. Zápis o držiteľovi vozidla slúži pre evidenciu motorových vozidiel a v takýchto prípadoch nekorešponduje s pojmom vlastníctva k veci. 

Neprehliadnite! 

Ak je vozidlo nadobudnuté formou lízingu, potom až do odkúpenia takéhoto vozidla je vlastníkom prenajímateľ a podnikajúca fyzická osoba si nemôže účtovať sadzbu základnej náhrady z titulu dane z príjmov, pretože ide o prenajaté vozidlo až do jeho odkúpenia. 

Rovnako nie je možné uplatniť si sadzbu základnej náhrady ani vtedy, ak vozidlo má podnikajúca osoba alebo osoba s príjmami z inej samostatnej zárobkovej činnosti vypožičané alebo prenajaté od inej osoby. 

Príklad č. 7: 

Daňový poradca má kanceláriu v Banskej Bystrici a cestuje za klientom do Nitry. Odíde o 5.30 hod. z Banskej Bystrice a vráti sa večer o 19.30 hod. Na cestu použije vlastné motorové vozidlo, ktorým vykoná 240 km a z toho v meste 40 km. Cena pohonných látok bola v čase výkonu činnosti v Nitre 31 Sk. V technickom preukaze je spotreba v STN norme 9,7 litrov/100 km. 

Výdavky spojené s touto cestou budú podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov vo výške cestovných náhrad podľa zákona o cestovných náhradách: 

a) stravné podľa ustanovenia § 5 ods. 1 písm. b) v pásme nad 12 – 18 hodín v sume 122 Sk, 

b) cestovné výdavky vo výške podľa ustanovenia § 7, čo pri spotrebe uvedenej v technickom preukaze v STN norme sa vypočíta podľa tejto normy a v meste sa zvýši o 40 %. 

Výpočet: 

– mimo mesto = 200 km x (9,7 : 100) x 31 Sk = 601,40 Sk, 

– v meste = 40 km x (9,7 x 1,4 : 100) x 31 Sk = 168,40 Sk. 

Spolu náhrada za pohonné látky bude 769,80 Sk. 

Základná náhrada bude 240 km x 6,20 Sk = 1 488 Sk. 

Zaokrúhľuje sa podľa ustanovenia § 7 ods. 7 zákona o cestovných náhradách. 

Spolu náhrada cestovných výdavkov bude po zaokrúhlení 2 258 Sk. 

c) vedľajšie výdavky na parkovanie v sume preukázanej 80 Sk

Komerčný právnik bude preukazovať výdavky daňové vo výške 122 + 2 258 + 80 = 2 460 Sk. Zaúčtuje ich ako prevádzkovú réžiu.

V situácii, keď podnikateľ – fyzická osoba, s príjmami z podnikania alebo inej samostatne zárobkovej činnosti bude činnosť vykonávať v inom mieste, ako je jeho pravidelné miesto podnikania a na cestovanie používa vozidlo zaradené v obchodnom majetku alebo vozidlo prenajaté na základe zmluvy s právom kúpy prenajatej veci, bude účtovať o spotrebe pohonných látok a tieto výdavky nebudú mať charakter cestovných náhrad, ale pôjde o výdavok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov a v jednoduchom účtovníctve účtovaný ako prevádzková réžia. 

III. Pracovná cesta v zahraničí – daňový výdavok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) u zamestnanca a výdavok pri ceste do zahraničia podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) u samostatne zárobkovo činnej osoby  

Podstatný rozdiel v nárokoch na cestovné náhrady pri cestách do zahraničia oproti tuzemským cestám je v položke náhrad stravného a vreckového, ktoré podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov prináleží pri pracovnej ceste nielen zamestnancom, resp. osobám postaveným na úroveň zamestnanca z pohľadu zákona o cestovných náhradách alebo osobám poberajúcim príjmy podliehajúce zdaneniu podľa ustanovenia § 5 zákona o dani z príjmov. Výška stravného sa určuje v inej ako slovenskej mene vopred podľa druhu krajiny opatrením MF SR č. 712/2004 Z. z., ktoré je účinné pre rok 2005. Podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov aj podnikateľ ako zamestnanec má nárok na stravné a aj vreckové. 

Čo sa rozumie zahraničnou pracovnou cestou upravuje ustanovenie § 2 ods. 2 zákona o cestovných náhradách ako čas pracovnej cesty v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. Čas pracovnej cesty je ohraničený nástupom na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste. Rovnako ako pracovná cesta sa posudzuje aj cesta osôb mimo pracovného vzťahu ako inej fyzickej osoby s príjmami podľa ustanovenia § 5 zákona o dani z príjmov na plnenie činností pre ňu vyplývajúcich, vrátane výkonu činnosti do skončenia tejto cesty.  

Podnikajúca fyzická osoba s príjmami podľa ustanovenia § 6 ods. 1 a ods. 2 zákona o dani z príjmov nebude už účtovať o pracovnej ceste, ale svoje výdavky si uplatní v súlade s ustanovením § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov na stravovanie, ubytovanie, cestovné dopravnými prostriedkami, nevyhnutné výdavky spojené s činnosťou vykonávanou v zahraničí, vrátane vreckového do výšky nároku 40 % stravného podľa zákona o cestovných náhradách. 

Poznámka 

Náhrady pri zahraničnej pracovnej ceste sa posudzujú podľa ustanovenia § 10 až § 17 v prepojení na ustanovenie § 3 až § 9 zákona o cestovných náhradách. Náhrady za výkon práce v zahraničí upravuje ustanovenie § 18 až § 33a uvedeného zákona. Rozdiel je v tom, že zahraničná pracovná cesta je vtedy, ak predmetná osoba má ako miesto výkonu práce určené, resp. dohodnuté miesto na území Slovenskej republiky. Pri výkone práce v zahraničí sa už v pracovnej zmluve dohodne pracovné miesto v zahraničí. Ak ide o štátneho zamestnanca, tak je určené miesto štátnej služby v zahraničí. 

V súlade so zákonom o cestovných náhradách patrí zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu do zahraničia

a)     stravné podľa ustanovenia § 13 a opatrenia MF SR č. 712/2004 Z. z., 

b)    vreckové podľa ustanovenia § 14, 

c)    náhrada preukázaných cestovných výdavkov, resp. náhrada výdavkov na pohonné látky podľa ustanovenia § 4 písm. a), § 7, § 15, 

d)    poistenie liečebných výdavkov podľa ustanovenia § 11 a náhrady za povinné očkovanie podľa ustanovenia § 11a, 

e)    náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie v zahraničí podľa ustanovenia § 4 písm. b), 

f)    náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov podľa ustanovenia § 4 písm. d), 

g) náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny podľa ustanovenia § 12. 

Uvedené náhrady vyplatené zamestnancovi sú zároveň aj daňovými výdavkami podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov u zamestnávateľa. Podmienkou je, že sú preukázateľne vynaložené a súvisia s dosiahnutím, zabezpečením alebo udržaním príjmov zamestnávateľa, zaúčtované v jeho účtovníctve a sú najviac vo výške a rozsahu zákona o cestovných náhradách, resp. limitom zákona o dani z príjmov. Je potrebné zdôrazniť, že pri vyslaní na pracovnú cestu musí byť určený vopred spôsob dopravy. Pri použití osobného vozidla musí byť písomná dohoda. 

a)    Stravné patrí za každý kalendárny deň podľa časového pásma a základnej sadzby uvedenej v opatrení MF SR č. 712/2004 Z. z.: 

  • do 6 hodín vrátane – vo výške 25 % základnej sadzby stravného, 
  • od 6 hodín do 12 hodín – vo výške 50 % základnej sadzby stravného, 
  • nad 12 hodín – v sume základnej sadzby stravného. 

Ak cesta začína a končí na území Slovenskej republiky, nárok na vznik stravného v cudzej mene vznikne podľa času prechodu slovenskej štátnej hranice pri pozemnej doprave alebo pri leteckej doprave odletom a príletom lietadla podľa letového poriadku a pri vodnej doprave príchodom a odchodom lode z prístavu, v ktorom sa vykonáva pasová a colná kontrola. 

Stravné je nárokovateľná položka náhrady výdavkov na stravovanie a nie je potrebné ju preukazovať dokladom zo stravovacieho zariadenia. 

Súčasné aktuálne základné sadzby stravného sú vydané na rok 2005 opatrením MF SR č. 712/2004 Z. z., napríklad pre Českú republiku sú 600 CZK, pre Nemecko 45 EUR, pre Rakúsko 45 EUR, pre Poľsko 30 EUR. 

Zamestnancovi patrí stravné v cudzej mene príslušnej krajiny s výnimkou, ak sa zamestnanec dohodne so zamestnávateľom, že stravné mu bude poskytnuté v inej mene, ako je uvedená v opatrení MF SR pre príslušnú krajinu. Podľa ustanovenia § 36 ods. 2 výpočet preddavku na stravné sa určí prepočtom hodnoty stravného v slovenskej mene na dohodnutú cudziu menu podľa kurzu vyhláseného NBS platného v deň určenia sumy preddavku. 

Vyúčtovanie preddavku môže byť menej, ako bol preddavok poskytnutý alebo v inej cudzej mene, na ktorú bol preddavok v zahraničí zmenený, prípadne aj v slovenskej mene. 

Neprehliadnite! 

V praxi býva často súčasťou ubytovania poskytnutie raňajok. V tom prípade sa nesmie zanedbať úprava dennej sadzby stravného, a to buď vo výške preukázateľnej za raňajky (vyplývajúce z účtovného dokladu), ak je suma preukázaná a zároveň je nižšia než 25 % sadzby dennej náhrady stravného. Alebo ak tak nie je konkrétne preukázaná suma raňajok, tak sa zníži o 25 % určeného stravného podľa časového pásma z dennej sadzby. Rovnako sa zníži o 25 % aj v prípade, že preukázané raňajky sú vo vyššej hodnote než 25 %. Musí byť zrejmé, že raňajky boli súčasťou ubytovacích služieb. 

Stravné sa musí úmerne krátiť podľa ustanovenia § 13 ods. 7 aj v prípade, ak vysielajúca firma (zamestnávateľ) zabezpečí stravovanie na svoje náklady. Krátenie stravného sa vypočítava z časového pásma nad 12 hodín alebo z najvyššej dohodnutej sumy stravného. 

Stravné sa poskytuje v závislosti na dĺžke trvania pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky, pritom nezáleží, v koľkých krajinách sa zamestnanec v priebehu kalendárneho dňa nachádza. Denná sadzba náhrady stravného sa určí podľa krajiny s najvyšším počtom strávených hodín v kalendárnom dni. Ak čas vo viacerých krajinách je rovnaký v kalendárnom dni, poskytne sa stravné v mene, ktorá je pre zamestnanca výhodná. 

Rovnako nárok na stravné má aj samostatne zárobkovo činná osoba ako akceptovateľný daňový výdavok podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov.  

b)    Vreckové sa poskytne v príslušnej cudzej mene vo výške najmenej 5 % a najviac 40 % z konkrétnej dennej sadzby stravného. Do tohto limitu sa nezahŕňajú výdavky na preukázateľné vedľajšie výdavky na pracovnej ceste (ako napríklad parkovacie poplatky za diaľnice, fax, telefón, použitie garáže, tunela, kompy a podobne). Na túto položku má nárok osoba na zahraničnej pracovnej ceste bez povinnosti jej dokladovania a dokazovania jej preukázateľnosti. Percentuálnu výšku vreckového určuje zamestnávateľ a nemusí byť rovnaká pri každej ceste. 

Neprehliadnite! 

Výšku vreckového neovplyvňuje znížené stravné podľa ustanovenia § 13 ods. 6 a ods. 7 z dôvodu, že zamestnávateľ zabezpečil celkom alebo čiastočne stravovanie v zahraničí, prípadne dohodol odchylné stravné pri dohodách vykonávaných mimo pracovného pomeru.  

U samostatne zárobkovo činnej osoby sa uplatní i vreckové zvolené od 0 % do výšky 40 % podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov. 

c)    Náhrada preukázaných cestovných výdavkov znamená úhradu za cestovný lístok alebo u samostatne zárobkovo činnej osoby pri použití vlastného vozidla a u zamestnanca na základe písomnej dohody o použití cestného motorového vozidla ako náhradu výdavkov podľa ustanovenia § 7 zákona o cestovných náhradách. Výpočet je obdobne ako pri tuzemských pracovných cestách s doplnením podmienok podľa ustanovenia § 15 o limite 350 km ubehnutých v zahraničí, pri ktorých sa uplatňuje spotreba pohonných látok v slovenskej mene. Pri ubehnutých kilometroch nad túto hranicu sa môže už uplatňovať náhrada za pohonné látky v cene aktuálnej pre danú krajinu. Preto je dosť dôležité, aby ceny zahraničných pohonných látok boli dokladované. Inak podľa zákona o dani z príjmov nie je pri pracovných cestách povinnosť nákup pohonných látok dokladovať bločkom o ich nákupe. 

Okrem spotreby pohonných látok výška cestovných náhrad predstavuje aj uplatnenie základnej sadzby náhrady na 1 km a je akceptovateľná aj daňovo podľa toho, aké vozidlo sa použije. 

Sadzba základnej náhrady sa uplatňuje vždy len v slovenskej mene na celkový počet najazdených kilometrov v tuzemsku i v zahraničí. Aktuálna sadzba základnej náhrady podľa opatrenia MPSVaR SR č. 260/2004 Z. z. od 1. 5. 2004 pre osobné cestné vozidlá je 6,20 Sk. 

Náhrada cestovných výdavkov patrí aj samostatne zárobkovo činnej osobe podľa zákona o cestovných náhradách ako náhrada za spotrebované pohonné látky a základné náhrady. 

d)    Poistenie liečebných výdavkov patrí pri zahraničnej ceste na základe preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov. Ide o daňový výdavok zamestnávateľa alebo v prípade povinného poistenia podnikajúcej fyzickej osoby výdavok ovplyvňujúci základ dane. Dôležité je, že ide o zákonné nevyhnutné poistenie osoby vysielanej do zahraničia a preukazuje sa konkrétnou zmluvou o poistení uzatvorenou s poisťovacou spoločnosťou. Nie je nutnosťou, že poistenie musí vykonať zamestnávateľ. Poistiť sa môže aj sám zamestnanec a uvedenú poistku priloží k vyúčtovaniu cestovného príkazu. Rovnako je výdavkom i povinné očkovanie podľa ustanovenia § 11a. 

e)    Náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie je obdobná ako pri tuzemských cestách. Cestovnú náhradu je nutné dokladovať. Nepostačuje prehlásenie napríklad známych, že bol zamestnanec ubytovaný. Musí ísť o ubytovacie zariadenie a musí byť priložený konkrétny účtovný doklad o ubytovaní znejúci na ubytovanú osobu. Stretneme sa s názorom, že je postačujúci doklad z registračnej pokladnice. Takýto doklad nie je preukázateľný, či skutočne určená osoba bola ubytovaná v danom zariadení. Preto je potrebné ešte dokazovanie doplniť napríklad o objednávku na ubytovanie alebo o konkrétny údaj poskytnutou ubytovacou službou o menovitej osobe. 

f)    Vedľajšie výdavky sa preukazujú dokladovo a musia vzniknúť v súvislosti s plnením poslania na pracovnej ceste. Môže ísť napríklad o: 

– poplatky za telefón, fax, parkovanie, garážovanie, vstupenky na výstavy, veľtrhy, diaľničné poplatky, poplatky za prejazd tunelmi, kompami, poplatky za výmenu šekov, letiskové poplatky a podobne. 

Doklad musí mať náležitosti účtovného dokladu. Preto je potrebné aj v zahraničí dbať, aby preukázateľnosť výdavku bola zabezpečená základnými náležitosťami. To znamená, že musí byť zrejmé, za čo bola poskytnutá úhrada, v akej výške, dátum úhrady, komu bolo uhradené. Rozsah týchto výdavkov nie je taxatívne vymedzený. Je vecou preukázania ich nutného vzniku osobe na zahraničnej ceste a uznania zamestnávateľom, resp. dokazovaním zo strany daňového subjektu o potrebe vzniku výdavku. 

Preukázateľné výdavky pri cestách do zahraničia na poistenie, očkovanie, ubytovanie a iné vedľajšie výdavky nevyhnutne spojené s pobytom v zahraničí sú vo výške zákona o cestovných náhradách daňovo akceptovateľné výdavky podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. e) zákona o dani z príjmov u samostatne zárobkovo činnej osoby. 

g)    Náhrady výdavkov na návštevu rodiny na území Slovenskej republiky sú vecou písomnej dohody medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred pred jeho vyslaním na pracovnú cestu. Rozsah náhrad sa rovná najviac náhradám pri zahraničnej pracovnej ceste, ale môže byť aj obmedzený. Nemôže sa uplatniť náhrada za podmienok podľa ustanovenia § 4 ods. 1 písm. e) zákona o cestovných náhradách. Keďže zákon ukladá výslovne dohodu zamestnávateľa a zamestnanca, nemôže si túto náhradu uplatniť podnikateľ – fyzická osoba – sám, pretože nemôže splniť základný predpoklad dohody – nemá zamestnávateľa.  

Príklad č. 8: 

Firma vyslala zamestnanca zo Žiliny do Nemecka na tri dni. Dohodli sa, že mu poskytne vreckové vo výške 40 % stravného v zahraničí. Náhrady na cestovné výdavky nebude zamestnanec účtovať, pretože mu firma poskytla vozidlo. Firma si bude účtovať výdavky na pohonné látky podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. l) zákona o dani z príjmov. Zamestnancovi bol poskytnutý preddavok vo výške 1 400 CZK a 80 EUR. Zúčtovanie vykoná zamestnanec podľa ustanovenia § 36 ods. 3 po skončení cesty. Poistenie v zahraničí vykonala firma na svoje náklady. 

Výpočet cestovných náhrad: 

Prvý deň odíde zo Žiliny o 6.00 hod a prekročí hranice s Českom o 10.30 hod.: nárok na stravné v slovenskej mene mu nepatrí, lebo čas strávený na ceste v tuzemsku nebol najmenej 5 hod. 

Nárok na stravné a vreckové v zahraničí bude podľa ustanovenia § 13 ods. 5, a to znamená, že v kalendárnom dni mu prináleží v takej mene, v krajine ktorej sa zdržal najviac hodín. 

Pretože hranice s Nemeckom prekročil o 21.00 hod. (v Česku bol od 10.30 hod. do 21.00 hod., teda celkom 10.30 hod.) a v Nemecku bol do 24.00 hod. v kalendárnom dni, najviac hodín strávil v Česku. V zahraničí sa zamestnanec zdržal viac ako 12 hodín v kalendárnom dni, a tak má nárok na stravné podľa ustanovenia § 13 ods. 4 písm. c), ods. 5 opatrenia MF SR č. 712/2004 Z. z. v sume 600 CZK. Vreckové 40 % zo 600 CZK = 240 CZK. 

Druhý deň strávil zamestnanec v Nemecku a patrí mu náhrada stravného v zahraničí pre Nemecko 45 EUR a vreckové 40 %, t. j. 18 EUR. 

Tretí deň odíde z Nemecka o 6.00 hod., prekročí hranice s Českom o 10.00 hod. (v Nemecku bol 10 hodín). Hranice so Slovenskom prekročí o 22.00 hod. (v Čechách sa zdržal 12 hodín) a do Žiliny príde o 23.30 hod. Nárok na stravné mu patrí v plnej sadzbe stravného pre Česko 600 CZK (najviac hodín v zahraničí v kalendárnom dni) a na Slovensku už nemá nárok na stravné v Sk, nedosiahol aspoň 5 hodín. Vreckové opäť 40 % zo 600 CZK = 240 CZK. 

Vedľajšie výdavky boli preukázateľné v zahraničí za parkovanie a diaľnicu v sume 200 CZK a 20 EUR

Celkové zúčtovanie zahraničnej cesty
=
600 CZK + 240 CZK + 45 EUR + 18 EUR + 600 CZK + 240 CZK + 200 CZK a 20 EUR = 1 880 CZK + 83 EUR. 

Do desiatich dní zamestnanec zúčtuje preddavok 1 400 CZK, a to znamená, že firma mu doplatí 480 CZK a 3 EUR podľa ustanovenia § 36 zákona o cestovných náhradách, ak sa nedohodnú, že mu vyplatí uvedené čiastky v slovenskej mene.  

IV. Výkon činnosti v zahraničí 

Pokiaľ je zamestnanec vyslaný na výkon práce do zahraničia, jeho cestovné náhrady sa posudzujú podľa štvrtej časti zákona o cestovných náhradách. Poskytovanie cestovných náhrad musí byť dojednané v zmluve. Môže byť spísaná aj pracovná zmluva s dodatkom v zmysle Zákonníka práce. Predpokladom je teda existencia právneho základu. Zákon o cestovných náhradách rozlišuje cestovné náhrady na pracovnú cestu a cestovné náhrady na výkon činnosti do zahraničia. Rovnako zákon o dani z príjmov akceptuje daňové výdavky také, ako ich ustanovuje zákon o cestovných náhradách. 

Zamestnancovi patria cestovné náhrady spojené s výkonom činnosti v zahraničí podľa ustanovenia § 18 zákona o cestovných náhradách, pričom tieto náhrady sú u zamestnávateľa daňovými výdavkami podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) zákona o dani z príjmov. Za dni cesty do miesta výkonu práce v zahraničí a späť a pri pracovných cestách v zahraničí náhrada výdavkov patrí ako pri zahraničnej pracovnej ceste. 

Ak nasledujú zamestnanca do zahraničia osoby ako je manžel, deti vlastné, osvojené deti, deti zverené do starostlivosti, vlastní rodičia, opatrovníci, pestúni a iné osoby žijúce v domácnosti so zamestnancom a majú pobyt na území Slovenska (ustanovenie § 2 ods. 4), patrí zamestnancovi aj náhrada preukázaných cestovných výdavkov, ubytovacích výdavkov, vedľajších výdavkov, ktoré vznikli týmto osobám. 

Zamestnanec, na ktorého sa vzťahuje zákon č. 312/2001 Z. z. v znení neskorších predpisov (zákon o štátnej službe), zákon č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a v znení neskorších predpisov pri výkone práce v zahraničí má nárok, ak čas výkonu práce je dlhší ako šesť kalendárnych mesiacov (používa sa pojem dočasné vyslanie) podľa ustanovenia § 19 zákona o cestovných náhradách náhrady na: 

  • výdavky spojené s pobytom manžela, 
  • výdavky spojené s pobytom detí, 
  • výdavky spojené s prepravou vecí, 
  • výdavky spojené so zabezpečením vzdelávania detí, 
  • liečebné výdavky, 
  • výdavky spojené s evakuáciou, prípadne prepravou telesných pozostatkov, 
  • výdavky na zdravotné poistenie, 
  • výdavky na byt so štandardným vybavením, 
  • výdavky za cestovné náhrady pri ceste do miesta dočasného vyslania a späť ako pri zahraničnej pracovnej ceste okrem vreckového a stravného, ak pracovná cesta trvala menej ako 6 hodín v krajine dočasného vyslania. 

Ďalšie benefity navyše, ktoré sa poskytujú zamestnancovi pri výkone práce v zahraničí nad rámec zákona o cestovných náhradách, už nemožno považovať za cestovné náhrady. 

Nárok na cestovné náhrady je samostatná štvrtá kapitola zákona a nemožno ich plne zamieňať s nárokmi pri pracovnej ceste do zahraničia.