Koniec jedného kalendárneho roka a začiatok ďalšieho kalendárneho roka býva v mzdovej učtárni náročným obdobím. Okrem výpočtu mzdy, poistného a odvodu preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti zamestnancov, pravidelne sa opakujúcich každý mesiac, na mzdovú účtovníčku čaká množstvo ďalších povinností vyplývajúcich z platných právnych predpisov. Prvá časť témy „Uzatvorenie roka v mzdovej učtárni“ je zameraná na úvodné uzávierkové práce pri získavaní údajov z uzatvorených mzdových listov a ich použitie vo forme výstupov priamo v mzdovej učtárni. Druhá časť témy bude zameraná najmä na plnenie zákonom stanovených povinností zamestnávateľa voči zamestnancom a štátnym a verejným inštitúciám.
December je mesiac, kedy je vhodné, aby mzdová účtovníčka preverila a skontrolovala osobné zložky zamestnancov, najmä doklady preukazujúce nároky zamestnancov na zníženie základu dane, nároky na daňový bonus, nároky zamestnancov na zníženú sadzbu poistného na zdravotné poistenie, prípadne doklady preukazujúce priznanie starobného, predčasného starobného alebo invalidného dôchodku. Ide napríklad o:
- doklady preukazujúce oprávnenosť nároku na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane,
- rozhodnutie o priznaní dôchodku, o miere poklesu schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť alebo doklad o ročnom úhrne vyplateného dôchodku,
- doklady o oprávnenosti nároku na priznanie daňového bonusu na vyživované dieťa (rodný list dieťaťa, ak ide o dieťa druhého z manželov, aj sobášny list),
- potvrdenie školy, že dieťa žijúce so zamestnancom v domácnosti sa sústavne pripravuje na povolanie štúdiom (potvrdenie o návšteve školy),
- potvrdenie miestne príslušného úradu práce, sociálnych vecí a rodiny o poberaní prídavku na vyživované dieťa,
- potvrdenie miestne príslušného úradu práce, sociálnych vecí a rodiny o tom, že dieťa žijúce so zamestnancom v domácnosti sa považuje za vyživované a nemôže sa sústavne pripravovať na povolanie štúdiom alebo vykonávať zárobkovú činnosť pre chorobu alebo úraz, alebo potvrdenie o poberaní prídavku na dieťa.
Uzatvorenie mzdových listov za rok 2012
Zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, je povinný viesť na účely zákona o dani z príjmov pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny, vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.
Mzdový list je najdôležitejším dokladom v mzdovom účtovníctve a tvorí základný účtovný doklad pre správne zúčtovanie a vyplatenie príjmov jednotlivým zamestnancom. Mzdový program pri automatizovanom spracovaní miezd (prípadne mzdová účtovníčka ručne) po každej mesačnej uzávierke doplní do mzdového listu každého zamestnanca zúčtované sumy za príslušný kalendárny mesiac.
Povinné náležitosti výplatných listín neustanovuje žiadny právny predpis, ale väčšinou sú rovnaké ako povinné náležitosti mzdového listu, ktoré predpisujú ustanovenia § 39 zákona o dani z príjmov č. 595/2003 Z. z. v znení neskorších predpisov (ďalej len zákon o dani z príjmov):
a) meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
b) rodné číslo zamestnanca,
c) adresa trvalého pobytu zamestnanca,
d) mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane (§ 11 ods. 3 zákona o dani z príjmov) a daňový bonus,
e) výška jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
f) za každý kalendárny mesiac
1. počet dní výkonu práce,
2. úhrn vyplatených zdaniteľných miezd bez ohľadu na to, či ide o peňažné plnenie alebo nepeňažné plnenie,
3. sumy oslobodené od dane,
4. sumy poistného a príspevku, ktoré je povinný platiť zamestnanec,
5. základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľná mzda a preddavok na daň,
6. suma daňového bonusu.
g) za zdaňovacie obdobie súčet jednotlivých údajov uvedených v písmene f),
h) suma vyplatenej zamestnaneckej prémie (podľa § 32a zákona o dani z príjmov).
Údaje uvedené pod písmenami a) až d) sa neuvádzajú u osôb, na ktoré sa vzťahujú osobitné spôsoby vykazovania údajov podľa § 267 zákona č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, SIS, Zboru väzenskej a justičnej stráže SR a Železničnej polície.
Mzdové listy je zamestnávateľ povinný viesť pre každú fyzickú osobu, ktorá má nárok na príjem, ktorý je považovaný podľa § 5 zákona o dani z príjmov za príjem zo závislej činnosti. Týka sa to aj príjmov, ktoré sú vyplácané:
- bývalým zamestnancom (rôzne doplatky mzdy, príjmy zo sociálneho fondu vyplácané dôchodcom a pod.),
- na základe mandátnych zmlúv podľa Obchodného zákonníka č. 513/1991 Zb. v znení neskorších predpisov,
- na základe príkazných zmlúv podľa Občianskeho zákonníka č. 40/1964 Zb. v znení neskorších predpisov
- a v neposlednom rade aj príjmov, ktoré plynú zamestnancom pracujúcim na základe dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.
Zákonník práce ukladá zamestnávateľovi v ustanovení § 224 ods. 2 písm. d) povinnosť viesť evidenciu uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru v poradí, v akom boli uzatvorené.
Po ukončení roka teda vyhotoví zamestnávateľ aj zoznam všetkých uzatvorených dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru za obdobie od 1. 1. 2012 do 31. 12. 2012.
Ak zamestnanci poberajú iba nepeňažné príjmy uvedené v § 5 ods. 3 zákona o dani z príjmov, ustanovenie § 39 ods. 4 zákona o dani z príjmov ukladá zamestnávateľovi, ktorý je platiteľom dane, viesť pre týchto zamestnancov evidenciu (zoznam), ktorá musí obsahovať:
a) meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
b) rodné číslo zamestnanca,
c) adresu trvalého pobytu zamestnanca,
d) údaj o trvaní pracovnej činnosti,
e) úhrn nepeňažných príjmov uvedených v § 5 ods. 3 zákona o dani z príjmov.
Mzdové listy sú usporiadané v prvom rade podľa zamestnancov a až v rámci nich podľa jednotlivých mesiacov.
Výplatné listiny sa vyhotovujú za príslušný kalendárny mesiac a až v ďalšej úrovni sú údaje triedené podľa jednotlivých zamestnancov.
Rekapitulácia výplatných listín následne podáva prehľad o úhrnoch jednotlivých údajov za všetkých zamestnancov účtovnej jednotky za príslušný mesiac.
Po vyhotovení vyúčtovania mzdy za mesiac december 2012 sa k 31. 12. 2012 uzatvoria mzdové listy, ako aj mzdová evidencia a zistia sa súčty jednotlivých položiek mzdových listov.
V priebehu kalendárneho roka sa tak robí vždy ku dňu skončenia pracovného pomeru zamestnanca, ak k nemu dôjde v priebehu zdaňovacieho obdobia. Na mzdovom liste sa uvedie osobitne za každého zamestnanca:
- súčet dní výkonu práce za zdaňovacie obdobie,
- súčet vyplatených zdaniteľných miezd,
- súčet súm oslobodených od dane,
- súčet súm poistného a príspevkov platených zamestnancom,
- súčet súm základu dane,
- súčet súm nezdaniteľných častí základu dane,
- súčet súm zdaniteľnej mzdy,
- súčet súm preddavkov na daň,
- súčet súm ostatných položiek mzdového listu.
Za správnosť údajov uvedených na mzdovom liste zamestnanca zodpovedá v zastúpení zamestnávateľa mzdová účtovníčka. Tá má povinnosť skontrolovať a odsúhlasiť správnosť týchto údajov.
Ďalšou povinnosťou je skontrolovať, či údaje, ktoré sú uvedené na mzdovom liste, zodpovedajú aj skutočne vyplateným príjmom zo závislej činnosti za príslušné zdaňovacie obdobie.
Pre zobrazenie na titulke bol článok skrátený.
Kompletný text článku nájdete v produkte, ktorý si môžete zakúpiť v našom elektronickom
obchode.