Zamestnávateľ môže poskytovať náhradu výdavkov ako pri pracovnej ceste až v rozsahu a do výšky ustanovenej v § 4 a § 5 zákona o cestovných náhradách pri právnom úkone, ktorým je vznik pracovného pomeru alebo obdobného pracovného vzťahu (ďalej len „vznik pracovného pomeru“).
Podmienky poskytovania náhrad pri vzniku pracovného pomeru
Zamestnávateľ pri vzniku pracovného pomeru môže poskytovať náhrady výdavkov ako pri pracovnej ceste, pričom sám rozhodne, po akú dobu, za akých podmienok, v akom rozsahu a do akej výšky, maximálne však v rozsahu podľa § 4 a do výšky ustanovenej v § 5 zákona o cestovných náhradách.
Poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného pomeru nie je založené na dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom, ale na jednostrannom posúdení a rozhodnutí zamestnávateľa, ktorý skúma potrebu prijatia zamestnanca a je ochotný kompenzovať mu aj jeho zvýšené výdavky. O poskytovaní náhrad pri vzniku pracovného pomeru zamestnávateľ môže rozhodnúť najneskôr do 90 kalendárnych dní od vzniku pracovného pomeru. Po uplynutí tejto lehoty nemôže využiť možnosť poskytovať náhrady pri vzniku pracovného pomeru. Je to maximálna skúšobná doba podľa Zákonníka práce a v uvedenej lehote by sa mal rozhodnúť, či je ochotný prispievať prijatému zamestnancovi na úhradu jeho zvýšených výdavkov v súvislosti so vznikom pracovného pomeru (napr. ak má zamestnanec znemožnený denný návrat do miesta pobytu a zostáva v mieste výkonu práce, vznikajú mu zvýšené výdavky oproti jeho priemerným výdavkom).
Náhrady, ktoré sa poskytujú pri vzniku pracovného pomeru, nemajú jednorazový charakter (napr. keď zamestnanec prvýkrát príde do zamestnania, náhrady na pohovor a pod.). Zákon o cestovných náhradách neobmedzuje ich poskytovanie z časového hľadiska; určité obmedzenie je len vo vzťahu k ich rozsahu a výške. Je plne v právomoci zamestnávateľa, aby v lehote určenej v tomto ustanovení (maximálne do 90 kalendárnych dní odo dňa vzniku pracovného pomeru) rozhodol, za akých podmienok a aký dlhý čas ich bude poskytovať. Ich poskytovanie môže viazať napr. na čas výkonu funkcie zamestnanca, na určitý presne vymedzený čas (napr. 1 kalendárny rok), na finančné možnosti, na vzdialenosť od miesta pobytu zamestnanca do miesta výkonu práce a pod. Po skončení času poskytovania náhrad, o ktorom rozhodol zamestnávateľ, alebo po naplnení podmienok ich poskytovania nie je možné opätovne ich začať poskytovať. Výnimku tvoria prípady, ak je to obsahom rozhodnutia zamestnávateľa, napr. ak sa náhrady pri vzniku pracovného pomeru majú ďalej poskytovať (napr. v ďalšom roku) po prehodnotení finančných prostriedkov zamestnávateľa; v rozhodnutí o ich poskytovaní, resp. vo vnútornom predpise zamestnávateľa to však musí byť určené. Poskytovanie náhrad zamestnancovi pri vzniku pracovného pomeru sa odporúča predovšetkým riešiť jednostranným rozhodnutím zamestnávateľa. Rámcové podmienky poskytovania takýchto fakultatívnych náhrad môžu byť aj predmetom vnútornej smernice k zákonu o cestovných náhradách, resp. iného vnútorného predpisu zamestnávateľa.
Právna forma zamestnávateľa
Nenárokové náhrady pri vzniku pracovného pomeru môže poskytovať zamestnancom každý zamestnávateľ bez ohľadu na právnu formu.
Forma poskytovania náhrad pri vzniku pracovného pomeru
Zamestnávateľ poskytuje nenárokové náhrady pri vzniku pracovného pomeru na základe jeho jednostranného rozhodnutia (napr. rámcové podmienky môže mať upravené vo vnútornom predpise). Poskytovanie nie je založené na dohode so zamestnancom.
Príklad č. 2:
V praxi sa často stáva, že zamestnávateľ pri vzniku pracovného pomeru rozhodne o poskytovaní takejto náhrady zamestnancovi: Náhrada cestovného z miesta výkonu práce (napr. z Banskej Bystrice) do miesta trvalého bydliska (napr. Bratislava) a späť služobným motorovým vozidlom s vodičom maximálne 4-krát do týždňa.
Je potrebné upozorniť na to, že náhrada cestovného služobným motorovým vozidlom s vodičom nie je náhrada preukázaných cestovných výdavkov, ktorá sa môže poskytovať v zmysle § 6 ods. 2 v nadväznosti na § 4 ods. 1 písm. a) zákona o cestovných náhradách.
Príklad č. 3:
Zamestnávateľ poskytuje zamestnancovi, ktorý má miesto výkonu práce v Bratislave a trvalé bydlisko vo Zvolene, z dôvodu, že má znemožnený denný návrat domov a vznikajú mu zvýšené výdavky, tieto fakultatívne náhrady:
- stravné na každý pracovný deň vo výške 5 €,
- 50 % z preukázaných ubytovacích výdavkov, maximálne však 150 € mesačne,
- 2 x mesačne náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cestu na návštevu rodiny a späť (autobus alebo vlak – II. trieda, možnosť použiť aj IC).
Príklad č. 4:
Zamestnancovi pri vzniku pracovného pomeru rozhodnutím zamestnávateľa a v súlade s pravidlami určenými vo vnútornom predpise bola určená doba (do 31. 12. 2009), počas ktorej sa mu poskytovali náhrady výdavkov vzniknutých v súvislosti so vznikom pracovného pomeru. Po uplynutí tejto doby zamestnanec požiadal o jej predĺženie.
Zamestnávateľ pri vzniku pracovného pomeru zamestnanca môže využiť § 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách, t. j. do 90 kalendárnych dní od vzniku pracovného pomeru môže rozhodnúť o poskytovaní náhrad výdavkov zamestnancovi, a to až v rozsahu a vo výške ako pri pracovnej ceste (§ 4 a § 5 zákona o cestovných náhradách). Doba poskytovania náhrad a ďalšie podmienky, za ktorých sa náhrada výdavkov môže poskytovať, nie sú zákonom stanovené. Je v právomoci každého zamestnávateľa, aby si podmienky ich poskytovania upravil vo vnútornom predpise (napr. dobu poskytovania – poskytovanie náhrad výdavkov viazať na čas výkonu určitej funkcie, na presťahovanie zamestnanca a pod.). Konkrétnu dobu poskytovania náhrad výdavkov, ktorú zamestnávateľ určil vo svojom rozhodnutí v súlade s pravidlami poskytovania upravenými vo vnútornom predpise, však už nemožno predlžovať.
Príklad č. 5:
Zamestnanec, ktorému vznikol pracovný pomer 1. 1. 2011, zamestnávateľa požiadal 15. 4. 2011 o poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného pomeru. Zamestnávateľ v negatívnom stanovisku k poskytovaniu cestovných náhrad argumentoval tým, že sa nevyužila zákonná lehota ustanovená zákonom o cestovných náhradách, v rámci ktorej môže rozhodnúť o poskytovaní náhrad pri vzniku pracovného pomeru. Zamestnanec na základe tohto stanoviska vyzval zamestnávateľa, aby žiadal od zákonodarcu výnimku z ustanovenia v zákone o cestovných náhradách. Je rozhodnutie zamestnávateľa správne? Umožňuje zákon o cestovných náhradách dať výnimku zo zákona?
Zamestnávateľ pri vzniku pracovného pomeru podľa § 6 ods. 2 zákona o cestovných náhradách môže rozhodnúť o poskytovaní náhrad výdavkov ako pri pracovnej ceste, pričom sám rozhodne, počas akej doby, za akých podmienok, v akom rozsahu a do akej výšky, maximálne však v rozsahu § 4 a do výšky ustanovenej v § 5 zákona o cestovných náhradách. Zamestnanec zo zákona o cestovných náhradách nemá na tieto náhrady právny nárok, pretože ide o fakultatívne náhrady. O poskytovaní náhrad pri vzniku pracovného pomeru môže zamestnávateľ rozhodnúť najneskôr do 90 kalendárnych dní od vzniku pracovného pomeru.
Vzhľadom na to, že zamestnanec požiadal zamestnávateľa o poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného pomeru až po lehote ustanovenej citovaným zákonom, rozhodnutie zamestnávateľa je správne.
Zákon o cestovných náhradách neumožňuje poskytnúť výnimku z uvedeného ustanovenia a súčasne neobsahuje žiadne splnomocňovacie ustanovenie o zamedzení tvrdosti zákona.
Príklad č. 6:
U zamestnávateľa v rámci organizačnej zmeny jeden útvar bol rozčlenený na dva organizačné útvary. Organizačnou zmenou bola vykonaná len zmena názvu organizačného útvaru. Zmena sa týka aj zamestnanca, ktorému zamestnávateľ poskytuje náhrady pri vzniku pracovného pomeru a jeho pracovné miesto bolo začlenené do novovzniknutého organizačného útvaru. Zamestnancovi pri tejto organizačnej zmene nebola zmenená jeho pracovná náplň a pracovné zaradenie. Poskytovanie náhrad pri vzniku pracovného pomeru bolo časovo viazané zo strany zamestnávateľa po dobu výkonu funkcie v pôvodnom organizačnom útvare. Je možné poskytovať aj naďalej zamestnancovi tento druh náhrad výdavkov po organizačnej zmene?
V tomto prípade sa zamestnancovi poskytujú náhrady pri vzniku pracovného pomeru počas doby výkonu funkcie. Z dôvodu, že organizačnou zmenou nedošlo k zmene jeho funkcie (pracovnej náplne), náhrady sa môžu poskytovať zamestnancovi aj po organizačnej zmene.