Koniec jedného kalendárneho roka a začiatok ďalšieho kalendárneho roka býva v mzdovej učtárni náročným obdobím. Okrem výpočtu mzdy, poistného a odvodu preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti zamestnancov, pravidelne sa opakujúcich každý mesiac, na mzdové účtovníčky čaká množstvo ďalších povinností vyplývajúcich z platných právnych predpisov a vzťahujúcich sa na styk zamestnávateľov so zamestnancami a rôznymi štátnymi a verejnými inštitúciami. Daňovníci s príjmami zo závislej činnosti, ako aj platitelia týchto príjmov sa musia tiež daňovo vysporiadať s predchádzajúcim zdaňovacím obdobím. 

December 2011

December je mesiac, kedy je vhodné, aby mzdová účtovníčka preverila a skontrolovala osobné zložky zamestnancov, najmä doklady preukazujúce nároky zamestnancov na zníženie základu dane, nároky na daňový bonus, nároky zamestnancov na zníženú sadzbu poistného na zdravotné poistenie, prípadne doklady preukazujúce priznanie starobného, predčasného starobného alebo invalidného dôchodku. Ide najmä o

• doklady preukazujúce oprávnenosť nároku na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a čestné vyhlásenie o výške vlastného príjmu manželky (manžela),
• posledné rozhodnutie o priznaní dôchodku, o miere poklesu schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť alebo doklad o ročnom úhrne vyplateného dôchodku,
• doklady o oprávnenosti nároku na priznanie daňového bonusu na vyživované dieťa (rodný list dieťaťa, ak ide o dieťa druhého z manželov, aj sobášny list),
• potvrdenie školy, že dieťa žijúce so zamestnancom v domácnosti sa sústavne pripravuje na povolanie štúdiom (potvrdenie o návšteve školy),
• potvrdenie miestne príslušného úradu práce, sociálnych vecí a rodiny o poberaní prídavku na vyživované dieťa,
• potvrdenie miestne príslušného úradu práce, sociálnych vecí a rodiny o tom, že dieťa žijúce so zamestnancom v domácnosti sa považuje za vyživované a nemôže sa sústavne pripravovať na povolanie štúdiom alebo vykonávať zárobkovú činnosť pre chorobu alebo úraz, alebo potvrdenie o poberaní prídavku na dieťa.

OBSAH:

• Povinnosti s termínom vykonania do 31. 12. 2011
• Povinnosti s termínom vykonania do 31. 1. 2012 
• Povinnosti s termínom vykonania do 10. 2. 2012, resp. do 10. 3. 2012
• Povinnosti pre zamestnancov s termínom vykonania do 15. 2. 2012 
• Povinnosti s termínom vykonania do 28. 2. 2012 
• Povinnosti s termínom vykonania do 31. 3. 2012 
• Povinnosti s termínom vykonania do 30. 4. 2012 

Povinnosti s termínom vykonania do 31. 12. 2011 

Zamestnávateľ je povinný vypracovať a predložiť každoročne k 31. decembru regionálnemu úradu verejného zdravotníctva informáciu o výsledkoch hodnotenia zdravotných rizík a opatreniach vykonaných na ich zníženie alebo odstránenie na pracoviskách, na ktorých zamestnanci vykonávajú rizikové práce.

Táto povinnosť vyplýva z ustanovenia § 31 ods. 7 písm. c) zákona č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Podľa úrovne a charakteru faktorov práce a pracovného prostredia, ktoré môžu ovplyvniť zdravie zamestnancov, hodnotenia zdravotných rizík a na základe zmien zdravotného stavu zamestnancov sa práce zaraďujú do štyroch kategórií.

Do prvej kategórie sa zaraďujú práce, pri ktorých nie je riziko poškodenia zdravia zamestnanca vplyvom práce a pracovného prostredia.

Do druhej kategórie sa zaraďujú práce, pri ktorých vzhľadom na riziko nie je predpoklad poškodenia zdravia, najmä

a) práce, pri ktorých faktory práce a pracovného prostredia neprekračujú limity ustanovené osobitnými predpismi,
b) práce, pri ktorých je rizikový faktor práce ionizujúce žiarenie, ak stavebné, technické a organizačné opatrenia zaručujú, že ožiarenie zamestnancov ani pri dlhodobej expozícii neprekročí limity ožiarenia pracovníkov ustanovené osobitným predpisom.

Do tretej kategórie sa zaraďujú

a) práce, pri ktorých nie je expozícia zamestnanca faktorom práce a pracovného prostredia znížená technickými opatreniami na úroveň ustanoveného limitu a na zníženie rizika je potrebné vykonať organizačné opatrenia a iné špecifické ochranné opatrenia vrátane použitia osobných ochranných pracovných prostriedkov,
b) práce, pri ktorých je expozícia zamestnanca faktorom práce a pracovného prostredia znížená technickými opatreniami na úroveň ustanoveného limitu, ale vzájomná kombinácia a pôsobenie faktorov práce a pracovného prostredia môžu poškodiť zdravie,
c) práce, pri ktorých nie sú ustanovené limity, ale expozícia faktorom práce a pracovného prostredia môže u zamestnanca spôsobiť poškodenie zdravia,
d) práce vykonávané v kontrolovanom pásme, pri ktorých vzhľadom na úroveň a premenlivosť radiačných parametrov je na obmedzenie ožiarenia pracovníkov na úroveň limitov ožiarenia nevyhnutné používať osobné ochranné pracovné prostriedky a vykonávať dodatočné technické, organizačné alebo iné špecifické ochranné opatrenia.

Do štvrtej kategórie sa len výnimočne na obmedzený čas, najviac na jeden rok, zaraďujú

a) práce, pri ktorých nie je možné znížiť technickými alebo organizačnými opatreniami expozíciu zamestnanca faktorom práce a pracovného prostredia na úroveň ustanovených limitov, expozícia faktorom práce a pracovného prostredia prekračuje limity, zisťujú sa zdravotné zmeny zamestnancov vo vzťahu k pôsobiacim faktorom a je potrebné vykonať technické opatrenia a iné špecifické ochranné opatrenia vrátane použitia osobných ochranných pracovných prostriedkov,
b) práce, ktoré podľa miery expozície jednotlivým faktorom práce a pracovného prostredia patria do tretej kategórie, ale vzájomná kombinácia faktorov práce a pracovného prostredia zvyšuje riziko poškodenia zdravia,
c) práce vykonávané pri činnostiach vedúcich k ožiareniu, pri ktorých ožiarenie pracovníkov prekračuje limity ožiarenia a takéto ožiarenie kladne posúdil úrad verejného zdravotníctva podľa § 13 ods. 5 písm. a) siedmeho bodu.

Rizikovou prácou je práca zaradená do tretej a štvrtej kategórie. O zaradení práce do tretej a štvrtej kategórie rozhoduje regionálny úrad verejného zdravotníctva na základe návrhu zamestnávateľa alebo z vlastného podnetu.

Práce vykonávané na úvod roka 2012 podľa stavu k 31. 12. 2011

Uzatvorenie a odsúhlasenie mzdových listov za rok 2011

Zákon o dani z príjmov č. 595/2003 Z. z. v znení neskorších predpisov v § 39 ustanovuje povinnosť zamestnávateľov – platiteľov príjmov zo závislej činnosti, viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie, s výnimkou uvedenou v § 39 ods. 4. Náležitosti výplatnej listiny neurčuje žiadna právna norma, zvyčajne však obsahujú rovnaké náležitosti ako mzdové listy.

Pripomenieme si, ktoré údaje musí obsahovať mzdový list:

a) meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
b) rodné číslo zamestnanca,
c) adresu trvalého pobytu zamestnanca,
d) mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane (§ 11 ods. 3) a daňový bonus,
e) výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
f) za každý kalendárny mesiac

1. počet dní výkonu práce,
2. úhrn vyplatených zdaniteľných miezd bez ohľadu na to, či ide o peňažné plnenie alebo nepeňažné plnenie,
3. sumy oslobodené od dane,
4. sumy poistného a príspevku, ktoré je povinný platiť zamestnanec,
5. základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľnú mzdu a preddavok na daň,
6. sumu daňového bonusu,

Od 1. januára 2011 bola vypustená možnosť zníženia príjmov zo závislej činnosti o úhrady zdravotníckeho pracovníka za jeho ďalšie vzdelávanie vzdelávacej ustanovizni, preto sa už táto suma na mzdovom liste neuvádza.

g) za zdaňovacie obdobie súčet jednotlivých údajov uvedených v písmene f),
h) sumu vyplatenej zamestnaneckej prémie (táto povinnosť bola doplnená do zákona od 1. januára 2009).

Údaje uvedené pod písmenami a) až d) sa neuvádzajú u osôb, na ktoré sa vzťahujú osobitné spôsoby vykazovania údajov podľa § 267 zákona č. 73/1998 Z. z. o štátnej službe príslušníkov Policajného zboru, SIS, Zboru väzenskej a justičnej stráže SR a Železničnej polície.

Znenie § 39 ods. 4 ukladá zamestnávateľovi, ktorý je platiteľom dane, viesť pre zamestnancov, ktorí poberajú iba nepeňažné príjmy uvedené v § 5 ods. 3 zákona, evidenciu (zoznam), ktorá musí obsahovať:

a) meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
b) rodné číslo zamestnanca,
c) adresu trvalého pobytu zamestnanca,
d) údaj o trvaní pracovnej činnosti,
e) úhrn nepeňažných príjmov uvedených v § 5 ods. 3 zákona.

Toto znenie § 39 ods. 4 zákona o dani z príjmov sa už nevzťahuje na príjmy do výšky 165,97 eura. Od 1. januára 2011 bola zrušená zrážková daň z príjmov zo závislej činnosti nepresahujúcich sumu 165,97 eura, preto sa už v tejto evidencii (zozname) neuvádzajú.

Príjmom zamestnanca uvedeným v § 5 ods. 3 je aj:

a) suma vo výške 1 % zo vstupnej ceny vozidla podľa § 25 zákona o dani z príjmov za každý aj začatý kalendárny mesiac poskytnutia motorového vozidla zamestnávateľa na používanie na služobné a súkromné účely,
b) rozdiel medzi vyššou trhovou cenou zamestnaneckej akcie a cenou tejto akcie garantovanou zamestnaneckou opciou v deň skutočnej realizácie zamestnaneckej opcie, znížený o sumu zaplatenú zamestnancom za nákup zamestnaneckej opcie (účinnosť od 1. januára 2010),
c) cena alebo výhra prijatá zamestnancom, ktorý sa zúčastnil súťaže vyhlásenej svojím zamestnávateľom; za príjem zamestnanca sa považuje aj takáto cena alebo výhra prijatá manželom (manželkou) zamestnanca a deťmi zamestnanca, ktoré sa na účely tohto zákona považujú u tohto zamestnanca za vyživované, ak sa takejto súťaže zúčastnili, pričom táto cena alebo výhra sa u týchto výhercov posudzuje samostatne [do výšky 165,97 eura sa podľa § 9 ods. 2 písm. m) považujú za oslobodené príjmy].

Mzdový list zamestnanca je najdôležitejším dokladom v mzdovom účtovníctve. Údaje zo mzdového listu sú dôležitým zdrojom, z ktorého čerpá mzdová účtovníčka pri vystavovaní rôznych potvrdení a vypĺňaní množstva hlásení, výkazov a iných tlačív, ako aj pri zúčtovaní platených preddavkov na daň. Údaje zo mzdového listu sú tiež dôležité pri posudzovaní mzdových nárokov a iných plnení patriacich zamestnancovi, ako aj pri posudzovaní nárokov na rôzne dávky vyplývajúce z osobitných predpisov.

Po vyhotovení vyúčtovania mzdy za mesiac december 2011 sa k 31. 12. 2011 uzatvoria mzdové listy, ako aj mzdová evidencia a zistia sa súčty jednotlivých položiek mzdových listov. V priebehu kalendárneho roka sa tak robí vždy ku dňu skončenia pracovného pomeru zamestnanca, ak k nemu dôjde v priebehu zdaňovacieho obdobia. Na mzdovom liste sa uvedie osobitne za každého zamestnanca:

• súčet dní výkonu práce za zdaňovacie obdobie,
• súčet vyplatených zdaniteľných miezd,
• súčet súm oslobodených od dane,
• súčet súm poistného a príspevkov platených zamestnancom,
• súčet súm základu dane,
• súčet súm nezdaniteľných častí základu dane,
• súčet súm zdaniteľnej mzdy,
• súčet súm preddavkov na daň,
• súčet súm ostatných položiek mzdového listu.

Mzdová účtovníčka má povinnosť skontrolovať a odsúhlasiť správnosť týchto súm na mzdovom liste. Ďalšou povinnosťou je skontrolovať, či údaje, ktoré sú uvedené na mzdovom liste, zodpovedajú aj skutočne vyplateným príjmom zo závislej činnosti za príslušné zdaňovacie obdobie.

Archivácia mzdových listov a iných mzdových záznamov

Podľa § 39 ods. 8 zákona o dani z príjmov č. 595/2003 Z. z. v znení neskorších predpisov a súčasne aj podľa § 35 ods. 3 písm. d) zákona o účtovníctve č. 431/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov je zamestnávateľ povinný uchovávať po dobu určenú v registratúrnom pláne účtovnej jednotky okrem iných účtovných dokladov aj:

• mzdové listy zamestnancov,
• evidenciu (zoznam) zamestnancov, ktorí poberajú len nepeňažné príjmy,
• potvrdenie o príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o dani vybranej zrážkou z týchto príjmov a o daňovom bonuse na vyživované deti,
• doklad o vykonanom ročnom zúčtovaní doplnený o údaj o vysporiadaní daňového nedoplatku alebo preplatku, alebo daňového bonusu vyplývajúceho z tohto ročného zúčtovania.

Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov neukladá pôvodcovi registratúry vypracúvať registratúrny plán a registratúrny poriadok iba v tom prípade, ak z jeho činnosti nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu a ak nejde o pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva.

Na tento zákon nadväzuje vyhláška Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z. v znení neskorších predpisov, ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov.

Každý pôvodca registratúry (pôvodcom registratúry je aj každý zamestnávateľ a každá účtovná jednotka) je však povinný zabezpečovať správu registratúrnych záznamov, ktoré vznikajú jeho činnosťou, a zabezpečovať ich ochranu proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu.

Na organizačných útvaroch manipulujúcich so záznamami obsahujúcimi osobné údaje o zamestnancoch sa zriaďujú špecializované registratúry. Takéto registratúrne záznamy a spisy bývajú v týchto špecializovaných registratúrach príslušných organizačných útvarov uložené až do uplynutia svojich lehôt uloženia. Lehota uloženia mzdových listov a ostatných záznamov obsahujúcich osobné údaje o zamestnancoch je počet rokov, počas ktorých pôvodca registratúry potrebuje registratúrny záznam na svoju činnosť; lehota uloženia začína plynúť po 1. januári roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol registratúrny záznam (spis) uzatvorený. Optimálna lehota uloženia býva 5 rokov, príp. býva stanovená násobkom čísla päť, ale môže sa stanoviť aj iná hodnota lehoty uloženia.

Niektoré odporúčané lehoty uloženia mzdových záznamov v rokoch:

Vyhotovenie a doplnenie evidenčného listu dôchodkového poistenia za rok 2011

Podľa § 231 ods. 1 písm. j) a podľa § 232 zákona o sociálnom poistení č. 461/2003 Z. z. v znení neskorších predpisov je zamestnávateľ povinný viesť evidenciu zamestnanca na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia. Táto evidencia sa vedie od vzniku sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia zamestnanca po celé obdobie, počas ktorého toto poistenie a sporenie trvá.

Evidenciu zamestnávateľa na účely sociálneho poistenia a starobného dôchodkového sporenia podrobnejšie upravuje § 232 ods. 2 zákona.

Evidencia musí obsahovať tieto údaje:

a) priezvisko vrátane všetkých predošlých priezvísk, meno, dátum a miesto narodenia, stav a miesto trvalého pobytu,
b) identifikačné číslo sociálneho zabezpečenia fyzickej osoby (rodné číslo),
c) deň vzniku pracovného pomeru a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi,
d) vymeriavací základ zamestnanca neobmedzený maximálnym vymeriavacím základom podľa § 138 ods. 6 zákona,
e) obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie,
f) obdobie materskej dovolenky, obdobie rodičovskej dovolenky.

Povinnosti uvedené v predchádzajúcich odsekoch je zamestnávateľ povinný plniť na tlačivách alebo inou formou, ktorých obsah a spôsob zasielania určí Sociálna poisťovňa (§ 231 ods. 2 zákona). Tlačivom na účely vedenia evidencie o dôchodkovom poistení zamestnanca je „Evidenčný list dôchodkového poistenia“. Tlačivo (vo farebnom vyhotovení) je k dispozícii v pobočkách Sociálnej poisťovne miestne príslušnej podľa útvaru zamestnávateľa, ktorý vedie evidenciu miezd. Tlačivo je tiež možné vytlačiť z internetovej stránky Sociálnej poisťovne www.socpoist.sk.

Elektronickú verziu „Evidenčného listu dôchodkového poistenia“ je možné vypĺňať priamo na tejto internetovej stránke, ale formulár sa dá stiahnuť, uložiť do počítača a vyplniť neskôr. Je vo formáte PDF a na jeho vypĺňanie je potrebné použiť program Adobe Acrobat Reader 6.0 CE alebo vyšší. V anglickej verzii programu sa nedá formulár vyplniť. Takto vyplnený formulár je možné vytlačiť v čierno-bielom prevedení a predložiť Sociálnej poisťovni.

Ak sa „Evidenčný list dôchodkového poistenia“ vypĺňa strojom alebo ručne, je potrebné použiť originál farebného tlačiva (nie je možné použiť fotokópiu), prípadne originál tlačiva vytlačeného z internetovej stránky Sociálnej poisťovne.

Po ukončení kalendárneho roka 2011 je zamestnávateľ povinný doplniť do evidenčného listu dôchodkového poistenia údaje sumárne za celý rok 2011, ktoré sú potrebné na účely dôchodkového poistenia. Pri vypĺňaní evidenčného listu dôchodkového zabezpečenia vychádza zamestnávateľ z údajov uvedených na mzdovom liste. Do vymeriavacieho základu je potrebné zahrnúť iba tie príjmy, z ktorých vykonáva odvody na dôchodkové poistenie za príslušné obdobie povinného dôchodkového poistenia, a to bez medzier, bodiek a pod. Návod na vyplnenie jednotlivých rubrík evidenčného listu dôchodkového poistenia je podrobne uvedený na rubovej strane tlačiva, prípadne sa dá vytlačiť z internetovej stránky Sociálnej poisťovne www.socpoist.sk.

Údaje o vymeriavacích základoch za rok 2008 a predchádzajúce roky sa uvádzajú iba v celých Sk.

Údaje o vymeriavacích základoch od roku 2009 a v ďalších rokoch sa uvádzajú iba v €, suma vymeriavacieho základu sa musí zapísať do evidenčného listu dôchodkového poistenia s dvoma desatinnými miestami. Ak suma vymeriavacieho základu vyjde napr. celé číslo 4 556 €, do ELDP sa zapíše číslo 4556,00.

Vypracovanie prehľadu o nároku a čerpaní dovolenky za rok 2011

Na základe údajov uzatvoreného mzdového listu zamestnávateľ zistí osobitne za každého zamestnanca počet dní nároku zamestnanca na dovolenku a skutočne čerpané dni dovolenky a vypracuje prehľad čerpania dovolenky za kalendárny rok 2011.

Z uvedeného prehľadu zistí okrem iného aj údaje o nevyčerpanej dovolenke za rok 2011. Z jednotlivých ustanovení § 113 Zákonníka práce č. 311/2001 Z. z. v znení neskorších predpisov vyplýva možnosť zamestnanca čerpať svoju riadnu dovolenku za kalendárny rok nielen do konca tohto roka, ale až do konca budúceho kalendárneho roka. Do konca roka 2011 mala byť vyčerpaná dovolenka za kalendárny rok 2010 u všetkých zamestnancov okrem tých, ktorí sú vymenovaní v § 113 zákona.

Za časť dovolenky, ktorá presahuje 4 týždne základnej výmery dovolenky za rok 2010, ktorú nemohol zamestnanec vyčerpať ani do konca roka 2011, patrí zamestnancovi náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku, ktorú mu zamestnávateľ vyplatí po uplynutí kalendárneho roka 2011, t. j. vo vyúčtovaní mzdy za mesiac december 2011.

Údaje o nevyčerpanej dovolenke za kalendárny rok 2011 sú dôležitým podkladom pre výpočet náhrady mzdy za nevyčerpané dovolenky a výšky očakávaných výdavkov na zdravotné a sociálne poistenie súvisiacich so mzdou za nevyčerpanú dovolenku. Na základe týchto údajov sa k 31. 12. 2011 zaúčtuje tvorba rezervy na nevyčerpané dovolenky a tvorba rezervy na nezaúčtované zdravotné a sociálne poistenie. Nevyčerpanú dovolenku za rok 2011 môže zamestnanec čerpať do konca roka 2012.

Ďalšou povinnosťou je skontrolovať správnosť spôsobu krátenia dovolenky zamestnancom v súlade s § 109 zákona. Novelou Zákonníka práce č. 257/2011 Z. z. s účinnosťou od 1. 9. 2011 sa povinnosť krátiť dovolenku zmenila na možnosť zamestnávateľa krátiť dovolenku v súlade s novým znením ustanovení § 109 zákona.

Ak zamestnanec vyčerpal dovolenku a až po jej vyčerpaní vznikol dôvod na jej krátenie, je povinný vrátiť neoprávnene vyplatenú náhradu mzdy za dovolenku alebo jej časť, na ktorú stratil nárok. Náhradu mzdy za dovolenku, na ktorú zamestnanec stratil nárok, prípadne na ktorú mu nárok nevznikol, môže zamestnávateľ zraziť zamestnancovi zo mzdy aj bez jeho súhlasu v súlade s § 131 ods. 2 písm. g) zákona.

Celý článok nájdete v EPI produktoch – Odborné články: 
Povinnosti mzdovej účtovníčky na konci roka 2011 a na začiatku roka 2012 

Autor: Bibiána Špániková

Našli ste v tomto článku všetky informácie? Radi uvítame Vaše námety a pripomienky.